Los administradores pueden configurar un proceso de aprobación para transferir la propiedad de los datos, proporcionar control de revisión y garantizar la privacidad de los datos. Los administradores del servicio, los usuarios avanzados y los usuarios automáticamente tienen acceso a la tarjeta Aprobaciones.
Los datos se organizan en unidades de aprobación para poder realizar revisiones. Una unidad de aprobación es la combinación de datos para un escenario, año, periodo y una entidad específicos. Por ejemplo:
Real/FY18/Ene/Massachusetts
Presupuesto/FY18/Feb/Nueva York
El administrador define una jerarquía de unidades de aprobación para mostrar la ruta jerárquica del proceso de revisión, y asigna los propietarios y revisores. Una vez iniciado el proceso, la unidad de aprobación pasa de un revisor a otro hasta que termina el proceso de revisión. Al final del proceso de revisión, la unidad de aprobación cambia a estado Aprobado. Después de que una unidad de aprobación pase al estado Aprobado, no se pueden realizar más cambios.
Se puede acceder a los datos de una unidad de aprobación a través de una combinación de los siguientes elementos:
Rol de seguridad que tiene asignado
El nivel de revisión actual de la unidad de aprobación
Los derechos de acceso y el rol de revisor para la unidad aprobación
En Aprobaciones, en la página Inicio:
Revisar y aprobar datos
Realizar un seguimiento del progreso de los datos
Ver la ruta jerárquica de los datos
Ver las observaciones de los revisores mediante anotaciones
Identificar problemas del proceso de revisión