Tietovarasto jaetaan samalla tavalla kuin tiedosto tai kansio. Valitse tietovarasto ja sitten Jäsenet. Valitse sen jälkeen tietovarastoon lisättävät jäsenet sekä roolit, joita heillä voi olla. Sisältöä voi jakaa yksittäisten henkilöiden tai ryhmien kanssa.
Jos määrität jollekulle ylläpitäjän roolin, varmista, että kyseisellä henkilöllä on myös sisällön pääkäyttäjän tai sivuston pääkäyttäjän rooli. Tällöin käyttäjä voi hallita tietovarastoa kokonaan, eli lisätä muita käyttäjiä, hallita kanavia ja tehdä muita hallintatehtäviä.
Vaikka tietovarasto jaetaan, joitain siinä olevia yksittäisiä toimintoja ei jaeta.
- Muut kuin pääkäyttäjät voivat nähdä kaikki liittyvät sisältötyypit sisältösivun suodatinruudussa ja nähdä ja muokata näiden tyyppisiä sisältöjä ilman erityistä jakoa. Voidakseen luoda uutta sisältöä käyttäjällä on oltava vähintään tietovaraston osallistujan rooli.
- Muut kuin pääkäyttäjät voivat nähdä kaikki tietovarastoon liittyvät kanavat ja kohdentaa omaisuutta näihin kanaviin. Mutta kanava on jaettava sellaisen käyttäjän kanssa, jolla on sisällöntuottajan vähimmäisoikeudet, jotta hän voi julkaista sisältöä kanavalla tai peruuttaa julkaisun.
- Muut kuin pääkäyttäjät voivat luokitella sisältöä tietovarastoon liittyvien luokitusten perusteella.