Mise à jour des rapprochements

• ID de compte : identifiant du profil (champ obligatoire). La combinaison des valeurs de segment doit être unique pour les profils. Le nombre de segments disponibles est défini dans les paramètres système.

  Lorsque vous cliquez sur (Modifier), le message suivant est affiché : "Si vous modifiez l'ID de compte, la relation entre les règles de mapping de solde et les rapprochements précédents créés pour ce profil sera rompue. Voulez-vous continuer ?"

  Cliquez sur Oui pour continuer.

• Nom : le nom constitue un mécanisme d'identification secondaire du profil. Les noms ne doivent pas forcément être uniques. Pour optimiser les résultats, Oracle suggère d'utiliser le nom associé au segment de compte naturel, ainsi que certains autres descripteurs qui identifient le propriétaire ou le responsable du profil.

• Description : saisissez une description du rapprochement, si nécessaire.

• Profil récapitulatif : si cette case est cochée, le profil est un profil récapitulatif. La section de configuration Rapprochement automatique est supprimée et les soldes ne sont pas modifiables.

  Comptes inclus : cette section permet aux administrateurs de service et aux super utilisateurs d'affecter des profils à des profils récapitulatifs. Les profils récapitulatifs et standard (autres que récapitulatifs) peuvent être sélectionnés afin d'être ajoutés à un profil récapitulatif.

  Remarque :

  Comptes inclus s'affiche uniquement lorsque vous modifiez un rapprochement analytique.

• Processus : permet d'associer le profil à un processus de rapprochement spécifique (par exemple, le processus de rapprochement du bilan ou du GAAP local). Les processus sont définis dans les paramètres système.

• Format : permet d'associer le profil à un format créé par un administrateur de service, en identifiant la méthode de rapprochement et le type des informations requises que doit fournir le préparateur.

• Méthode : identifie la méthode de rapprochement associée au format affecté au profil.

• Evaluation des risques : permet d'associer le profil à une évaluation des risques. Les évaluations des risques sont définies dans les paramètres système (par exemple, Elevé, Faible ou Moyen).

• Type de compte : permet d'associer le profil à un type de compte. L'évaluation des risques et le type de compte sont des attributs qui facilitent la création de rapports. Les valeurs sont définies par les administrateurs de service et elles peuvent être utilisées pour filtrer les rapprochements dans les tableaux de bord ainsi que les vues de liste.

• Solde normal : indique si le profil est supposé contenir un solde débiteur, un solde créditeur ou l'une de ces deux valeurs indifféremment. Si le solde est différent du solde normal, un avertissement est défini pour le rapprochement.

• Dans Méthodes de rapprochement automatique, sélectionnez une méthode qui décrit les conditions à remplir pour que les rapprochements configurés avec la méthode de rapprochement automatique puissent prétendre au rapprochement automatique. Si une condition a la valeur False, le rapprochement automatique échoue et le statut de rapprochement est défini sur Ouvert afin que le préparateur puisse préparer manuellement le rapprochement :

  Remarque :

  Si la case Entrer les soldes manuellement pour les soldes de sous-système ou de système source est cochée, le rapprochement ne peut pas se faire automatiquement.

  • Pour l'analyse de compte :

    • Conditions requises par Le solde est égal à zéro :

      • Si un format d'analyse de compte est affecté au profil, ce dernier peut être activé pour la méthode de rapprochement automatique "Le compte dispose d'un solde nul".

      • Si le solde associé au rapprochement sur une période donnée est égal à 0, le rapprochement est préparé et révisé automatiquement pour cette période.

      • Si le solde n'est pas 0, le rapprochement doit être préparé et révisé manuellement.

      Une fois le rapprochement automatique effectué, le statut du rapprochement est défini sur Fermé.

    • Conditions requises par Le solde est égal à zéro et sans activité :

      • Le solde système source est nul.

      • Le solde système source est identique au solde système source du rapprochement précédent.

        Remarque :

        Cette dernière condition signifie également qu'un solde système source de rapprochement précédent doit exister.

      Une fois le rapprochement automatique effectué, le statut du rapprochement est défini sur Fermé.

    • Conditions requises par Aucune activité :

      • Si un rapprochement précédent existe, les conditions suivantes doivent être remplies :

        • Le statut du rapprochement précédent doit être Terminé.

        • Le solde du système source du rapprochement précédent doit être identique au solde du système source de rapprochement actuel.

        • Le format du rapprochement précédent doit être identique à celui du rapprochement en cours

          Informations spécifiques :

          1. L'ID de format utilisé pour créer les instances de format actuelle et précédente doit être le même.

          2. L'instance de format actuelle ne doit pas contenir d'attributs obligatoires qui n'existent pas dans l'instance de format précédente.

      • En l'absence d'un rapprochement précédent, le solde du système source du rapprochement précédent est censé être égal à zéro :

        • Si le solde du système source de la période actuelle est également égal zéro, le rapprochement sera fait automatiquement.

        • Si le solde du système source de la période actuelle est différent de zéro, le rapprochement ne sera pas fait automatiquement.

      Lorsque le rapprochement automatique est effectué :

      • Le statut du rapprochement est défini sur Fermé.

      • Les transactions Solde expliqué et Ajustement de système source sont copiées à partir du rapprochement précédent vers le rapprochement en cours :

        • Les pièces jointes et les commentaires associés à la transaction sont copiés.

        • L'ancienneté est recalculée en soustrayant la date d'ouverture de la nouvelle date de fin de la période (période vers laquelle la transaction est copiée).

        • La violation de la balance âgée de cette transaction est définie si l'ancienneté est supérieure à l'ancienneté autorisée.

        • L'indicateur Violation de la balance âgée pour le rapprochement est défini si des transactions de chaque type comportent une violation de la balance âgée.

      • Les commentaires et les pièces jointes qui existent au niveau du rapprochement sont copiés

    • Conditions requises par Le solde est compris dans la plage :

      • Un rapprochement précédent doit exister et le statut de ce rapprochement doit être Terminé.

      • Le format du rapprochement précédent doit être identique à celui du rapprochement en cours. Plus particulièrement, l'ID de format utilisé pour créer les instances de format actuelle et précédente doit être identique. De plus, l'instance de format actuelle ne doit pas contenir des attributs obligatoires qui n'existent pas dans l'instance de format précédente.

      • Le solde du système source est supérieur ou égal à la limite inférieure de la plage de soldes.

      • Le solde du système source est inférieur ou égal à la limite supérieure de la plage de soldes.

      Lorsque le rapprochement automatique est effectué :

      • Le statut du rapprochement est défini sur Fermé.

      • Les transactions Solde expliqué et Ajustement de système source sont copiées à partir du rapprochement précédent vers le rapprochement en cours :

        • Les pièces jointes et les commentaires associés à la transaction sont copiés.

        • L'ancienneté est recalculée en soustrayant la date d'ouverture de la nouvelle date de fin de la période (période vers laquelle la transaction est copiée).

        • La violation de la balance âgée de cette transaction est définie si l'ancienneté est supérieure à l'ancienneté autorisée.

        • L'indicateur Violation de la balance âgée pour le rapprochement est défini si des transactions de chaque type comportent une violation de la balance âgée.

      • Les commentaires et les pièces jointes qui existent au niveau du rapprochement sont copiés.

    • Conditions requises par Le solde est compris dans la plage et sans activité :

      • Un rapprochement précédent doit exister et le statut de ce rapprochement doit être Terminé.

      • Le format du rapprochement précédent doit être identique à celui du rapprochement en cours. Plus particulièrement, l'ID de format utilisé pour créer les instances de format actuelle et précédente doit être identique. De plus, l'instance de format actuelle ne doit pas contenir des attributs obligatoires qui n'existent pas dans l'instance de format précédente.

      • Le solde du système source est supérieur ou égal à la limite inférieure de la plage de soldes.

      • Le solde du système source est inférieur ou égal à la limite supérieure de la plage de soldes.

      • Solde système source – solde système source du rapprochement précédent = 0 ; la plage peut être un nombre négatif.

        Remarque :

        Cette dernière condition signifie également qu'un solde système source de rapprochement précédent doit exister.

      Lorsque le rapprochement automatique est effectué :

      • Le statut du rapprochement est défini sur Fermé.

      • Les transactions Solde expliqué et Ajustement de système source sont copiées à partir du rapprochement précédent vers le rapprochement en cours :

        • Les pièces jointes et les commentaires associés à la transaction sont copiés.

        • L'ancienneté est recalculée en soustrayant la date d'ouverture de la nouvelle date de fin de la période (période vers laquelle la transaction est copiée).

        • La violation de la balance âgée de cette transaction est définie si l'ancienneté est supérieure à l'ancienneté autorisée.

        • L'indicateur Violation de la balance âgée pour le rapprochement est défini si des transactions de chaque type comportent une violation de la balance âgée.

      • Les commentaires et les pièces jointes qui existent au niveau du rapprochement sont copiés.

  • Pour la comparaison de soldes :

    • Conditions requises par Le solde est égal à zéro :

      • Si un format de comparaison de solde est affecté au profil, ce dernier peut être activé pour la méthode de rapprochement automatique "Le compte dispose d'un solde nul".

      • Si le solde associé au rapprochement sur une période donnée est égal à 0, le rapprochement est préparé et révisé automatiquement pour cette période.

      • Si le solde n'est pas 0, le rapprochement doit être préparé et révisé manuellement.

      Une fois le rapprochement automatique effectué, le statut du rapprochement est défini sur Fermé.

    • Conditions requises par Le solde est égal à zéro et sans activité :

      • Le solde système source est nul.

      • Le solde système source est identique au solde système source du rapprochement précédent.

        Remarque :

        Cette dernière condition signifie également qu'un solde système source de rapprochement précédent doit exister.

      Une fois le rapprochement automatique effectué, le statut du rapprochement est défini sur Fermé.

    • Conditions requises par Aucune activité :

      • Si un rapprochement précédent existe, les conditions suivantes doivent être remplies :

        • Le statut du rapprochement précédent doit être Terminé.

        • Le solde du système source du rapprochement précédent doit être identique au solde du système source de rapprochement actuel.

        • Le format du rapprochement précédent doit être identique à celui du rapprochement en cours.

          Informations spécifiques :

          1. L'ID de format utilisé pour créer les instances de format actuelle et précédente doit être le même.

          2. L'instance de format actuelle ne doit pas contenir d'attributs obligatoires qui n'existent pas dans l'instance de format précédente.

      • En l'absence d'un rapprochement précédent, le solde du système source du rapprochement précédent est censé être égal à zéro :

        • Si le solde du système source de la période actuelle est également égal zéro, le rapprochement sera fait automatiquement.

        • Si le solde du système source de la période actuelle est différent de zéro, le rapprochement ne sera pas fait automatiquement.

      Lorsque le rapprochement automatique est effectué :

      • Le statut du rapprochement est défini sur Fermé.

      • Les transactions Solde expliqué et Ajustement de système source sont copiées à partir du rapprochement précédent vers le rapprochement en cours :

        • Les pièces jointes et les commentaires associés à la transaction sont copiés.

        • L'ancienneté est recalculée en soustrayant la date d'ouverture de la nouvelle date de fin de la période (période vers laquelle la transaction est copiée).

        • La violation de la balance âgée de cette transaction est définie si l'ancienneté est supérieure à l'ancienneté autorisée.

        • L'indicateur Violation de la balance âgée pour le rapprochement est défini si des transactions de chaque type comportent une violation de la balance âgée.

      • Les commentaires et les pièces jointes qui existent au niveau du rapprochement sont copiés.

    • Correspondance de solde (% de tolérance) : si un format de comparaison de soldes est affecté au profil, ce dernier peut être activé pour la méthode de rapprochement automatique Comparaison de solde avec correspondance des soldes (% de tolérance).

      Si cette méthode est activée, il est possible d'appliquer une valeur de seuil. Ce pourcentage de seuil est multiplié par le solde du système source pour calculer une valeur de seuil.

      • Si la différence entre le solde du système source et celui du sous-système est inférieure à la valeur de seuil sur une période, le rapprochement est préparé et révisé automatiquement pour cette période.

      • Si la différence est supérieure à la valeur de seuil, le rapprochement doit être préparé et révisé manuellement.

      Saisissez la valeur Seuil de correspondance des soldes (pourcentage) sous la forme d'un nombre entier compris entre 1 et 100.

      Une fois le rapprochement automatique effectué, le statut du rapprochement est défini sur Fermé.

    • Correspondance de solde (valeur de tolérance) : la différence entre le solde du système source et celui du sous-système est inférieure ou égale à la valeur de tolérance ; celle-ci est spécifiée sur le profil. Entrez le montant de tolérance Seuil de correspondance des soldes (nombre).

      Une fois le rapprochement automatique effectué, le statut du rapprochement est défini sur Fermé.

• Limites d'âge maximal : indiquez le nombre de jours pour l'ancienneté maximale des transactions de rapprochement :

  • Ajustements de rapprochement (applicable aux méthodes Analyse de compte et Comparaison du solde)

  • Explications du solde (applicable à la méthode Analyse de compte)

  Remarque :

  Violation de l'ancienneté : si une valeur est présente et que le rapprochement contient des transactions dans lesquelles l'ancienneté des éléments (date de fin de la période moins date d'ouverture de la transaction) est supérieure à la valeur spécifiée, les transactions sont signalées par un indicateur de violation d'ancienneté et un avertissement de violation d'ancienneté est défini sur le rapprochement.

• Entrer les soldes manuellement : déterminez si les soldes de système source ou de sous-système peuvent être saisis manuellement sur le rapprochement par le préparateur. Ces cases ne sont cochées que si les soldes ne sont pas importés pour le profil. Sélectionnez au moins l'une des options suivantes :

  • Entrer les soldes du système source manuellement (applicable aux deux méthodes de rapprochement)

  • Entrer les soldes du sous-système manuellement (applicable à la méthode Comparaison du solde)

  Remarque :

  Si la case Entrer les soldes manuellement pour les soldes de sous-système ou de système source est cochée, le rapprochement ne peut pas se faire automatiquement.

Par exemple, si vous avez configuré une règle pour que le rôle Réviseur 1 effectue une approbation automatique lorsque la différence inexpliquée est de 0.00, la colonne appelée Approuvé automatiquement (niveau 1) indique qu'une règle a été utilisée pour remplir automatiquement ce rôle. Dans une remarque associée, les rapprochements automatiquement rapprochés à l'aide de la méthode Rapprochement automatique resteront sous forme de colonnes séparées indiquant si le rapprochement a été automatiquement rapproché ainsi que la méthode utilisée.

L'onglet Instructions permet d'hériter des instructions configurées sur le format affecté au profil, ce qui évite d'avoir à fournir des instructions spécifiques pour chaque profil. Certains profils, cependant, n'ont pas besoin d'instructions supplémentaires. Ajoutez les instructions sous forme de paragraphes de texte, d'URL, de fichiers joints ou de liens vers des fichiers placés dans les référentiels de documents.

L'onglet Workflow contient les affectations de préparateur et de réviseur. Seuls les utilisateurs dotés des rôles de préparateur et de réviseur peuvent être affectés à ce titre à un profil. Le système empêche que le même utilisateur reçoive les rôles de préparateur et de réviseur sur le même profil, ou plusieurs rôles de réviseur.

• Entrez les informations relatives au préparateur :

  • Nom d'utilisateur : vous ne pouvez sélectionner comme préparateurs que les noms des utilisateurs autorisés pour le rôle de préparateur. Pour choisir d'affecter un préparateur à un utilisateur nommé ou à une équipe, cliquez sur (Sélectionnez un utilisateur secondaire).

  • Utilisateur de sauvegarde : si vous avez affecté un utilisateur pour le préparateur principal, vous pouvez affecter un utilisateur de sauvegarde autorisé en tant que préparateur :

    Remarque :

    Un préparateur de secours peut préparer le rapprochement uniquement lorsque le préparateur principal a configuré son statut sur Non disponible.

    1. Cliquez sur (Sélectionner un utilisateur secondaire).

    2. Entrez le prénom et le nom ou cliquez sur Rechercher pour sélectionner un utilisateur secondaire.

  • Fréquence : si un profil contient une fréquence qui correspond à l'une des fréquences associées à une période, ce rapprochement est copié dans la période lorsque l'administrateur de service utilise la fonction Copier dans la période. Exemples de fréquence : Annuelle, Quadrimestrielle, Quadrimestrielle-US, Quadrimestrielle-Europe ou Mensuelle

  • Contrepartie de jour de début : cette option détermine la date de début du rapprochement. Il peut s'agir d'un nombre négatif ou positif qui détermine, en nombre de jours avant (si négatif) ou après (si positif) la date de clôture de la période, le moment auquel peut commencer le rapprochement.

  • Début du masque de saisie : cette option détermine le jour (par exemple, le jour de fermeture ou le jour de fin) auquel se rapporte la valeur de Contrepartie de jour de début.

  • Durée : cette durée est ajoutée à la date de début pour calculer la date d'échéance du préparateur.

• Lorsque vous affectez des réviseurs, commencez par le réviseur avec la fréquence la plus élevée. Fournissez les informations relatives aux réviseurs :

  • Niveau : prend en charge des niveaux illimités de révision.

  • Nom d'utilisateur : vous ne pouvez sélectionner comme réviseurs que les noms des utilisateurs autorisés pour le rôle de réviseur.

    Pour affecter un réviseur ou une équipe secondaire, procédez comme suit :

    1. Cliquez sur (Sélectionner un réviseur).

    2. Si vous avez sélectionné un utilisateur pour le réviseur principal, vous pouvez sélectionner un réviseur secondaire : dans la colonne Utilisateur secondaire, cliquez sur (Sélectionnez un utilisateur secondaire) et sélectionnez un utilisateur secondaire.

  • Fréquence du valideur : détermine l'intervalle entre les révisions du rapprochement. Il est possible de préparer les rapprochements tous les mois et de les réviser tous les trimestres.

  • Durée du valideur : détermine la date d'échéance du réviseur. La date d'échéance est calculée comme suit : date de début de préparation + durée de préparation + durée de révision. Il n'y a pas de décalage du jour de début pour les réviseurs. Ceci est dû au fait que la date de début du réviseur est déterminée par le moment où le préparateur remet le rapprochement pour révision. A partir de ce moment, le réviseur peut commencer la révision.

Si votre système est configuré avec une seule configuration de devise, l'onglet Devise est masqué. Les rapprochements analytiques sont toujours préparés dans une seule devise. Des modifications sont obligatoires dans l'onglet Devise afin de permettre la configuration pour une seule catégorie de devise. Pour les rapprochements analytiques, sélectionnez le type de taux et une seule catégorie de devise. La catégorie de devise comptable est la valeur par défaut.

Détermine le nombre de catégories de devise activées pour le rapprochement et le comportement lors de la conversion pour les échanges à l'international. Entrez les informations suivantes :

• Taux historique : sélectionnez le taux historique des profils qui contiennent des comptes non soumis à une réévaluation dans le système source :

  • Si l'option Taux historique est sélectionnée, le préparateur doit indiquer la valeur dans toutes les catégories de devise activées sur le rapprochement lorsqu'il saisit des transactions dans celui-ci (par exemple, des explications de solde ou des ajustements).

  • Si l'option Taux historique n'est pas sélectionnée, le préparateur doit indiquer la valeur dans la catégorie de devise du niveau le plus bas (par exemple, la catégorie de devise saisie), et le système calcule la valeur équivalente dans les autres catégories de devise à l'aide des taux de change qu'il tient à jour.

• Type de taux

  La sélection du type de taux n'est pertinente qu'en l'absence du taux historique. Lorsque des taux de change sont chargés, ils sont associés à un type de taux. Le paramètre de type de taux du profil détermine les séries de taux de change à utiliser pour calculer les conversions de devise dans le cadre des transactions de rapprochement du profil.

• Pour chaque libellé de catégorie (par exemple, Saisi, Fonctionnel ou Rapport), activez ce paramètre et sélectionnez la devise par défaut.

• La table des catégories de devise détermine les catégories activées pour le profil. Les catégories de devise sont définies dans les paramètres système, et seules les catégories activées à un niveau système peuvent être activées pour un profil individuel. Si une catégorie de devise est activée, il est possible d'affecter une devise par défaut au profil, que ce soit en acceptant la valeur par défaut de niveau système pour cette catégorie ou en attribuant une valeur par défaut propre au profil.

Détermine les utilisateurs autorisés comme commentateurs ou visualiseurs des rapprochements associés au profil. Les commentateurs sont autorisés à afficher les rapprochements et à ajouter des commentaires portant sur le rapprochement ou sur ses transactions. Les visualiseurs bénéficient d'un accès en lecture seule.

Pour sélectionner un utilisateur ou une équipe en tant que commentateurs ou visualiseurs, procédez comme suit :

Permet aux administrateurs de service d'affecter des attributs à des profils et de fournir des valeurs pour les attributs. Les attributs sont présentés en lecture seule dans le rapprochement, dans la section Propriétés supplémentaires. Les attributs doivent exister pour pouvoir être affectés à un profil.

Vous permet de surveiller les rôles qui ont été remplis automatiquement à l'aide de Format ou de Règles de profil.

Les règles de rapprochement suivantes sont disponibles :

• Soumettre automatiquement le rapprochement indique que les rapprochements ont été automatiquement rapprochés à l'aide de la méthode Rapprochement automatique. Vous pouvez créer un filtre ou utiliser un filtre enregistré pour définir des conditions.

  Les rapprochements qui utilisent une méthode Rapprochement automatique sont indiqués sous la colonne Soumis automatiquement de la liste des rapprochements si le rapprochement a été automatiquement rapproché. La méthode Rapprochement automatique utilisée apparaît également.

• Approuver automatiquement le rapprochement indique qu'une règle a été utilisée pour remplir automatiquement ce rôle. Vous devez sélectionner un niveau de réviseur. Vous pouvez créer un filtre ou utiliser un filtre enregistré pour définir des conditions.

  Par exemple, si vous avez configuré une règle pour que le réviseur 1 effectue une approbation automatique lorsque la différence inexpliquée est de 0.00, la colonne Révisé automatiquement (niveau x) de la liste des rapprochements indique qu'une règle a été utilisée pour remplir automatiquement ce rôle.

Capture une piste d'audit des modifications apportées au profil, y compris les modifications d'affectations de workflow, de configuration de format, d'évaluation des risques ou des attributs de profil.

Pour regarder une vidéo sur la modification des rapprochements, cliquez sur ce lien :