Une équipe est provisionnée avec le rôle Utilisateur ou Visualiseur. Elle contient au moins un utilisateur.
Par la suite, plutôt que d'affecter le rôle Utilisateur ou Visualiseur à des utilisateurs nommés, vous l'affectez à l'équipe et donc à tous ses membres. Une équipe disposant du rôle Utilisateur peut assumer le rôle de préparateur, de réviseur, de commentateur ou de visualiseur.
Etant donné que les équipes n'octroient pas d'accès à des rôles d'application ou à des privilèges, tout utilisateur doté du rôle d'application Equipes - Gérer peut créer et gérer des équipes. Cela permet une gestion mieux répartie des équipes. Par exemple, des personnes au sein de chaque bureau local d'une organisation peuvent gérer des équipes. Les équipes sont particulièrement adaptées aux organisations de plus grande taille dotées d'une gestion décentralisée dans lesquelles il n'est pas nécessaire d'affecter un accès aux utilisateurs. Par exemple, un super utilisateur au Japon peut gérer une équipe de préparateurs de ce pays sans que cela n'ait d'incidence sur les rapprochements dans le reste du monde.
Lors de la création d'un rapprochement, l'appartenance à une équipe est enregistrée avec ce rapprochement. Cela permet de disposer d'un historique exact et de savoir qui a travaillé sur le rapprochement. Toutefois, si un administrateur modifie l'appartenance à une équipe et souhaite que cette modification soit appliquée au rapprochement existant, vous pouvez utiliser l'option Actualiser les équipes de la liste déroulante Actions du rapprochement pour mettre à jour la liste d'appartenance stockée avec le rapprochement.
Si vous supprimez un membre d'une équipe et que ce membre a déjà terminé de travailler sur un rapprochement en tant que préparateur ou réviseur, le système continue de l'indiquer comme Préparateur (réel) ou Réviseur (réel), en plus du préparateur ou réviseur en cours.