7 Révision des rapprochements

Chaque rapprochement a un workflow défini qui peut inclure un ou plusieurs niveau(x) de révision :

1. Les préparateurs effectuent des rapprochements, y compris la validation du solde du compte et la transmission de tous les documents demandés. Les préparateurs soumettent les rapprochements une fois qu'ils les ont traités. Ils sont les seuls à les transmettre ainsi.

   Pour qu'un préparateur puisse soumettre un rapprochement, il doit répondre à toutes les questions obligatoires et fournir les valeurs de tous les attributs personnalisés configurés comme requis. Si l'option Exiger une différence inexpliquée de 0 est activée, la ligne Différence inexpliquée des attributs dans la table Récapitulatif du solde doit afficher tous les zéros, autrement le préparateur ne peut pas soumettre le rapprochement.

2. Une fois la préparation terminée, le rapprochement passe par les niveaux de validation affectés jusqu'à ce que toutes les vérifications soient effectuées. Lorsque le préparateur soumet un rapprochement, la responsabilité est transférée au premier réviseur du workflow et le statut devient Ouvert (avec réviseur). Une notification est envoyée par courriel au réviseur. Si le rapprochement n'a pas de réviseur, le statut devient Fermé.
3. Afin d'approuver des rapprochements, les réviseurs doivent répondre à des questions obligatoires et indiquer des valeurs pour les attributs personnalisés requis. Les réviseurs peuvent ajouter des commentaires et joindre des documents lors du processus de révision. Toutefois, une fois le rapprochement approuvé et fermé, les commentaires ne peuvent pas être supprimés. Un réviseur ne peut pas approuver le rapprochement s'il l'a également préparé.
4. Lorsqu'un réviseur rejette un rapprochement, la responsabilité est retransférée au préparateur et le statut redevient Ouvert (avec préparateur). Les réviseurs doivent ajouter un commentaire à tout rapprochement rejeté.

Les réviseurs peuvent signaler des transactions qui méritent un examen attentif. Ces transactions apparaissent avec une icône de drapeau pour permettre aux préparateurs de les identifier facilement. Les réviseurs peuvent commenter leurs propres commentaires, ainsi que les commentaires ajoutés par d'autres réviseurs. Une fois que le statut de rapprochement est Fermé, il est cependant impossible de supprimer les commentaires.

Pour approuver ou rejeter des rapprochements, procédez comme suit :

1. Sélectionnez un rapprochement.
2. Sélectionnez Actions, puis Ouvrir.
3. Approuvez ou rejetez le rapprochement. Si vous rejetez le rapprochement, vous devez ajouter un commentaire pour expliquer votre choix.

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