3 En savoir plus sur les meilleures pratiques de configuration

Méthodologies d'implémentation

Les méthodologies d'implémentation sont des options liées au mode de déploiement d'Account Reconciliation dans votre organisation. Oracle vous recommande de gérer votre portée avec attention pour atteindre cet objectif aussi rapidement que possible. Ainsi, pour la plupart des entreprises, cela signifie que chaque compte qui nécessite un rapprochement est effectivement rapproché. Vous pouvez atteindre cet objectif rapidement, avec une interruption minimale de vos activités, à l'aide d'une implémentation de type "Suivi uniquement".

Implémentation de type "Suivi uniquement"

A l'aide des implémentations de type "Suivi uniquement", vous n'avez pas à modifier la façon dont les personnes effectuent les rapprochements. Vous vérifiez seulement qu'ils ont bien été exécutés. L'impact clé est sur la conception du format. Dans ces implémentations, vous aurez uniquement un ou deux formats pour votre déploiement initial. Ces formats simples doivent permettre aux utilisateurs de joindre des rapprochements terminés, en général effectués dans Excel. Oracle fournit un exemple de format de type "Suivi" avec nos formats standard. L'implémentation d'une approche de type "Suivi uniquement" vous donne une visibilité totale sur le statut du processus de rapprochement, ainsi qu'un accès centralisé aux rapprochements eux-mêmes.

Conception de format

Une fois que les utilisateurs maîtrisent ce processus, vous pouvez vous concentrer sur des objectifs secondaires, comme s'assurer que chaque rapprochement effectué est valide. Pour cela, vous devez concevoir un format efficace. Le meilleur niveau pour concevoir les formats de rapprochement est Type de compte. Les comptes pris en charge par le sous-ensemble du grand livre, tels que les comptes fournisseurs, les comptes clients et les immobilisations, sont les comptes les plus simples à migrer à partir de formats de type "Suivi uniquement" vers des formats personnalisés. Nous vous recommandons de synchroniser la migration de ces types de compte pour qu'elle coïncide avec l'automatisation des chargements de solde du sous-ensemble du grand livre. De cette façon, les utilisateurs constateront immédiatement l'avantage offert par le rapprochement automatique lorsque le solde de la source et celui du sous-système correspondent.

Les comptes non pris en charge par des sous-ensembles du grand livre et qui nécessitent des rapprochements à l'aide d'une méthode d'analyse de compte, comme les charges constatées d'avance, les provisions et les réserves, sont plus complexes. Pour ces types de compte, nous vous recommandons de concevoir des formats qui garantissent un rapprochement de haute qualité en guidant l'utilisateur tout au long de l'analyse à effectuer. Avec la conception de format, vous pouvez personnaliser les informations qui doivent être incluses lorsque des éléments de rapprochement ou des explications de solde sont saisis.

Vous pouvez également ajouter des règles qui valident les données ou nécessitent des pièces jointes. Par exemple, pour des actifs incorporels, au lieu de demander une description générale des éléments composant le solde, vous pouvez poser des questions pour évaluer la qualité des éléments, afin de vous assurer qu'ils ont leur place dans le solde du compte. En déployant des formats personnalisés au niveau du type de compte, vous pouvez cibler les comptes les plus à risque d'abord, réduisant ainsi les interruptions là où les besoins ne sont pas aussi importants.

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