Utilisation des règles de format

Les règles de format affectent le workflow de rapprochement, le caractère obligatoire des pièces jointes ou la valeur des attributs de rapprochement/profil. Les règles sont affichées dans l'onglet Règles de profil en lecture seule.

Les règles évaluent les conditions de transaction uniquement si les rapprochements associés existent déjà.

Règles disponibles :

Reportez-vous à Ordre de priorité pour le rapprochement automatique et les règles.

  • Approuver automatiquement le rapprochement : exécute automatiquement les approbations spécifiées uniquement si les conditions indiquées sont remplies.

    Exemples de conditions qui peuvent s'appliquer à cette règle :

    • Le solde est en dehors d'une plage indiquée.

    • Le solde varie au-delà d'un pourcentage ou d'un montant spécifié d'une période antérieure.

    • Le rapprochement précédent présente des transactions ou d'autres conditions qui répondent à des critères spécifiés.

    • Les attributs ont des valeurs spécifiées (y compris les attributs calculés).

    Lorsque les conditions sont satisfaites, les niveaux de réviseur spécifiés sont marqués comme terminés, et le workflow passe au prochain niveau ou est fermé si aucun niveau de révision supplémentaire n'existe.

    Cette règle peut être réexécutée.

    Pour surveiller les rôles qui ont été remplis automatiquement via Format ou Règles de profil, effectuez les étapes suivantes :

    1. Sur l'écran Rapprochements, cliquez sur Actions, puis sur Sélectionner des colonnes.
    2. Sélectionnez Soumis automatiquement pour indiquer qu'une règle a été exécutée automatiquement et que le rapprochement a été soumis.
    3. Sélectionnez Approuvé automatiquement (niveau 1) pour indiquer qu'une règle a été utilisée pour remplir automatiquement ce rôle.

    Par exemple, si vous avez configuré une règle pour que le rôle Réviseur 1 effectue une approbation automatique lorsque la différence inexpliquée est de 0.00, la colonne appelée Approuvé automatiquement (niveau 1) indique qu'une règle a été utilisée pour remplir automatiquement ce rôle. Dans une remarque associée, les rapprochements automatiquement rapprochés à l'aide de la méthode Rapprochement automatique resteront sous forme de colonnes séparées indiquant si le rapprochement a été automatiquement rapproché ainsi que la méthode utilisée.

  • Soumettre automatiquement le rapprochement : soumet automatiquement un rapprochement si les conditions spécifiées sont remplies. Exécuté lorsque le statut du rapprochement est remplacé par Ouvert avec réviseur.

    Exemples de conditions qui peuvent s'appliquer à cette règle :

    • Le solde est en dehors d'une plage indiquée.

    • Le solde varie au-delà d'un pourcentage ou d'un montant spécifié d'une période antérieure.

    • Le rapprochement précédent présente des transactions ou d'autres conditions qui répondent à des critères spécifiés.

    • Les attributs ont des valeurs spécifiées (y compris les attributs calculés).

    Lorsque les conditions sont satisfaites, les niveaux de réviseur spécifiés sont marqués comme terminés, et le workflow passe au prochain niveau de révision ou est fermé si aucun niveau de révision supplémentaire n'existe.

    Cette règle peut être réexécutée.

  • Empêcher l'approbation de rapprochement : empêche l'approbation d'un rapprochement en fonction des valeurs d'attribut ou d'autres caractéristiques.

  • Empêcher la soumission de rapprochement : empêche la soumission d'un rapprochement en fonction des valeurs d'attribut ou d'autres caractéristiques.

  • Exiger une pièce jointe de rapprochement : empêche la soumission d'un rapprochement si une pièce jointe n'a pas été ajoutée à la section des pièces jointes principales du rapprochement. Les conditions peuvent être établies en fonction des valeurs d'attribut ou d'autres caractéristiques qui indiquent si la pièce jointe est requise.

    Exemple : définissez la durée du préparateur en fonction de la fréquence de la période. La configuration de la règle prend en charge le moment de définition de la valeur : "Avant la copie du profil vers la période".

  • Empêcher le rejet de rapprochement : empêche le rejet par un réviseur sous certaines conditions. Cette règle s'exécute lorsqu'un réviseur clique sur Rejeter.
  • Envoyer un courriel lors de la mise à jour : envoie des courriels lorsqu'un rapprochement est enregistré en fonction de certaines conditions remplies.

    Remarque :

    Cette règle est conçue pour être exécutée lorsqu'un utilisateur effectue une action sur un rapprochement, telle que la définition d'attributs, mais pas pour des actions sur le rapprochement qui se produisent en dehors de la boîte de dialogue Actions, telles que la redéfinition de dates.
  • Définir la valeur d'attribut : définit une valeur d'attribut sur une valeur indiquée selon la condition spécifiée dans la définition de règle. Cette règle permet aux règles d'être configurées pour des attributs standard. Cette règle peut être réexécutée.
  • Créer une alerte : crée une alerte et l'affecte, comme indiqué par la définition de règle.

Pour utiliser des règles de format, procédez comme suit :

  1. Sur la page d'accueil, cliquez sur Application, puis sur Configuration et sur Formats.
  2. Cliquez deux fois sur un format.
  3. Dans Modifier le format, sélectionnez l'onglet Règles. Vous pouvez afficher les informations suivantes :
  4. Pour créer, modifier, dupliquer, supprimer ou réorganiser une règle, dans l'onglet Règles, cliquez sur le bouton approprié et, si nécessaire, mettez à jour les éléments suivants :

    • Règle : sélectionnez une règle.

    • Description : facultative. Expliquez la raison pour laquelle vous avez configuré la règle et son utilisation prévue.

    • Message (sur certaines règles) :

      • Message au préparateur : définissez un message facultatif pour le préparateur sur la règle Empêcher la soumission de rapprochement et la règle Exiger une pièce jointe de rapprochement.

      • Message au réviseur : définissez un message facultatif pour le préparateur sur la règle Empêcher l'approbation de rapprochement.

    • Niveau de réviseur : sélectionnez Tous les niveaux pour appliquer la règle à tous les niveaux de réviseur ou sélectionnez des niveaux de réviseur particuliers individuellement. Au moins un niveau de réviseur doit être sélectionné.

    • Sélectionnez Créer le filtre et renseignez la section Conditions, ou sélectionnez Utiliser le filtre enregistré et choisissez un filtre. Le filtre sélectionné et configuré pour la règle détermine les conditions qui déclenchent la règle à appliquer.

    • Condition—

      • Si vous sélectionnez Utiliser le filtre enregistré, la section Conditions affiche une version en lecture seule des conditions associées au filtre enregistré.

      • Si vous sélectionnez Créer un filtre, la section Condition est activée.

        Conjonction, Source, Attribut, Opérateur et Valeur se comportent de la même façon que pour la fonctionnalité de filtre avancée existante. Lors de la création de filtres, vous pouvez utiliser les attributs suivants :

        • N'importe quel attribut de rapprochement ou de transaction, y compris des attributs calculés classés en tant qu'attributs de rapprochement et de transaction

        • Fréquence de période

    Remarque :

    Lorsque vous apportez des modifications à une définition de règle, les informations supplémentaires sont ajoutées au journal d'audit. Vous pouvez voir les modifications à la fois dans l'onglet Historique et dans le rapport d'audit.

    Pour regarder une vidéo sur l'utilisation des formats avec des règles, cliquez sur ce lien : Vidéo Utilisation de formats avec des règles