Affectation de workflows de profil

L'onglet Workflow contient les affectations de préparateur et de réviseur. Seuls les utilisateurs dotés des rôles de préparateur et de réviseur peuvent être affectés à ce titre à un profil. Le système empêche que le même utilisateur reçoive les rôles de préparateur et de réviseur sur le même profil, ou plusieurs rôles de réviseur.

Parfois, vous pouvez avoir besoin de niveaux de préparation ou de révision pour un rapprochement. Par exemple, si les membres d'une équipe d'approbation doivent tous approuver un rapprochement, mais que l'ordre dans lequel ils le font est sans importance. Vous pouvez désormais affecter le workflow de profil à tous les membres d'une équipe en définissant le champ Exiger une action par sur Tous les préparateurs ou Tous les réviseurs.

Reportez-vous à la section Spécification d'accès au profil pour plus d'informations sur l'affectation de commentateurs ou de visualiseurs pour ce profil.

Entrez les informations relatives au préparateur :

• Nom d'utilisateur : vous ne pouvez sélectionner comme préparateurs que les noms des utilisateurs autorisés pour le rôle de préparateur.

• Utilisateur de sauvegarde : si vous avez affecté un utilisateur pour le préparateur principal, vous pouvez affecter un utilisateur de sauvegarde autorisé en tant que préparateur :

  Remarque :

  Dans le module Conformité de rapprochement, un préparateur secondaire peut préparer le rapprochement uniquement lorsque le statut principal n'est pas disponible. Dans le module Correspondance de transactions, le préparateur secondaire peut faire office de préparateur principal. Il a accès aux tâches du module Correspondance de transactions comme s'il était le préparateur principal.

  Pour affecter un workflow de profil, procédez comme suit :

  1. Sur la page d'accueil, sélectionnez Application, puis Profils.
  2. Cliquez sur Nouveau (+) pour créer un nouveau profil, puis cliquez sur l'onglet Workflow.

  3. Sous Préparateur, sélectionnez les utilisateurs à affecter en tant que préparateur, ainsi que l'utilisateur secondaire.

     1. Cliquez sur Rechercher afin de sélectionner l'utilisateur pour le rôle. Le prénom et le nom sont renseignés.

     2. Cliquez sur Détails pour définir le statut de l'utilisateur sur Disponible, puis cliquez sur Fermer.
     3. Facultatif : cliquez sur Avancé pour saisir un ID utilisateur, une adresse électronique ou une description pour l'utilisateur.
     4. Cliquez sur OK pour enregistrer le préparateur et l'utilisateur secondaire affectés.
  4. Si vous avez affecté une équipe en tant que préparateur, le champ Exiger une action par apparaît avec la valeur par défaut Tout préparateur. Vous pouvez définir le champ sur Tous les préparateurs pour impliquer tous les membres de l'équipe dans la préparation.
  5. Sélectionnez une fréquence. Si un profil contient une fréquence qui correspond à une fréquence associée à une période, ce rapprochement est copié dans la période lorsque l'administrateur utilise la fonction Copier dans la période. Exemples de fréquence : Annuelle, Quadrimestrielle, Quadrimestrielle-US, Quadrimestrielle-Europe et Mensuelle.
  6. Sélectionnez une contrepartie de jour de début afin de déterminer la date de début du rapprochement. Ce nombre négatif ou positif détermine le nombre de jours avant (si négatif) ou après (si positif) la date de fermeture de la période à laquelle le rapprochement peut commencer.
  7. Sélectionnez Début de l'échéancier pour déterminer le jour auquel se réfère la contrepartie de jour de début (par exemple, la date de fermeture ou la date de fin).

  8. Sélectionnez la durée. Cette durée est ajoutée à la date de début pour calculer la date d'échéance du préparateur.

  9. Sous Réviseurs, cliquez sur Nouveau (+) pour affecter des réviseurs. Le niveau est ajouté lorsque vous créez un réviseur. Des niveaux illimités de révision sont pris en charge.
     1. Sous Nom d'utilisateur, commencez par le réviseur qui dispose de la fréquence la plus élevée, puis cliquez sur l'icône Sélectionnez un réviseur pour affecter le réviseur. Vous ne pouvez sélectionner comme réviseurs que les noms des utilisateurs autorisés pour le rôle de réviseur.
     2. Sous Utilisateur secondaire, cliquez sur Sélectionnez un réviseur pour affecter un réviseur secondaire ou une équipe. Si vous avez sélectionné un utilisateur en tant que réviseur principal, vous pouvez sélectionner un réviseur secondaire. Dans la colonne Utilisateur secondaire, cliquez sur Sélectionnez un utilisateur secondaire et sélectionnez un utilisateur secondaire.
  10. Si vous avez affecté une équipe en tant que réviseur, le champ Exiger une action par apparaît avec la valeur par défaut Tout réviseur. Vous pouvez définir le champ sur Tous les réviseurs pour impliquer tous les membres de l'équipe dans la révision et la validation.
  11. Sous Fréquence, sélectionnez la fréquence de la révision de rapprochement. Les rapprochements peuvent être préparés tous les mois et révisés tous les trimestres.
  12. Sous Durée, définissez la date d'échéance du réviseur. La date d'échéance est calculée comme suit : date de début de préparation + durée de préparation + durée de révision. Il n'existe pas de contrepartie de jour de début pour les réviseurs, car la date de début du réviseur dépend de la date à laquelle le préparateur envoie le rapprochement en révision. A partir de ce moment, le réviseur peut commencer la révision.
  13. Cliquez sur Enregistrer.