Partage de visualisations à l'aide de programmations de courriel de classeur

Utilisez les courriels programmés pour partager des visualisations de données à partir d'un classeur et informer les destinataires des dernières données.

Rubriques :

A propos de la création de programmations d'envoi de courriels à partir d'un classeur

Vous pouvez partager une visualisation à partir d'un classeur en créant une programmation d'envoi par courriel d'une version au format PDF ou PNG de la visualisation. Utilisez la programmation d'envoi de courriels à partir d'un classeur pour configurer la diffusion aux destinataires sélectionnés.

Pour programmer l'envoi des visualisations, votre organisation doit avoir configuré les paramètres de messagerie correspondants dans Oracle Analytics. Reportez-vous à Configuration d'un serveur de messagerie pour remettre des rapports et à Limites d'Email Delivery.

  • Vous pouvez créer des programmations pour un classeur si vous disposez du rôle d'application Administrateur de service BI (ou de tout rôle doté du droit d'accès Programmer des classeurs) et d'un accès en lecture/écriture à ce classeur. Si vous n'êtes pas certain de disposer des rôles d'application requis, consultez l'administrateur.

  • Les programmations d'envoi pour les classeurs utilisent le nom du fichier et le chemin du classeur. Si un classeur est déplacé ou renommé, supprimez la programmation existante et créez-en une autre. Reportez-vous à Gestion des travaux et des programmations d'envoi de courriels à partir d'un classeur.

  • Vous pouvez créer des programmations de classeur dans Dossiers partagés. Les classeurs du dossier Mes dossiers ne sont pas accessibles par les autres utilisateurs.

  • Vous pouvez définir votre programmation de sorte qu'elle se répète de manière horaire, quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle.

  • Vous pouvez utiliser les variables système CURRENT_TIMESTAMP et USER dans l'objet et le corps du courriel pour afficher les valeurs en cours lors de l'envoi du courriel.

  • Les extensions de module d'extension personnalisées, les objets de barre de filtre et les lignes de tendance ne sont pas pris en charge pour les programmations d'envoi de courriels à partir d'un classeur.

  • La programmation d'envoi de courriels à partir d'un classeur utilise l'état de classeur d'origine tel qu'enregistré par l'auteur du classeur. Si les courriels sont envoyés à des destinataires, leurs personnalisations de filtre et leurs états de classeur personnalisés enregistrés sont ignorés.

  • Seule la langue Anglais (Etats-Unis) est prise en charge pour la sortie.

Programmations d'éclatement

Créez une programmation d'éclatement pour fournir des visualisations de données de classeur aux destinataires si les visualisations de données contiennent des données confidentielles accessibles par des rôles d'application et des groupes d'utilisateurs spécifiques configurés dans Oracle Analytics. Chaque destinataire reçoit une visualisation de données personnalisée en fonction de la configuration d'accès de ses données, et non de celle de l'administrateur qui crée la programmation. Reportez-vous à Création d'une programmation d'éclatement d'envoi de courriels à partir d'un classeur

  • L'éclatement est disponible pour les programmations créées à partir des classeurs enregistrés dans Dossiers partagés.
  • L'éclatement est désactivé par défaut lorsque vous commencez à créer une programmation.
  • L'éclatement ne vous permet pas d'envoyer des visualisations à des destinataires externes qui ne sont pas déjà configurés dans Oracle Analytics.
  • Lorsque vous utilisez l'éclatement, vous pouvez ajouter jusqu'à 100 destinataires, qu'il s'agisse d'utilisateurs individuels ou de rôles d'application configurés dans Oracle Analytics. Par exemple, si vous ajoutez un rôle d'application Destinataire BI en tant que destinataire alors que ce rôle a déjà été affecté à plus de 100 utilisateurs, la programmation ne pourra pas envoyer les visualisations au-delà des 100 premiers destinataires.

Gestion des programmations

Vous pouvez gérer les programmations existantes d'envoi de courriels à partir d'un classeur et vérifier le statut des travaux programmés, ainsi que consulter, modifier ou supprimer des programmations. Reportez-vous à Gestion des travaux et des programmations d'envoi de courriels à partir d'un classeur.

  • Une programmation d'envoi de courriels à partir d'un classeur est modifiée par son auteur ou par tout autre utilisateur disposant des mêmes droits d'accès et de modification pour le classeur. Les visualisations de données partagées avec les destinataires dépendent de la configuration d'accès aux données dont dispose l'administrateur qui modifie et enregistre les modifications apportées à la programmation.
  • Lorsque les visualisations de données d'un classeur sont modifiées après la création d'une programmation d'envoi de courriels à partir du classeur, les modifications enregistrées apportées aux visualisations de données du classeur se reflètent dans les courriels programmés selon la configuration d'accès aux données dont dispose l'administrateur qui a enregistré la programmation.
  • Les programmations d'éclatement d'envoi de courriels à partir d'un classeur disposant de plusieurs destinataires génèrent des travaux pour chaque destinataire de la programmation, qu'il s'agisse d'utilisateurs individuels ou qu'ils fassent partie d'un rôle d'application. Chaque destinataire reçoit une version personnalisée de la visualisation de données en fonction de sa configuration d'accès aux données dans Oracle Analytics.

Référencement de variables système

Lors de la création d'une programmation d'envoi de courriels à partir d'un classeur, vous pouvez utiliser des variables système dans l'objet et le corps.

Utilisez les variables système suivantes :
  • CURRENT_TIMESTAMP : affiche la date et l'heure de diffusion du courriel, en fonction du format.
  • USER : pour les programmations sans éclatement, affiche le nom utilisateur de l'utilisateur qui exécute la programmation. Pour les programmations d'éclatement, affiche le nom utilisateur du destinataire du courriel.

Pour la variable USER, Oracle Analytics prend en charge le format {{USER}}. Pour la variable CURRENT_TIMESTAMP, Oracle Analytics prend en charge les formats de date et d'heure Oracle Java.

Format pris en charge Sortie
{{CURRENT_TIMESTAMP}} 2025-03-19
{{CURRENT_TIMESTAMP:yyyy-MM-dd HH:mm}} 2025-03-19 14:30
{{CURRENT_TIMESTAMP:EEEE, MMM dd, yyyy HH:mm:ss}} Lundi, mai 5, 2025 14:30:15

Par exemple, supposons que votre nom utilisateur soit Tom B et que vous créiez une programmation d'envoi de courriel sans éclatement :

Dans le champ Objet, saisissez "Tableau de bord des ventes du {{CURRENT_TIMESTAMP:yyyy-MM-dd HH:mm:ss}} de {{USER}}".

Le destinataire voit ce qui suit :

Tableau de bord des ventes du 2025-03-19 13:35:09 de Tom B

Dans le champ Message, saisissez "Voici la mise à jour hebdomadaire du tableau de bord des ventes du {{CURRENT_TIMESTAMP: EEEE, MMM dd, yyyy}} de {{USER}}".

Le destinataire voit ce qui suit :

Voici la mise à jour hebdomadaire du tableau de bord des ventes du Mercredi, mars 19, 2025 de Tom B.

Création d'une programmation d'envoi de courriels à partir d'un classeur

Vous pouvez configurer une programmation pour partager des visualisations de données à partir de canevas sélectionnés dans le classeur avec les destinataires prévus. Vous pouvez envoyer des visualisations de données sous forme de fichiers PDF, de fichiers XLSX ou de fichiers image au format PNG joints à des courriels programmés.

Vous pouvez créer des programmations pour un classeur si vous disposez du rôle d'application Administrateur de service BI ou de tout rôle doté du droit d'accès Programmer des classeurs, et d'un accès en lecture/écriture à ce classeur. Si vous n'êtes pas certain de disposer des rôles d'application requis, consultez l'administrateur.
Remarque : lorsque vous partagez un fichier Excel, vous pouvez inclure une seule visualisation de n'importe quel canevas comprenant des visualisations de table ou de tableau croisé dynamique. Lorsque vous partagez un fichier PDF ou image, vous pouvez inclure cinq canevas au maximum.
  1. Sur la page d'accueil, positionnez le curseur de la souris sur un classeur, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Programmer.
  2. Dans l'onglet Programmation, cliquez sur Nouveau.
  3. Si nécessaire, modifiez le nom par défaut de la programmation dans le champ Nom de l'onglet Format.
  4. Utilisez le champ Format pour sélectionner le format de partage du contenu :
    • Acrobat (PDF) : pour les fichiers Acrobat (PDF), sélectionnez jusqu'à cinq canevas à partager dans le champ Canevas et modifiez la taille de page par défaut dans le champ Taille.
    • Image (PNG) : pour les fichiers image (PNG), sélectionnez jusqu'à cinq canevas à partager dans le champ Canevas.
    • Excel (XLSX) : pour les fichiers Excel (XLSX), sélectionnez un canevas avec des visualisations de table ou de tableau croisé dynamique dans le champ Canevas, et sélectionnez la visualisation à partager dans le champ Visualisation.
  5. Dans l'onglet Programmation, sélectionnez une date et une heure de début.
  6. Facultatif : sélectionnez Répéter pour créer une programmation récurrente.
  7. Dans l'onglet Courriel, entrez les destinataires.
    Vous pouvez ajouter des utilisateurs Oracle Analytics, des rôles d'application, ainsi que les adresses électroniques de destinataires externes. Séparez les différentes adresses électroniques par des virgules (par exemple : jane.white@abc.com,steve.brown@abc.com). Tous les destinataires reçoivent les visualisations selon la configuration d'accès aux données définie par l'administrateur qui crée la programmation.
  8. Facultatif : activez Eclatement si les visualisations de données sont configurées pour l'éclatement et si elles contiennent des données confidentielles auxquelles des rôles d'application et groupes d'utilisateurs spécifiques ont accès.
  9. Entrez un objet et un message. Dans le courriel, cliquez sur Lien et sélectionnez une option :
    • Ajouter un lien d'URL vers le classeur
    • Ajouter un lien d'URL pour télécharger la sortie

    Remarque :

    Si votre organisation configure une URL personnalisée pour Oracle Analytics Cloud, l'administrateur peut choisir de l'utiliser dans les liens vers vos visualisations (au lieu de l'URL standard) via un paramètre système. Reportez-vous à Paramètres système - Utilisation d'une URL personnalisée pour partager du contenu par courriel.

    Vous pouvez également cliquer sur Image de sortie afin d'ajouter une image PNG des visualisations de données au corps du courriel.

    Vous pouvez redimensionner l'image ajoutée pour un affichage optimal : placez le curseur sur l'image, puis cliquez et faites glisser l'angle droit afin d'augmenter ou de réduire la taille.

  10. Facultatif : utilisez des variables système pour afficher la date, l'heure et l'expéditeur en cours dans l'objet ou le message. Positionnez le curseur de la souris sur le libellé Objet ou Message pour afficher un aperçu du texte tel qu'il apparaîtra dans le courriel.
  11. Cliquez sur Enregistrer.

Création d'une programmation d'éclatement d'envoi de courriels à partir d'un classeur

Créez une programmation d'éclatement d'envoi de courriels à partir d'un classeur pour fournir des visualisations de données de classeur aux destinataires si les visualisations de données contiennent des données confidentielles accessibles par des rôles d'application et des groupes d'utilisateurs spécifiques configurés dans Oracle Analytics. Chaque destinataire reçoit une visualisation de données personnalisée en fonction de la configuration d'accès de ses données, et non de celle de l'administrateur qui crée la programmation.

Vous pouvez créer des programmations avec éclatement pour un classeur si vous disposez du rôle d'application Administrateur de service BI (ou de tout rôle doté du droit d'accès Programmer des classeurs avec éclatement) et d'un accès en lecture/écriture à ce classeur. Si vous n'êtes pas certain de disposer des rôles d'application requis, consultez l'administrateur.
  1. Sur la page d'accueil, positionnez le curseur de la souris sur un classeur qui contient le canevas et les visualisations à partager, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Programmer.
  2. Créez une programmation ou modifiez une programmation existante.
  3. Dans l'onglet Courriel, activez Eclatement et entrez les destinataires.
  4. Facultatif : entrez un objet et un message.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Gestion des travaux et des programmations d'envoi de courriels à partir d'un classeur

Vous pouvez vérifier le statut de travaux programmés, et visualiser, modifier ou supprimer des programmations d'envoi de courriels à partir d'un classeur.

Vous pouvez gérer les programmations d'un classeur si vous disposez du rôle d'application Administrateur de service BI (ou de tout rôle doté du droit d'accès Programmer des classeurs) et d'un accès en lecture/écriture à ce classeur. Si vous n'êtes pas certain de disposer des rôles d'application requis, consultez l'administrateur.
  1. Sur la page d'accueil, positionnez le curseur de la souris sur un classeur qui contient le canevas et les visualisations à partager, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Programmer.
  2. Cliquez sur le nom d'une programmation pour la modifier.
  3. Facultatif : cliquez sur Actions et sélectionnez Exécuter pour exécuter manuellement une programmation au moment présent.
  4. Pour supprimer une programmation, sélectionnez-la et cliquez sur Actions, puis sur Supprimer.
  5. Facultatif : cliquez sur l'onglet Historique pour vérifier le statut des travaux programmés précédemment.
  6. Cliquez sur Enregistrer.
  7. Facultatif : pour consulter la progression de vos travaux programmés, sur la page d'accueil, cliquez sur Navigateur, puis sur Travaux et Filtres, puis sélectionnez Classeur. Sélectionnez un travail de programmation et cliquez sur Inspecter.