Partage de visualisations à l'aide de programmations de courriel de classeur (Aperçu)

Utilisez les courriels programmés pour partager des visualisations de données à partir d'un classeur et informer les destinataires des dernières données.

Cette fonctionnalité est actuellement disponible en version d'aperçu (Enterprise Edition uniquement). Demandez à l'administrateur d'activer la fonctionnalité Aperçu : programmateur de courriel de classeur dans les paramètres système. Reportez-vous à Options d'aperçu.

Rubriques :

A propos de la création de programmations d'envoi de courriels à partir d'un classeur (Aperçu)

Vous pouvez partager une visualisation à partir d'un classeur en créant une programmation d'envoi par courriel d'une version au format PDF ou PNG de la visualisation. Utilisez la programmation d'envoi de courriels à partir d'un classeur pour configurer la diffusion aux destinataires sélectionnés.

Cette fonctionnalité est actuellement disponible en version d'aperçu (Enterprise Edition uniquement). Demandez à l'administrateur d'activer les fonctionnalités Prévisualiser le programmateur de courriel de classeur dans la console et Prévisualiser les programmations de courriel de classeur avec éclatement dans les paramètres système pour utiliser la fonctionnalité d'éclatement. Reportez-vous à Options d'aperçu.

Pour programmer l'envoi des visualisations, votre organisation doit avoir configuré les paramètres de messagerie correspondants dans Oracle Analytics. Reportez-vous à Configuration d'un serveur de messagerie pour remettre des rapports et à Limites d'Email Delivery.

Vous pouvez créer des programmations pour un classeur si vous avez le rôle d'application Administrateur de service BI avec un accès en lecture/écriture et que vous disposez de droits de modification de partage pour ce classeur.
Les programmations d'envoi pour les classeurs utilisent le nom du fichier et le chemin du classeur. Si un classeur est déplacé ou renommé, supprimez la programmation existante et créez-en une autre. Reportez-vous à Gestion des travaux et des programmations d'envoi de courriels à partir d'un classeur (aperçu).
Vous pouvez créer des programmations de classeur dans Dossiers partagés. Les classeurs du dossier Mes dossiers ne sont pas accessibles par les autres utilisateurs.
Vous pouvez définir votre programmation de sorte qu'elle se répète de manière horaire, quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle.
Les extensions de module d'extension personnalisées, les objets de barre de filtre et les lignes de tendance ne sont pas pris en charge pour les programmations d'envoi de courriels à partir d'un classeur.
Seule la langue Anglais (Etats-Unis) est prise en charge pour la sortie.

Programmations d'éclatement

Créez une programmation d'éclatement pour fournir des visualisations de données de classeur aux destinataires si les visualisations de données contiennent des données confidentielles accessibles par des rôles d'application et des groupes d'utilisateurs spécifiques configurés dans Oracle Analytics. Chaque destinataire reçoit une visualisation de données personnalisée en fonction de la configuration d'accès de ses données, et non de celle de l'administrateur qui crée la programmation. Reportez-vous à Création d'une programmation d'éclatement d'envoi de courriels à partir d'un classeur (aperçu).

L'éclatement est disponible pour les programmations créées à partir des classeurs enregistrés dans Dossiers partagés.
L'éclatement est désactivé par défaut lorsque vous commencez à créer une programmation.
L'éclatement ne vous permet pas d'envoyer des visualisations à des destinataires externes qui ne sont pas déjà configurés dans Oracle Analytics.
Lorsque vous utilisez l'éclatement, vous pouvez ajouter jusqu'à 100 destinataires, qu'il s'agisse d'utilisateurs individuels ou de rôles d'application configurés dans Oracle Analytics. Par exemple, si vous ajoutez un rôle d'application Destinataire BI en tant que destinataire alors que ce rôle a déjà été affecté à plus de 100 utilisateurs, la programmation ne pourra pas envoyer les visualisations au-delà des 100 premiers destinataires.

Gestion des programmations

Vous pouvez gérer les programmations existantes d'envoi de courriels à partir d'un classeur et vérifier le statut des travaux programmés, ainsi que consulter, modifier ou supprimer des programmations. Reportez-vous à Gestion des travaux et des programmations d'envoi de courriels à partir d'un classeur (aperçu).

Une programmation d'envoi de courriels à partir d'un classeur est modifiée par son auteur ou par tout autre utilisateur disposant des mêmes droits d'accès et de modification pour le classeur. Les visualisations de données partagées avec les destinataires dépendent de la configuration d'accès aux données dont dispose l'administrateur qui modifie et enregistre les modifications apportées à la programmation.
Lorsque les visualisations de données d'un classeur sont modifiées après la création d'une programmation d'envoi de courriels à partir du classeur, les modifications enregistrées apportées aux visualisations de données du classeur se reflètent dans les courriels programmés selon la configuration d'accès aux données dont dispose l'administrateur qui a enregistré la programmation.
Les programmations d'éclatement d'envoi de courriels à partir d'un classeur disposant de plusieurs destinataires génèrent des travaux pour chaque destinataire de la programmation, qu'il s'agisse d'utilisateurs individuels ou qu'ils fassent partie d'un rôle d'application. Chaque destinataire reçoit une version personnalisée de la visualisation de données en fonction de sa configuration d'accès aux données dans Oracle Analytics.

Création d'une programmation d'envoi de courriel de classeur (Aperçu)

Vous pouvez configurer une programmation pour partager des visualisations de données à partir de canevas sélectionnés dans le classeur avec les destinataires prévus. Vous pouvez envoyer les visualisations de données sous forme de fichiers PDF ou de fichiers image au format PNG en pièce jointe des courriels programmés.

Sur la page d'accueil, positionnez le curseur de la souris sur un classeur, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Programmer.
Dans l'onglet Programmation, cliquez sur Nouveau.
Dans l'onglet Format, entrez un nom pour la programmation.
Sélectionnez un format : Acrobat (PDF) ou Image (PNG).
Dans le champ Inclure, sélectionnez les canevas dont vous voulez partager les visualisations. Vous pouvez en sélectionner cinq au maximum.
Pour les PDF uniquement : sélectionnez la taille et l'orientation du fichier. Lorsque vous sélectionnez PDF comme option de programmation de courriel de classeur, vous pouvez utiliser la détection automatique afin de déterminer la taille du PDF en fonction de la taille de l'écran de votre appareil, ou vous pouvez sélectionner une taille et une orientation spécifiques pour le fichier.
Dans l'onglet Programmation, sélectionnez une date et une heure de début.
Facultatif : sélectionnez Répéter pour créer une programmation récurrente.
Dans l'onglet Courriel, entrez les destinataires. Vous pouvez ajouter des utilisateurs Oracle Analytics, des rôles d'application, ainsi que les adresses électroniques de destinataires externes. Séparez les différentes adresses électroniques par des virgules (par exemple : jane.white@abc.com,steve.brown@abc.com). Tous les destinataires reçoivent les visualisations selon la configuration d'accès aux données définie par l'administrateur qui crée la programmation.
Facultatif : activez Eclatement si les visualisations de données sont configurées pour l'éclatement et si elles contiennent des données confidentielles auxquelles des rôles d'application et groupes d'utilisateurs spécifiques ont accès.
Entrez un objet et un message. Dans le courriel, cliquez sur Lien et sélectionnez une option :
- Ajouter un lien d'URL vers le classeur
- Ajouter un lien d'URL pour télécharger la sortie
Remarque :
Si votre organisation configure une URL personnalisée pour Oracle Analytics Cloud, l'administrateur peut choisir de l'utiliser dans les liens vers vos visualisations (au lieu de l'URL standard) via un paramètre système. Reportez-vous à Paramètres système - Utilisation d'une URL personnalisée pour partager du contenu par courriel.
Vous pouvez également cliquer sur Image de sortie afin d'ajouter une image PNG des visualisations de données au corps du courriel.
Vous pouvez redimensionner l'image ajoutée pour un affichage optimal : placez le curseur sur l'image, puis cliquez et faites glisser l'angle droit afin d'augmenter ou de réduire la taille.
Cliquez sur Enregistrer.

Création d'une programmation d'éclatement d'envoi de courriels à partir d'un classeur (aperçu)

Créez une programmation d'éclatement d'envoi de courriels à partir d'un classeur pour fournir des visualisations de données de classeur aux destinataires si les visualisations de données contiennent des données confidentielles accessibles par des rôles d'application et des groupes d'utilisateurs spécifiques configurés dans Oracle Analytics. Chaque destinataire reçoit une visualisation de données personnalisée en fonction de la configuration d'accès de ses données, et non de celle de l'administrateur qui crée la programmation.

Sur la page d'accueil, positionnez le curseur de la souris sur un classeur qui contient le canevas et les visualisations à partager, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Programmer.
Créez une programmation ou modifiez une programmation existante.
Dans l'onglet Courriel, activez Eclatement et entrez les destinataires.
Facultatif : entrez un objet et un message.
Cliquez sur Enregistrer.

Gestion des travaux et des programmations d'envoi de courriels à partir d'un classeur (aperçu)

Vous pouvez vérifier le statut de travaux programmés, et visualiser, modifier ou supprimer des programmations d'envoi de courriels à partir d'un classeur.

Sur la page d'accueil, positionnez le curseur de la souris sur un classeur qui contient le canevas et les visualisations à partager, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Programmer.
Cliquez sur le nom d'une programmation pour la modifier.
Facultatif : cliquez sur Actions et sélectionnez Exécuter pour exécuter manuellement une programmation au moment présent.
Pour supprimer une programmation, sélectionnez-la et cliquez sur Actions, puis sur Supprimer.
Facultatif : cliquez sur l'onglet Historique pour vérifier le statut des travaux programmés précédemment.
Cliquez sur Enregistrer.
Facultatif : pour consulter la progression de vos travaux programmés, sur la page d'accueil, cliquez sur Navigateur, puis sur Travaux et Filtres, puis sélectionnez Classeur. Sélectionnez un travail de programmation et cliquez sur Inspecter.