Les groupes peuvent vous aider à communiquer et à vous coordonner avec plusieurs personnes à la fois.
Découvrez ce que sont les groupes (disponible en anglais uniquement).
Un groupe peut être ajouté à une conversation, pour que vous puissiez rapidement entamer une collaboration avec plusieurs personnes. Vous pouvez également ajouter un groupe en tant que membre à un dossier, ce qui vous permet de partager rapidement le contenu de ce dossier avec d'autres utilisateurs. Les types de contenu peuvent également être partagés avec des groupes, de la même manière qu'ils sont partagés avec des individus. Les collections et les liens de membre ou publics sont les seuls éléments que vous ne pouvez pas partager avec un groupe.
Vous pouvez créer vos propres groupes, ou des groupes peuvent déjà avoir été créés pour votre organisation par l'administrateur de service.
Voici quelques conseils à garder à l'esprit lorsque vous créez et utilisez des groupes :
- Ne dupliquez pas les groupes. Utilisez l'option Rechercher des groupes publics dans le menu Groupe pour voir si un groupe existant pourrait vous être utile.
- Utilisez un nom explicite. N'utilisez pas d'acronymes ou d'abréviations dans le nom de votre groupe. Faites en sorte qu'il ait du sens, afin que son utilité soit claire.
- Choisissez le contrôle de confidentialité approprié à votre groupe. Vous pouvez contrôler qui peut trouver et utiliser le groupe, et si les personnes peuvent s'ajouter elles-mêmes au groupe. Vous pouvez créer les types de groupe suivants :
- Groupe public : un groupe public est visible par tous, et les personnes peuvent s'y ajouter elles-mêmes. Vous devez utiliser ce type de groupe avec prudence. Par exemple, l'un de vos projets va être déployé et vous voulez recueillir des informations en retour de toutes les personnes ayant utilisé le projet. Vous pouvez ouvrir un groupe à tout le monde et laisser les personnes s'ajouter elles-mêmes afin qu'elles donnent des informations en retour à propos de ce projet précis.
- Groupe privé : un groupe privé est visible par tous, mais les personnes ne peuvent pas s'y ajouter elles-mêmes. Ce type de groupe peut être utile lorsque vous voulez limiter un groupe à un sous-ensemble de personnes. Les utilisateurs peuvent voir que le groupe existe et s'en servir pour partager des informations avec ce sous-ensemble de personnes. Par exemple, vous pouvez créer un groupe pour le département Ingénierie. Toute personne qui doit collaborer ou partager du contenu avec ce département peut ajouter ce groupe en tant que membre à une conversation ou à un dossier.
- Groupe fermé : ce type de groupe permet le contrôle le plus rigoureux de l'appartenance. Personne ne peut voir le groupe à moins d'en être membre et il n'est pas possible de s'ajouter soi-même au groupe. Par exemple, un petit ensemble de personnes peut avoir besoin de discuter d'une acquisition future ou d'un projet. Personne d'autre dans l'organisation n'a besoin d'être au courant. En créant un groupe pour des membres restreints, vous contrôlez qui peut voir cette information.
- Vous pouvez ajouter un groupe en tant que membre à n'importe quel élément. Si vous ajoutez une personne à un groupe ou l'enlevez de celui-ci, elle sera ajoutée ou enlevée de l'élément. Si un utilisateur a été ajouté individuellement et non en tant que membre d'un groupe, il reste membre à moins d'être enlevé individuellement.
- Si vous ajoutez un groupe en tant que membre d'un élément requérant un rôle utilisateur spécifique, seuls les utilisateurs dotés de ce rôle pourront accéder à l'élément. Par exemple, si vous ajoutez un utilisateur doté du rôle Utilisateur standard à un groupe, puis que vous ajoutez ce dernier en tant que membre d'un référentiel, l'utilisateur standard n'aura pas accès au référentiel, le rôle Utilisateur Enterprise étant nécessaire pour ce faire.
- Si un groupe est supprimé, l'accès à tout type de contenu, toute conversation ou tout dossier partagé est enlevé pour les membres de ce groupe.
- Vous pouvez utiliser des groupes sur votre appareil mobile et avec l'application de bureau, mais vous gérez les groupes à l'aide de l'interface de navigateur Web.
Pour utiliser un groupe, sélectionnez-le de la même manière que vous sélectionneriez une personne avec laquelle partager du contenu. Par exemple, lorsque vous partagez un dossier ou une conversation, saisissez le nom d'un groupe dans la boîte de dialogue Membres. Choisissez les droits (Visualiser, Contributeur, etc.) pour les individus du groupe, puis ajoutez le groupe en tant que membre à un dossier ou à une conversation.