Termes de Task Manager

Les tâches sont des activités effectuées pendant un processus métier, par exemple, Entrer les données de formulaire ou Vérifier les nouveaux comptes.

Les administrateurs de service et les super utilisateurs définissent les tâches du processus, et incluent des détails pour chaque tâche, par exemple les dates de début et de fin, les personnes affectées et les approbateurs. Les utilisateurs ouvrent les tâches affectées, lisent les instructions, répondent aux questions et, une fois les tâches effectuées, les soumettent.

Les modèles définissent un ensemble pouvant être répété de tâches requises pour un processus métier. Les administrateurs peuvent enregistrer un ensemble de tâches définies en tant que modèle à utiliser ultérieurement, tous les mois ou tous les trimestres par exemple, plutôt que de recréer les tâches à chaque fois.

Par exemple, un administrateur peut enregistrer un ensemble de tâches requises pour un processus mensuel et utiliser chaque mois le même modèle pour ce processus.

Un échéancier est un ensemble de tâches organisé correspondant à un processus métier. Les échéanciers peuvent être créés à partir d'un modèle de tâches prédéfinies ou manuellement. Lorsque les administrateurs créent un échéancier, ils mappent les dates relatives définies pour les tâches (par exemple, les jours 1 et 2 du processus métier) avec des dates du calendrier (par exemple, le 1er et le 2 mars). Lorsqu'ils définissent le statut de l'échéancier sur Ouvert, les tâches sont exécutées conformément à la date et à l'heure de début planifiées.

Par exemple, un administrateur crée un échéancier de processus mensuel pour le mois de mars dans lequel la tâche Vérifier les nouveaux comptes est affectée au 1er mars. Si l'administrateur fait passer l'échéancier du statut En attente au statut Ouvert, le 1er mars, la tâche Vérifier les nouveaux comptes démarre et une notification par courriel est envoyée à la personne affectée à la tâche.

Les types de tâche permettent la standardisation des détails de tâche dans l'ensemble des tâches de même type. Toutes les tâches créées à partir d'un type de tâche héritent des détails définis pour ce type de tâche. Par exemple, lorsqu'un administrateur définit des paramètres de type de tâche, comme des instructions ou des règles pour le type de tâche Approuver les données, ces paramètres sont partagés par toutes les tâches créées avec ce type de tâche.

• Tâche de base : type de tâche par défaut, ne contient pas de détails de tâche
• Tâche parent : type de tâche qui permet de créer des tâches parent pour des hiérarchies de tâches. Par exemple, la tâche parent Charger les données peut comporter les tâches enfant Charger les données de ventes EMEA et Charger les données de ventes Amérique du Nord.
• Tâche d'intégration : type de tâche qui définit une action et inclut le composant d'application, comme un formulaire, ou les paramètres nécessaires pour établir un lien vers une application externe. Les intégrations et types de tâche prédéfinis sont automatiquement chargés pour votre service. Une fois que vous avez configuré une connexion vers un autre service, vous pouvez inclure des types de tâche d'intégration de ce service dans vos tâches.

  Par exemple, un administrateur qui utilise Task Manager dans un service peut activer et synchroniser des connexions vers un autre service, comme Account Reconciliation, ce qui charge les intégrations et types de tâche Account Reconciliation prédéfinis.

Les intégrations permettent d'automatiser les tâches dans les applications externes et les processus métier EPM Cloud. Vous pouvez définir des tâches incluant des intégrations à d'autres applications. Pour les services EPM Cloud, le service est automatiquement configuré avec les intégrations prédéfinies locales du processus métier.

Si vous disposez d'abonnements à d'autres services EPM Cloud, vous pouvez créer des connexions entre les services et activer les intégrations à l'aide de Task Manager. Les intégrations prédéfinies vous permettent d'effectuer des tâches Task Manager qui ont accès à d'autres fonctionnalités EPM Cloud. Vous pouvez également créer des intégrations personnalisées, par exemple, des tâches de surveillance d'événements personnalisées.

Les tâches d'intégration sont exécutées en fonction de l'un des types d'exécution suivants, qui est défini dans les tâches :

• Utilisateur final : tâche qui nécessite que l'utilisateur interagisse avec une interface utilisateur pour être effectuée. Lorsqu'un utilisateur lance une tâche d'utilisateur final, celle-ci ouvre automatiquement le composant d'interface utilisateur nécessaire pour effectuer la tâche. Par exemple, la tâche Entrer les données de formulaire requiert qu'un utilisateur entre des données. Lorsque cette tâche est lancée, elle ouvre l'interface utilisateur de formulaire.
• Automatisation de processus : tâche qui est exécutée en arrière-plan, sans qu'une intervention de l'utilisateur soit nécessaire. Ces intégrations sont automatiquement exécutées dans des applications externes lorsque la date et l'heure de début sont atteintes, et que les éventuelles tâches prédécesseurs sont terminées. Par exemple, une tâche Charger les données peut être définie de manière à être exécutée automatiquement de nuit conformément à la date et à l'heure de début.
• Surveillance d'événements : tâche utilisée pour surveiller un événement spécifique survenu sur un système externe. Lorsque l'action survient ou que le statut est attribué dans l'application externe, la tâche est définie sur Fermé. Par exemple, si vous utilisez Task Manager dans une application, vous pouvez surveiller le statut d'une tâche Copier les données dans une application externe. Une fois que la tâche Copier les données est terminée et définie sur Fermé, vous pouvez démarrer la tâche suivante dans l'application, par exemple, Approuver les données.

Les alertes sont des notifications émises par les utilisateurs concernant des problèmes rencontrés lors du processus, qui se rapportent par exemple au matériel ou au logiciel. Si des utilisateurs rencontrent un problème et créent une alerte, ils identifient le problème via une liste de types d'alerte prédéfinis. L'alerte est alors envoyée à la personne affectée définie dans le type d'alerte pour résolution.

Par exemple, un utilisateur doit effectuer une tâche mais ne parvient pas à accéder aux tâches qui lui sont affectées. L'utilisateur sélectionne un type d'alerte, par exemple Problème d'accès. L'alerte est alors envoyée à la personne affectée prédéfinie, par exemple l'administrateur système. Celui-ci résout le problème d'accès, puis ferme l'alerte.

Les types d'alerte sont des catégories de problèmes susceptibles de survenir pendant le processus métier. Les administrateurs peuvent créer des types d'alerte, par exemple Données manquantes ou Problème d'accès. Chaque type d'alerte définit une procédure utilisée afin de capturer des informations critiques sur le problème et affecte du personnel clé à la résolution de celui-ci.

Par exemple, un administrateur peut créer un type d'alerte appelé Problème d'accès, contenant des questions visant à obtenir davantage d'informations des utilisateurs. L'administrateur définit un workflow pour le type d'alerte, comportant une personne affectée à la résolution du problème (par exemple, un administrateur système) et, éventuellement, une personne affectée secondaire.

Les paramètres système permettent aux administrateurs de service d'indiquer des valeurs par défaut pour les paramètres Task Manager.

Les administrateurs peuvent définir des jetons d'intégration globale pour gérer les paramètres des URL, par exemple, dans les instructions de tâche. Ils ont la possibilité de déterminer des règles de jour férié pour indiquer les dates de jour férié s'appliquant aux échéanciers, et de créer des unités organisationnelles géographiques ou d'unité métier à associer aux paramètres de tâche (jours fériés et fuseaux horaires par exemple). Ils peuvent aussi configurer des paramètres tels que les commentaires et les suppressions de tâche, les notifications par courriel, les gestionnaires de tâches pour les valeurs maximales de taille de liste et de fichier, les approbations de demande de réaffectation et les autorisations de réouverture de tâches, ainsi qu'indiquer le mode d'affichage des tâches dans Smart View, la liste de travail et le panneau Bienvenue.

La liste de travail est l'écran principal de l'utilisateur final où il peut facilement travailler sur les tâches qui lui ont été affectées.

La page Tâches de l'échéancier affiche la liste des échéanciers et les tâches qu'ils contiennent. Les utilisateurs peuvent ainsi voir l'ensemble des tâches au sein d'un échéancier. Les options de filtrage et de vue enregistrée permettent aux utilisateurs de rapidement passer en revue leurs tâches.

Le tableau de bord Présentation fournit une vue récapitulative de toutes les tâches d'un PDV. Vous pouvez filtrer les tâches par année, période et échéancier. Vous pouvez afficher les tâches par échéancier, priorité, type de tâche ou unité organisationnelle, et en explorer les détails.

Le tableau de bord Conformité fournit des métriques sur la progression de la société vers ses objectifs de conformité, en distinguant les tâches terminées dans les délais de celles en retard, et en indiquant le nombre de tâches approuvées ou rejetées. Vous pouvez filtrer les tâches par année, période et échéancier, consulter les métriques des performances utilisateur en fonction de l'utilisateur et de l'unité organisationnelle, et explorer les détails des tâches.

Le tableau de bord organisationnel fournit un récapitulatif global des données d'un processus Task Manager via toute une variété d'affichages. Les tableaux de bord opérationnels peuvent combiner des graphiques, des listes ou des vues de pivot.

Par exemple, vous pouvez créer un tableau de bord opérationnel appelé Performances de tâche qui contient un graphique à barres sur les performances en matière de ponctualité, un graphique à secteurs sur le statut de tâche et une vue de pivot sur le statut par utilisateur.

Le rapport Task Manager est fourni par défaut : il porte sur l'exécution de la tâche. Par exemple, il affiche les tâches à risque, en avance, en retard ou rejetées par un approbateur. Il affiche également la conformité des tâches, les performances par unité organisationnelle, les utilisateurs avec des tâches en retard et une piste d'audit des modifications de tâche.

Les administrateurs peuvent définir leurs propres rapports personnalisés si nécessaire.