Présentation de Task Manager

Task Manager vous permet de définir, d'exécuter et de surveiller les activités interdépendantes d'un processus métier, ainsi que de créer des rapports les concernant. Il assure la surveillance centralisée de toutes les tâches, et offre un système d'enregistrement visible, automatisé et pouvant être répété pour exécuter un processus métier. Une tâche représente une unité d'action effectuée dans l'application. Les administrateurs ou les super utilisateurs peuvent définir des flux de tâches intégrées avec des relations interdépendantes et des hiérarchies au sein des processus métier. Ils peuvent suivre la progression, identifier les goulets d'étranglement, et corriger les éventuels retards ou erreurs survenant pendant le processus métier.

Avec un abonnement EPM Enterprise, le service est préchargé avec des tâches d'utilisateur final et d'automatisation de processus intégrées à utiliser au sein du processus métier. Les administrateurs peuvent ajouter des tâches intégrées supplémentaires avec d'autres processus métier en établissant des connexions avec d'autres services EPM Cloud. Le service peut être étendu de manière à inclure des intégrations à des applications autres qu'EPM Cloud. L'abonnement EPM Standard n'inclut pas de tâches intégrées locales et ne peut pas être étendu de façon à inclure d'autres tâches intégrées.

Task Manager, vous permet d'effectuer les opérations suivantes :

  • Définir les tâches et l'échéancier afin d'obtenir un flux de tâches efficace
  • Automatiser le processus métier, suivre son statut, et envoyer des notifications et des alertes
  • Surveiller un processus métier et agir rapidement sur les erreurs éventuelles pour éviter tout retard
  • Notifier par courriel les défauts de paiement, les dates d'échéance et les changements de statut
  • Analyser l'efficacité du processus métier

Fonctionnement de Task Manager

Task Manager fournit un cadre dans lequel peuvent être définis les composants clés suivants d'un processus métier :

  • Les unités organisationnelles servent à modéliser des régions, des entités, des unités métier, des divisions et d'autres divisions organisationnelles ou géographiques associées à la tâche. Modélisez ces unités organisationnelles sous la forme de hiérarchies pour créer la structure réelle et faciliter le reporting.
  • Les règles de jour férié sont des ensembles de dates de jour férié. Elles sont utilisées lors de la planification de la tâche.
  • Les types de tâche sont configurés par l'administrateur pour assurer la cohérence entre les tâches et tirer parti des intégrations de produit prédéfinies. Si les types de tâche prédéfinis ne répondent pas aux besoins, il peut en créer un. Les types de tâche peuvent être automatisés ou manuels avec une personne affectée définie.
  • Les modèles de tâche sont créés de manière à utiliser sur plusieurs périodes un ensemble de tâches pouvant être répété. Les échéanciers représentent la séquence chronologique des tâches créées via la sélection d'un modèle et l'affectation de dates de calendrier.
  • Les tâches peuvent être affectées à un utilisateur ou un groupe.

Le processus métier démarre lorsque l'échéancier passe du statut En attente au statut Ouvert. Lors du processus métier, l'utilisateur reçoit des notifications par courriel l'avertissant des tâches qui lui sont affectées. Il peut cliquer sur les liens du courriel afin d'accéder directement aux tâches affectées. Les administrateurs doivent activer les notifications par courriel pour autoriser ce fonctionnement. Les utilisateurs peuvent également créer des alertes pour des problèmes susceptibles de survenir. Celles-ci sont transmises aux personnes affectées et aux approbateurs pour résolution.

Rôles dans Task Manager

Task Manager inclut trois rôles essentiels :

  • Administrateur de service ou Super utilisateur : configure des modèles et des tâches pour le processus métier, et surveille le statut des activités de tableau de bord.
  • Utilisateur final : passe en revue et effectue les tâches qui lui ont été affectées. Il peut consulter la liste des tâches qui lui sont affectées dans l'application ou dans le courriel relatif aux tâches affectées.
  • Approbateur : passe en revue les tâches et détermine si elles peuvent être approuvées.

Pour consulter des exemples de flux de tâches, reportez-vous à la section Exemples de flux de tâches.

Tâches d'administrateur de service ou de super utilisateur

  1. Configuration des utilisateurs. Reportez-vous à la section Gestion des utilisateurs et des rôles du guide Mise en route d'Oracle Enterprise Performance Management Cloud pour les administrateurs.
  2. Exécution des procédures de configuration requises :
  3. Révision des tâches requises pour un processus métier, et configuration des types de tâche afin d'assurer la cohérence entre les tâches et de tirer parti des intégrations de produit prédéfinies. Reportez-vous à la section Gestion des types de tâche.
  4. Définition et enregistrement d'un ensemble de tâches comme modèle à utiliser ultérieurement, la plupart des processus métier étant répétitifs. Reportez-vous à Gestion des modèles de tâche.

    Par exemple, un administrateur peut configurer un processus métier mensuel ou trimestriel une fois, puis l'utiliser de manière répétée, chaque mois ou trimestre. Les tâches sont définies avec des tâches prédécesseurs, des personnes affectées et des approbateurs.

  5. Génération d'échéancier (ensemble chronologique de tâches) en sélectionnant un modèle et en affectant des dates de calendrier pour lancer un processus métier. Les tâches génériques du modèle sont appliquées aux dates du calendrier. Reportez-vous à Gestion des échéanciers.
  6. Passage de l'échéancier du statut En attente au statut Ouvert pour démarrer le processus métier.
  7. Modification et surveillance de l'échéancier si nécessaire.

Tâches d'utilisateur final et d'approbateur

Une fois que l'administrateur a modifié le statut de l'échéancier (Ouvert) pour démarrer un processus métier, les utilisateurs peuvent lire les instructions de tâche, répondre aux questions, et soumettre, réaffecter, approuver et rejeter des tâches. Ils peuvent par ailleurs accéder à ces tâches à partir des notifications par courriel ou en se connectant à l'application.

Pendant le processus métier, les utilisateurs peuvent effectuer les tâches suivantes :

  1. Recevoir des notifications par courriel les avertissant des tâches qui leur sont affectées et cliquer sur les liens afin d'accéder directement à ces tâches.
  2. Autre possibilité : se connecter pour accéder aux tâches affectées dans différents types de vue ainsi que pour les passer en revue.
  3. Réaliser des tâches, qui sont ensuite envoyées à des approbateurs et visibles par d'autres utilisateurs.
  4. Créer des alertes pour les problèmes rencontrés, comme des problèmes de matériel ou de logiciel. Les alertes sont transmises aux personnes affectées et aux approbateurs pour résolution.

Regardez cette vidéo de présentation pour en savoir plus.

Icône VidéoVidéo de présentation

Navigation dans l'interface utilisateur pour Task Manager

  • L'administrateur de serveur ou les super utilisateurs accèdent à Task Manager en cliquant sur Applications > Gestionnaire de tâches.
  • Les utilisateurs accèdent à toutes les fonctionnalités Task Manager via Accueil > Tâches. Cela inclut tous les écrans répertoriant les tâches et les alertes, les tableaux de bord et les rapports.