Enregistrement de documents Office dans la bibliothèque EPM Cloud à l'aide de Smart View

Vous pouvez enregistrer des documents dans Oracle Enterprise Performance Management Cloud dans le dossier Documents ou les sous-dossiers que vous avez créés.

Dans Oracle Smart View for Office, vous pouvez enregistrer des documents Microsoft Office (fichiers Word, Excel et PowerPoint) ne dépassant pas 20 Mo dans la bibliothèque EPM Cloud. Cependant, l'enregistrement de rapports Narrative Reporting dans la bibliothèque EPM Cloud n'est soumis à aucune limite de taille. Les documents que vous enregistrez dans la bibliothèque EPM Cloud sont accessibles aux autres utilisateurs disposant des droits d'accès adéquats. Vous pouvez également télécharger les fichiers enregistrés à partir de la bibliothèque.

Avant de commencer, créez les dossiers dont vous avez besoin. Reportez-vous à Création de dossiers dans la bibliothèque de la plate-forme EPM Cloud à l'aide de l'interface Web ou Création de dossiers dans la bibliothèque Narrative Reporting à l'aide de Smart View.

Pour enregistrer des documents Office dans EPM Cloud, procédez comme suit :
  1. Ouvrez une application Office (Word, Excel ou PowerPoint) et connectez-vous à un processus métier EPM Cloud.

    Si vous n'êtes pas déjà connecté, vous serez invité à vous connecter lorsque vous utiliserez les options Enregistrer ou Enregistrer sous.

  2. Effectuez cette étape avant d'enregistrer un document Office dans EPM Cloud pour la première fois : dans le panneau Smart View, accédez à un cube et sélectionnez Connexion dans le panneau Action.

    Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris sur le cube dans le panneau Smart View et sélectionner Connexion.

    Note:

    Vous devez effectuer cette étape une seule fois pour chaque processus métier dans lesquels vous envisagez d'enregistrer des documents Office.

  3. Pour enregistrer le document Office actuellement ouvert dans le dossier à partir duquel il a été ouvert, cliquez sur Enregistrer dans le ruban Smart View.

    Utilisez la commande Enregistrer après avoir téléchargé et modifié un fichier. Lorsque vous cliquez sur Enregistrer, le fichier est enregistré au même emplacement dans le noeud Documents.

    Note:

    Tenez compte des meilleures pratiques suivantes :

    • Si vous venez de commencer un nouveau document Office, vous devez d'abord l'enregistrer dans l'application Office. Par exemple, si vous venez de commencer un fichier Word, enregistrez-le à l'aide de la commande Enregistrer dans Word afin qu'il soit enregistré localement ou à un emplacement réseau.

      Ensuite, lorsque vous cliquez sur Enregistrer dans le ruban Smart View, Smart View enregistre le document sous le nom sous lequel vous avez enregistré le fichier dans Office.

    • En cas de connexion à un environnement EPM Cloud OCI (Gen 2) dans lequel la détection de virus est activée, si le fichier que vous tentez d'enregistrer contient un virus, il n'est pas enregistré.

    • Narrative Reporting : par défaut, l'option Enregistrer enregistre le fichier Office dans Ma bibliothèque (votre dossier personnel). Un message vous indique si l'enregistrement est terminé ou s'il a échoué : cliquez sur OK.

      Les autres utilisateurs n'ont pas accès à votre dossier Ma bibliothèque ou au fichier enregistré. Vous pouvez télécharger et utiliser les fichiers enregistrés dans Ma bibliothèque. Après avoir téléchargé et modifié un fichier, cliquez sur Enregistrer pour enregistrer le fichier au même emplacement dans Ma bibliothèque. L'option Enregistrer sous vous permet d'enregistrer le fichier dans un emplacement de dossier accessible aux autres utilisateurs dans la bibliothèque EPM Cloud.

  4. Pour enregistrer le fichier Office actuellement ouvert dans le dossier de votre choix de la bibliothèque EPM Cloud, cliquez sur Enregistrer sous, indiquez les paramètres ci-dessous, puis cliquez sur Charger.

    • Connexion cloud : sélectionnez la connexion de fournisseur de bibliothèques dans la liste déroulante.

    • Emplacement du dossier de bibliothèque : utilisez le bouton Parcourir pour accéder au dossier d'enregistrement du fichier.
    • Nom du document : saisissez le nom du fichier. Il ne doit pas forcément être identique au nom de fichier actuel.
    • Description : saisissez une description pour le fichier enregistré (facultatif).

    Vous, ainsi que les autres utilisateurs, pouvez télécharger et utiliser les fichiers enregistrés dans les dossiers de la librairie EPM Cloud. Tenez compte des meilleures pratiques suivantes :

    • Après avoir téléchargé et modifié un fichier, cliquez sur Enregistrer pour enregistrer le fichier au même emplacement dans la bibliothèque EPM Cloud.
    • L'option Enregistrer sous vous permet d'enregistrer un fichier téléchargé à un autre emplacement de dossier accessible aux autres utilisateurs dans la bibliothèque EPM Cloud.
    • Lorsque vous enregistrez des documents à l'aide de l'option Enregistrer sous, l'extension de fichier est automatiquement ajoutée en fonction de l'extension de fichier par défaut du document. Par exemple, si votre feuille Excel locale est à l'ancien format d'extension .xls, la feuille sera enregistrée dans la bibliothèque EPM Cloud avec la même extension.
    • Pour convertir un document de l'ancien format Microsoft Office (.xls, .doc, .ppt) vers un nouveau format (.xlsx, .docx, .pptx), utilisez la commande Enregistrer sous de l'application Office pour enregistrer dans un premier temps le fichier localement au nouveau format, puis le charger vers la bibliothèque EPM Cloud à l'aide de la fonctionnalité Enregistrer sous de Smart View.
  5. Répétez les étapes précédentes pour les autres documents Office que vous voulez enregistrer dans le dossier Documents ou dans un dossier de votre choix de la bibliothèque EPM Cloud.