Identifier les doclets

Une fois le package de rapports créé à l'aide de l'assistant, vous devez identifier les parties de votre rapport qui deviendront des doclets. Les doclets désignent les parties distinctes d'un rapport qui sont affectées à des auteurs chargés de rédiger le contenu. Plusieurs stratégies sont envisageables pour diviser un rapport en doclets. Considérons les composants du rapport pour lequel nous voulons créer un package de rapports et étudions les différentes stratégies utilisables pour le décomposer en doclets. Nous utiliserons l'exemple de package de rapports basé sur Word fourni avec Narrative Reporting. Reportez-vous à Utiliser l'exemple de package de rapports.

Notre exemple de rapport se dessine comme suit :

Page de couverture

Table des matières

Compte de résultat

Bilan

Notes

Métriques

Arriérés et livraison

Voici les différentes stratégies que vous pouvez adopter pour diviser ce rapport en doclets.

Division selon la table des matières

La méthode la plus simple pour diviser le rapport consiste à créer un doclet pour chaque élément de la table des matières.

Cette méthode a l'avantage d'être simple et facile à suivre, laissant aux auteurs la possibilité de travailler sur chaque élément distinct et de le soumettre séparément. Cependant, elle n'est peut-être pas la plus efficace.

Division selon les rôles

Vous pouvez également diviser le rapport par rôle. Si une partie de votre rapport est rédigée ou approuvée par une même personne, vous pouvez créer un doclet pour cette partie. Dans la figure ci-dessus, trois auteurs sont responsables des sept doclets.

• Adam est responsable de la page de couverture et de la table des matières.

• Annie est responsable de tous les états financiers.

• Peter est responsable des relevés de métriques.

Autrement dit, bien qu'Annie soit responsable de tous les états financiers, elle doit les traiter et les soumettre séparément car chacun d'eux constitue un doclet distinct. Ainsi, elle finalise et soumet le rapport sur les revenus, puis elle enchaîne avec le bilan, et enfin avec les notes. Si tous ces éléments ont un approbateur commun (un directeur financier, par exemple), celui-ci devra également ouvrir et approuver trois doclets distincts. Dans ce cas, mieux vaut diviser le rapport par auteur. Dans la figure ci-dessous, Adam travaille sur un doclet pour la page de couverture et la table des matières, Annie sur un doclet contenant tous les états financiers et Peter sur un doclet correspondant aux métriques.

Vous pouvez tout aussi bien diviser le rapport par réviseur. Par exemple, si Annie rédige tous les états financiers, mais que le compte de résultat et le bilan sont revus par deux groupes différents, vous pouvez créer un doclet pour le compte de résultat et un autre pour le bilan de façon à pouvoir affecter chacun d'eux aux groupes de réviseurs pertinents.

Division selon la chronologie

Vous pouvez diviser un rapport en doclets en fonction de leur date de mise à disposition. Un rapport peut regrouper des informations provenant de différents services et fournies à différentes dates. De ce fait, chaque partie de votre rapport peut être traitée à des moments divers. Par exemple :

• La page de couverture pourra être traitée à tout moment.

• Le compte de résultat et le bilan seront prêts le 6 mars.

• Les notes et les métriques seront finalisées le 10 mars.

• Le relevé d'arriérés sera prêt le 13 mars.

• La table des matières ne pourra être préparée qu'après soumission de toutes les autres sections.

Si vous créez un seul doclet pour Annie, qui est responsable des états financiers et des notes, elle ne sera pas en mesure de soumettre un quelconque travail avant le 10 mars, date d'échéance de la section des notes, et ce même si le compte de résultat et le bilan sont finalisés le 6 mars. Dans ce cas, mieux vaut diviser le rapport en fonction de la chronologie :

Cette méthode permet aux auteurs de travailler sur le contenu du doclet dès qu'il est disponible ; ils n'ont pas à attendre que la totalité du contenu dont ils sont responsables soit prêt.