Termes de Task Manager

Les tâches sont des activités effectuées lors d'un processus métier, par exemple la saisie de données de formulaire ou la révision de nouveaux comptes.

Les administrateurs de service et les super utilisateurs définissent les tâches du processus, et spécifient les détails de chaque tâche, comme les dates de début et de fin, les personnes affectées et les approbateurs. Les utilisateurs ouvrent les tâches qui leur sont affectées, lisent les instructions, répondent aux questions, puis soumettent les tâches une fois celles-ci terminées.

Les modèles définissent un ensemble pouvant être répété de tâches requises pour un processus métier. Les administrateurs peuvent enregistrer un ensemble de tâches définies en tant que modèle afin de l'utiliser pour les périodes futures, par exemple tous les mois ou tous les trimestres, plutôt que de recréer les tâches à chaque fois.

Par exemple, un administrateur peut enregistrer un ensemble de tâches requises pour un processus mensuel et utiliser le même modèle pour ce processus tous les mois.

Un échéancier est un ensemble de tâches classées pour un processus métier. Les échéanciers peuvent être créés à partir d'un modèle de tâches prédéfinies ou manuellement. Lorsque les administrateurs créent un échéancier, ils mappent les dates relatives définies pour les tâches du processus métier (par exemple, Jour 1 et 2) avec les dates du calendrier (par exemple, 1er et 2 mars). Lorsqu'ils définissent le statut de l'échéancier sur Ouvert, les tâches sont exécutées en fonction de la date et de l'heure de début planifiées.

Par exemple, un administrateur crée un échéancier de processus mensuel pour Mars, avec la tâche Réviser les nouveaux comptes affectée au 1er mars. Lorsque l'administrateur fait passer l'échéancier du statut En attente au statut Ouvert, la tâche Réviser les nouveaux comptes démarre le 1er mars et une notification par courriel est envoyée à la personne affectée à la tâche.

Les types de tâche permettent de standardiser les détails de toutes les tâches de même type. Les détails définis dans le type de tâche sont hérités par toutes les tâches créées avec ce type de tâche. Par exemple, lorsqu'un administrateur définit les paramètres du type de tâche Approuver les données, comme les instructions ou les règles, ces paramètres sont partagés par toutes les tâches créées avec ce type.

• Tâche de base : type de tâche par défaut qui ne contient aucun détail de tâche.
• Tâche parent : type de tâche permettant de créer des tâches parent pour des hiérarchies de tâches. Par exemple, la tâche parent Charger les données peut avoir des tâches enfant comme Charger les données des ventes EMEA et Charger les données des ventes NA.
• Tâche d'intégration : type de tâche qui définit une action et inclut le composant d'application, comme un formulaire, ou les paramètres nécessaires pour établir un lien avec une application externe. Les intégrations et types de tâche prédéfinis sont automatiquement chargés pour votre service. Une fois que vous avez configuré une connexion à un autre service, vous pouvez inclure les types de tâches d'intégration de ce service à vos tâches.

  Par exemple, un administrateur utilisant Task Manager dans un service peut activer et synchroniser les connexions à un autre service, comme Account Reconciliation, ce qui charge les intégrations et les types de tâche Account Reconciliation prédéfinis.

Les intégrations servent à automatiser les tâches dans les applications externes et les processus métier Oracle Fusion Cloud EPM. Vous pouvez définir des tâches qui incluent des intégrations à d'autres applications. Les services Cloud EPM sont configurés automatiquement avec les intégrations prédéfinies locales pour le processus métier.

Si vous disposez d'abonnements à d'autres services Cloud EPM, vous pouvez créer des connexions entre les services et activer les intégrations à l'aide de Task Manager. Les intégrations prédéfinies permettent d'effectuer des tâches Task Manager qui ont accès à d'autres fonctionnalités Cloud EPM. Vous pouvez également créer des intégrations personnalisées, par exemple des tâches de surveillance d'événements personnalisées.

Les tâches d'intégration sont exécutées en fonction de l'un des types d'exécution suivants, défini dans la tâche :

• Utilisateur final : tâche qui demande à l'utilisateur d'interagir avec une interface utilisateur pour exécuter la tâche. Lorsqu'un utilisateur lance une tâche d'utilisateur final, celle-ci ouvre automatiquement le composant d'interface utilisateur nécessaire à son exécution. Par exemple, la tâche Entrer les données de formulaire demande à l'utilisateur de saisir des données. Lorsque la tâche Entrer les données de formulaire est lancée, elle ouvre l'interface utilisateur de formulaire.
• Automatisation de processus : tâche exécutée en arrière-plan sans aucune interaction utilisateur. Ces intégrations sont automatiquement exécutées dans des applications externes lorsque leur date et leur heure de début sont atteintes, et que leurs tâches prédécesseurs sont terminées. Par exemple, une tâche Charger les données peut être définie de sorte à être exécutée automatiquement pendant la nuit, conformément à sa date et à son heure de début.
• Surveillance d'événements : tâche permettant de surveiller un événement donné ayant lieu sur un système externe. Lorsque l'action survient ou que le statut est attribué dans l'application externe, le statut de la tâche est défini sur Fermé. Par exemple, si vous utilisez Task Manager dans une application, vous pouvez surveiller le statut d'une tâche de copie de données dans une application externe. Lorsque la tâche de copie de données est terminée et que son statut est défini sur Fermé, vous pouvez démarrer la tâche suivante dans votre application, par exemple, approuver les données.

Les alertes sont des notifications émises par les utilisateurs concernant des problèmes rencontrés lors du processus, qui se rapportent par exemple au matériel ou au logiciel. Lorsque les utilisateurs rencontrent un problème et créent une alerte, ils sélectionnent un type dans la liste des types d'alerte prédéfinis afin d'identifier le problème. L'alerte est envoyée à la personne affectée à la résolution du problème, définie dans le type d'alerte.

Imaginons par exemple qu'un utilisateur doit exécuter une tâche arrivant à échéance et qu'il ne peut pas accéder aux tâches qui lui sont affectées. L'utilisateur sélectionne un type d'alerte, comme Problème d'accès, qui envoie l'alerte à la personne affectée prédéfinie, par exemple l'administrateur système. Celui-ci résout le problème d'accès, puis ferme l'alerte.

Les types d'alerte sont des catégories de problèmes susceptibles de survenir lors du processus métier. Les administrateurs peuvent créer des types d'alerte, par exemple Données manquantes ou Problème d'accès. Chaque type d'alerte définit une procédure qui permet de recueillir des informations essentielles sur le problème et affecte des membres du personnel clés à la résolution des problèmes.

Par exemple, un administrateur peut créer un type d'alerte nommé Problème d'accès contenant des questions destinées aux utilisateurs afin d'obtenir plus d'informations détaillées. L'administrateur définit un workflow pour le type d'alerte avec une personne affectée à la résolution du problème, comme un administrateur système, et une personne affectée secondaire si nécessaire.

Les paramètres système permettent aux administrateurs de service d'indiquer des valeurs par défaut pour les paramètres Task Manager.

Les administrateurs peuvent définir des jetons d'intégration globale afin de gérer les paramètres d'URL, par exemple dans les instructions de tâche. Ils peuvent déterminer des règles de jour férié dont les dates de jour férié s'appliquent aux échéanciers, et créer des unités organisationnelles géographiques ou métier à associer aux paramètres de tâche tels que les jours fériés et les fuseaux horaires. Ils peuvent également configurer des paramètres, tels que les commentaires et les suppressions de tâche, les notifications par courriel, les gestionnaires de tâche pour les valeurs maximales de taille de liste et de fichier, les approbations de demande de réaffectation, et les autorisations de réouverture de tâches, ainsi qu'indiquer le mode d'affichage des tâches dans Smart View, la liste de travail et le panneau Bienvenue.

La liste de travail est l'écran principal de l'utilisateur final dans lequel ce dernier peut facilement travailler sur les tâches qui lui sont affectées.

La page Tâches de l'échéancier affiche la liste des échéanciers et les tâches qu'ils contiennent. Les utilisateurs peuvent ainsi afficher toutes les tâches d'un échéancier. Les options de filtrage et de vue enregistrée permettent aux utilisateurs de passer rapidement en revue leurs tâches.

Le tableau de bord Présentation fournit une vue récapitulative de toutes les tâches d'un PDV. Vous pouvez filtrer les tâches par année, période et échéancier. Vous pouvez afficher les tâches par échéancier, priorité, type de tâche ou unité organisationnelle, et explorer les détails de tâche.

Le tableau de bord Conformité fournit des métriques sur la progression de la société vers ses objectifs de conformité, en distinguant les tâches terminées dans les délais de celles en retard, et en indiquant le nombre de tâches approuvées ou rejetées. Vous pouvez filtrer les tâches par année, période et échéancier, afficher les métriques de performances utilisateur par utilisateur et unité organisationnelle, et explorer les détails de tâche.

Le tableau de bord opérationnel fournit un récapitulatif global des données pour un processus Task Manager avec toute une variété d'affichages. Les tableaux de bord opérationnels peuvent combiner des graphiques, des listes ou des vues de pivot.

Par exemple, vous pouvez créer un tableau de bord opérationnel nommé Performances des tâches contenant un graphique à barres pour les performances de ponctualité, un graphique à secteurs pour le statut des tâches, et une vue de pivot pour le statut par utilisateur.

Le rapport Task Manager est un rapport fourni par défaut concernant l'exécution des tâches. Il affiche par exemple les tâches à risque, en avance, en retard ou rejetées par un approbateur. Il affiche également la conformité des tâches, les performances par unité organisationnelle, les utilisateurs avec des tâches en retard et une piste d'audit des modifications apportées aux tâches.

Les administrateurs peuvent définir leurs propres rapports personnalisés selon leurs besoins.