Présentation de Task Manager

Task Manager permet de définir, d'exécuter, de surveiller et de créer des rapports sur les activités interdépendantes d'un processus métier. Il assure la surveillance centralisée de toutes les tâches, et offre un système d'enregistrement visible, automatisé et pouvant être répété pour exécuter un processus métier. Une tâche représente l'unité d'action effectuée dans l'application. Les administrateurs et les super utilisateurs peuvent définir des flux de tâches intégrés avec des hiérarchies et des relations interdépendantes dans leurs processus métier. Ils peuvent suivre la progression, identifier les obstacles, et corriger les erreurs ou retards susceptibles de survenir dans le processus métier.

Avec un abonnement EPM Enterprise, le service est préchargé avec des tâches d'utilisateur final et d'automatisation de processus intégrées à utiliser dans le processus métier. Les administrateurs peuvent ajouter des tâches intégrées supplémentaires avec d'autres processus métier en établissant des connexions avec d'autres services Oracle Fusion Cloud EPM. Le service peut être étendu davantage de façon à inclure des intégrations à des applications autres que Cloud EPM. L'abonnement EPM Standard n'inclut pas de tâches intégrées locales et ne peut pas être étendu pour inclure d'autres tâches intégrées.

Task Manager vous permet d'effectuer les opérations suivantes :

• Définir les tâches et l'échéancier afin d'obtenir le flux le plus efficace
• Automatiser le processus métier, suivre les statuts, et envoyer des notifications et des alertes
• Surveiller un processus métier et corriger rapidement les éventuelles erreurs pour éviter les retards
• Envoyer des notifications par courriel pour les défauts de paiement, les dates d'échéance et les changements de statut
• Analyser l'efficacité du processus métier

Fonctionnement de Task Manager

Task Manager fournit une structure dans laquelle les composants clés suivants d'un processus métier peuvent être définis :

• Les unités organisationnelles permettent de modéliser des régions, des entités, des unités métier, des divisions, et d'autres divisions organisationnelles ou géographiques associées à la tâche. Modélisez ces unités organisationnelles sous forme de hiérarchies pour créer la structure réelle et faciliter le reporting.
• Les règles de jour férié sont des collections de dates de jour férié utilisées par la planification de la tâche.
• L'administrateur définit les types de tâche pour assurer la cohérence entre les tâches et tirer parti des intégrations de produit prédéfinies. Si les types de tâche prédéfinis ne répondent pas à ses besoins, il peut créer un type de tâche. Les types de tâche peuvent être automatisés ou manuels avec une personne affectée définie.
• Les modèles de tâche sont créés afin d'utiliser un ensemble pouvant être répété de tâches dans plusieurs périodes. Ces échéanciers représentent la séquence chronologique de tâches créée en sélectionnant un modèle et en affectant des dates de calendrier.
• Les tâches peuvent être affectées à un utilisateur, à une équipe ou à un groupe.

Le processus métier démarre lorsque l'échéancier passe du statut En attente au statut Ouvert. Lors du processus métier, l'utilisateur reçoit des notifications par courriel l'avertissant des tâches qui lui sont affectées et peut cliquer sur les liens du courriel afin d'accéder directement à une tâche affectée. Pour que l'utilisateur puisse recevoir ces notifications par courriel, les administrateurs doivent les activer. Les utilisateurs peuvent également créer des alertes pour les éventuels problèmes rencontrés. Ces alertes sont transmises aux destinataires et aux approbateurs pour résolution.

Rôles dans Task Manager

Task Manager inclut trois rôles clés :

• Administrateur de service ou Super utilisateur : configure les modèles et tâches du processus métier, et surveille le statut des activités de tableau de bord.
• Utilisateur final : passe en revue les tâches affectées et les exécute. Il peut afficher la liste des tâches affectées dans l'application ou à partir du courriel l'avertissant des tâches qui lui sont affectées.
• Approbateur : révise les tâches et détermine si elles peuvent être approuvées.

Pour consulter des exemples de flux de tâches, reportez-vous à la section Exemples de flux de tâches.

Tâches de l'administrateur de service ou du super utilisateur :

1. Il configure les utilisateurs. Reportez-vous à la section Gestion des utilisateurs et des rôles du guide Guide de mise en route pour les administrateurs.
2. Il exécute les procédures de configuration requises :
   • Configurer des unités organisationnelles. Reportez-vous à la section Gestion des unités organisationnelles de Task Manager.
   • Configurer des jetons d'intégration globale. Reportez-vous à la section Gestion des jetons d'intégration globale.
   • Configurer des règles de jour férié. Reportez-vous à la section Gestion des règles de jour férié pour les tâches.
   • Configurer la taille de pièce jointe et d'autres paramètres système. Reportez-vous à la section Définition de gestionnaires Task Manager.

   • Activer les notifications par courriel. Reportez-vous à la section Configuration des courriels pour les notifications du guide Utilisation de Financial Consolidation and Close.

3. Il passe en revue les tâches requises pour un processus métier, et configure les types de tâche afin d'assurer la cohérence entre les tâches et de tirer parti des intégrations de produit prédéfinies. Reportez-vous à Gestion des types de tâche.
4. Il définit et enregistre un ensemble de tâches comme modèle à utiliser pour les périodes futures car de nombreux processus métier sont répétitifs. Reportez-vous à Gestion des modèles de tâche.

   Par exemple, un administrateur peut configurer un processus métier mensuel ou trimestriel une fois, puis l'utiliser tous les mois ou tous les trimestres. Les tâches sont définies avec des tâches prédécesseurs, des personnes affectées et des approbateurs.

5. Il génère un échéancier (un ensemble chronologique de tâches) en sélectionnant un modèle et en affectant des dates de calendrier pour lancer un processus métier. Les tâches génériques du modèle sont appliquées aux dates du calendrier. Reportez-vous à Gestion des échéanciers.
6. Il fait passer l'échéancier du statut En attente au statut Ouvert pour démarrer un processus métier.
7. Il modifie et surveille l'échéancier selon les besoins.

Tâches des utilisateurs finals et de l'approbateur :

Une fois que l'administrateur a modifié le statut de l'échéancier (Ouvert) pour démarrer un processus métier, les utilisateurs peuvent lire les instructions de tâche, répondre aux questions ainsi que soumettre, réaffecter, approuver et rejeter des tâches. Ils peuvent par ailleurs accéder à ces tâches à partir des notifications par courriel ou en se connectant à l'application.

Lors du processus métier, les utilisateurs peuvent :

1. recevoir des notifications par courriel les avertissant des tâches qui leur sont affectées et cliquer sur les liens dans le courriel afin d'accéder directement à ces tâches ;
2. se connecter à des fins de révision et pour accéder aux tâches affectées dans différents types de vue ;
3. exécuter des tâches, qui sont ensuite envoyées à des approbateurs et qui peuvent être visualisées par d'autres utilisateurs ;
4. créer des alertes pour les problèmes touchant par exemple le matériel ou le logiciel. Les alertes sont transmises aux personnes affectées et aux approbateurs pour résolution.

Regardez cette vidéo de présentation pour en savoir plus.

Vidéo de présentation

Navigation dans l'interface utilisateur de Task Manager

• L'administrateur de service ou les super utilisateurs accèdent à Task Manager via Applications > Task Manager.
• Les utilisateurs peuvent accéder à Task Manager dans Accueil > Tâches. De la même manière, ils peuvent accéder aux rapports et aux tableau de bord à partir de l'accueil afin de surveiller l'exécution de leurs tâches.