Configuration des courriels pour les notifications

Des notifications Task Manager sont envoyées par lot aux utilisateurs le jour suivant la date à laquelle l'événement déclenche la notification. Reportez-vous également à la section Activation des notifications du guide Administration de Financial Consolidation and Close.

Pour configurer et activer les notifications par courriel, procédez comme suit :

1. Sur la page d'accueil, cliquez sur Outils, puis sur Préférences utilisateur.
2. Cliquez sur Notifications.
3. Facultatif : si vous êtes un administrateur, vous pouvez sélectionner Utiliser les paramètres de l'administrateur.
4. Dans Adresse électronique, entrez votre adresse électronique.
5. Sous Notifications, sélectionnez les mises à jour de l'application pour lesquelles vous souhaitez recevoir des notifications :
   • Listes des tâches
   • Approbations
   • Console de jobs
6. Saisissez les détails des notifications Task Manager:
   1. Facultatif : sélectionnez Utiliser les paramètres de l'administrateur pour empêcher les utilisateurs de personnaliser les paramètres de notification par courriel. Si cette case est cochée, tous les paramètres de préférences utilisateur sont remplacés par ceux de l'administrateur, autrement dit l'utilisateur hérite des préférences définies par l'administrateur.
   2. Renseignez les champs Heure de début du courriel et Heure de fin du courriel.
   3. Sous Type de notification, sélectionnez le type de notification, puis développez le processus métier pour sélectionner l'option correspondant au destinataire de la notification, par exemple "Vous êtes approbateur de la tâche et l'approbateur de tâche est en retard".
   4. Sous M'avertir, dans la liste déroulante, sélectionnez la fréquence à laquelle la notification sera envoyée :
      • Immédiatement : si vous définissez M'avertir sur Immédiatement, les notifications par courriel sont envoyées immédiatement, même en dehors de la plage définie par les heures de début/fin du courriel de l'utilisateur.
      • Une fois par jour
      • Toutes les 2 heures
      • Toutes les 3 heures
      • Toutes les 4 heures
      • Toutes les 6 heures
      • Mixte
      • Jamais : sélectionnez cette option pour désactiver une notification. Décochez les cases Notifications, puis sous M'avertir, sélectionnez Jamais.

   Tous les paramètres de cet onglet sont désactivés si l'administrateur de service n'a pas autorisé la personnalisation des préférences utilisateur de notification par courriel.

   

   Tout nouvel utilisateur hérite des paramètres de notification par courriel par défaut définis par l'administrateur de service. Cela inclut les paramètres de notification de retard, de notification de modification de statut et de notification de rappel de la date d'échéance. Si l'administrateur de service a autorisé les utilisateurs à définir leurs propres paramètres de notification par courriel, tous les utilisateurs peuvent choisir l'une des options suivantes :

   • Continuer à utiliser les paramètres par défaut définis par l'administrateur de service. Toute mise à jour des paramètres de notification par courriel effectuée ultérieurement par l'administrateur de service sera reflétée dans les paramètres des utilisateurs.
   • Personnaliser un ou plusieurs paramètre(s) de notification par courriel. Si aucune valeur n'est définie pour une préférence spécifique, la valeur par défaut correspondante définie par l'administrateur de service continue d'être utilisée.

   Des notifications sont envoyées dans les situations suivantes :

   • Notifications de retard : une notification de retard est envoyée aux utilisateurs le lendemain de la date d'échéance de la tâche.

   • Notifications de modification de statut : une notification indiquant que la tâche est prête à être exécutée est envoyée lorsque le statut de la tâche change.

   • Rappels de date d'échéance : un rappel est envoyé aux utilisateurs un nombre de jours spécifié avant la date d'échéance de la tâche.

7. Cliquez sur Enregistrer. Vous recevez une notification indiquant que les préférences utilisateur ont été définies.