Configuration des courriels pour les notifications

Vous pouvez configurer les types suivants de notification par courriel :

• Notification de retard (pour Task Manager, Supplemental Data Manager et les journaux Enterprise)
• Notification de modification du statut (pour les alertes, Task Manager, Supplemental Data Manager, les journaux Enterprise et les journaux de consolidation)
• Notification de rappel de la date d'échéance (pour Task Manager, Supplemental Data Manager et les journaux Enterprise)

Des notifications sont envoyées par lot aux utilisateurs le jour suivant la date à laquelle l'événement déclenche la notification. Reportez-vous également à la section Activation des notifications du guide Administration de Financial Consolidation and Close.

Tout nouvel utilisateur hérite des paramètres de notification par courriel par défaut définis par l'administrateur de service. Cela inclut les paramètres de notification de retard, de notification de modification de statut et de notification de rappel de la date d'échéance. Si l'administrateur de service a autorisé les utilisateurs à définir leurs propres paramètres de notification par courriel, tous les utilisateurs peuvent choisir l'une des options suivantes :

• Continuer à utiliser les paramètres par défaut définis par l'administrateur de service. Toute mise à jour des paramètres de notification par courriel effectuée ultérieurement par l'administrateur de service sera reflétée dans les paramètres des utilisateurs.
• Personnaliser un ou plusieurs paramètre(s) de notification par courriel. Si aucune valeur n'est définie pour une préférence spécifique, la valeur par défaut correspondante définie par l'administrateur de service continue d'être utilisée.

Des notifications sont envoyées dans les situations suivantes :

Pour configurer et activer les notifications par courriel, procédez comme suit :

• Notification de retard : une notification de retard est envoyée aux utilisateurs le lendemain de la date d'échéance de la tâche.
• Notification de modification du statut : une notification indiquant que la tâche est prête à être exécutée est envoyée lorsque le statut de la tâche change.
• Rappel de la date d'échéance : un rappel est envoyé aux utilisateurs un nombre de jours spécifié avant la date d'échéance de la tâche.

Pour configurer et activer les notifications par courriel, procédez comme suit :

1. Sur la page d'accueil, cliquez sur Outils, puis sur Préférences utilisateur.
2. Cliquez sur Notifications.
3. Dans Adresse électronique, entrez votre adresse électronique.
4. Sous Notifications, sélectionnez les mises à jour de l'application pour lesquelles vous souhaitez recevoir des notifications :
   • Listes des tâches
   • Approbations
   • Console de jobs
5. Sous Notifications opérationnelles, vous pouvez indiquer les détails suivants.

   Remarque :

   Tous les paramètres sont désactivés si l'administrateur n'a pas autorisé la personnalisation des préférences utilisateur de notification par courriel. Vous pouvez éventuellement sélectionner Utiliser les paramètres de l'administrateur pour empêcher les utilisateurs de personnaliser les paramètres de notification par courriel. Dans les deux cas, l'utilisateur héritera des préférences définies par l'administrateur et la section Notifications opérationnelles sera affichée en lecture seule comme illustré dans la capture d'écran suivante.
   1. Renseignez les champs Heure de début du courriel et Heure de fin du courriel.
   2. Sous Type de notification, développez le type de notification, puis développez le composant pour sélectionner l'option correspondant au destinataire de la notification. Par exemple, "Vous êtes approbateur de la tâche et l'approbateur de tâche est en retard".
   3. Sous M'avertir, dans la liste déroulante, sélectionnez la fréquence à laquelle la notification doit être envoyée :
      • Immédiatement : les notifications par courriel sont envoyées immédiatement, même en dehors de la plage définie par les heures de début/fin du courriel de l'utilisateur.
      • Une fois par jour
      • Toutes les 2 heures
      • Toutes les 3 heures
      • Toutes les 4 heures
      • Toutes les 6 heures
      • Mixte
      • Jamais : sélectionnez cette option pour désactiver une notification. Désélectionnez les cases Notifications, puis sous M'avertir, sélectionnez Jamais.
   
6. Cliquez sur Enregistrer. Vous recevez une notification indiquant que les préférences utilisateur ont été définies.