Activation des notifications par courriel

Les administrateurs de service peuvent configurer des notifications par courriel pour les utilisateurs Task Manager. Lorsque vous activez les notifications par courriel, des notifications de lot sont générées. Lorsque la notification devient inutile, vous pouvez désactiver les notifications par courriel et les rappels.

Remarque :

Les notifications par courriel ne sont pas activées par défaut.

Les administrateurs peuvent également affecter le nombre de jours avant une date d'échéance en vue de l'envoi de notifications de rappel.

Les notifications de rappel de la date d'échéance sont envoyées par courriel aux personnes affectées et aux approbateurs dans les conditions suivantes :

  • Modifications de responsabilité pour une action Task Manager : notification envoyée selon les informations dans l'action

  • Date d'échéance dépassée : notification envoyée selon les informations dans l'action

  • Date d'échéance approchant : notification envoyée en fonction du nombre de jours à l'avance indiqué

Pour activer les courriels de notification, procédez comme suit :

  1. Sur la page d'accueil, cliquez sur Application, puis sur Task Manager.
  2. Cliquez sur l'onglet Paramètres système à gauche.
  3. Sélectionnez Notifications par courriel.
  4. Pour Notifications par courriel, sélectionnez Activer pour activer la notification ou Désactiver pour la désactiver.
  5. Saisissez une adresse électronique dans Adresse de l'expéditeur. Vous pouvez modifier l'adresse pour indiquer une adresse spécifique ou inclure un sigle produit afin d'avertir l'utilisateur de la provenance de la notification. Si le champ Adresse de l'expéditeur peut être modifié, saisissez l'adresse électronique. Sinon, l'adresse électronique par défaut no.reply@epm.oraclecloud.com est affichée et ne peut pas être modifiée. Les notifications par courriel incluent également le nom du service dans le pied de page du courriel. Par exemple : "Remarque : Ceci est une notification automatique envoyée par courriel générée à partir d'EPM Task Manager sur efim.arcs".
  6. Saisissez le nombre de jours avant la date d'échéance pour l'envoi d'un rappel.
  7. Cochez la case Définition par l'utilisateur. Lorsque l'administrateur coche cette case, les utilisateurs peuvent personnaliser leurs paramètres personnels de notification par courriel. S'il ne la coche pas, les utilisateurs héritent des paramètres qu'il définit.
  8. Utilisez Heure de début du courriel et Heure de fin du courriel pour indiquer la période pendant laquelle les courriels planifiés sont envoyés au cours d'une journée. Ce paramètre est appliqué dans le fuseau horaire de chaque utilisateur. Gérer les paramètres des notifications par courriel
  9. Indiquez les paramètres de Type de notification. Les types de notification suivants peuvent être définis :
    • Notification de retard
    • Notification de modification du statut
    • Notification de rappel de la date d'échéance

    Type de notification

    Sélectionnez une option pour M'avertir :

    • Immédiatement : par exemple, pour Notification de modification du statut, développez Task Manager, puis développez encore pour choisir Vous êtes approbateur de l'alerte et le statut de l'alerte est passé à Ouvert avec approbateur. Puis sélectionnez Immédiatement pour être informé dès qu'un approbateur effectue une action.

      Remarque :

      Si vous définissez M'avertir sur Immédiatement, les notifications par courriel sont envoyées immédiatement, même en dehors de la plage définie par les heures de début/fin du courriel de l'utilisateur.
    • Une fois par jour
    • Toutes les 2 heures
    • Toutes les 3 heures
    • Toutes les 4 heures
    • Toutes les 6 heures
    • Mixte
    • Jamais : sélectionnez cette option pour désactiver une notification. Cette option n'est applicable que pour Notification de modification du statut et Notification de rappel de la date d'échéance. Pour Notification de retard, seuls les types de notification suivants bénéficient de cette option :
      • Vous êtes propriétaire de la tâche et la personne affectée à la tâche est en retard
      • Vous êtes propriétaire de la tâche et l'approbateur de tâche est en retard

    Remarque :

    Pour chaque type de notification, développez les préférences de chaque notification et choisissez quand les recevoir :

    Par exemple, pour Notification de modification du statut, développez Task Manager, puis développez et sélectionnez Vous êtes approbateur de la tâche et l'approbateur de tâche est en retard. Sélectionnez Toutes les 2 heures comme fréquence de notification.

    Vous pouvez remplacer un paramètre de niveau inférieur (par exemple, configurer le type de notification sur Toutes les 2 heures, puis remplacer l'une des conditions par Une fois par jour). Le paramètre parent contient alors le mot Mixte, afin d'indiquer que plusieurs préférences ont été définies pour les paramètres de niveau enfant. Vous pouvez remplacer la valeur Mixte par une autre préférence. Les paramètres de niveau enfant prennent alors la nouvelle valeur.

    Si un administrateur désactive les notifications par courriel dans Services, celles-ci sont suspendues.

    Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Gestion des types et des paramètres de notification.

    Reportez-vous également à la section Configuration des courriels pour les notifications dans le guide Utilisation de Financial Consolidation and Close.