Spécification des paramètres de workflow des journaux Enterprise

Dans un modèle de journal Enterprise, l'onglet Journaux permet d'indiquer les paramètres de workflow de journal, comme les dates de début et de fin, et les utilisateurs du workflow.

Selon le paramètre Début de l'échéancier du modèle, vous définissez la contrepartie de jour de début en fonction du moment où vous voulez rendre disponible le journal. Le journal conserve le statut En attente jusqu'à cette date. Par exemple, vous pouvez définir la contrepartie de jour de début de journal sur -25 afin que les journaux associés à ce modèle et à cette période deviennent disponibles 25 jours avant la date de fin de période. La date de fin s'appuie sur la date de début et y ajoute la durée affectée sur le modèle pour les rôles de préparateur et d'approbateur.

Vous pouvez créer un journal ad hoc à tout moment, mais les dates de début et de fin restent affectées en fonction des paramètres du modèle. Le jour de création du journal ad hoc n'a aucun lien avec les dates de début et de fin.

La notification de retard d'un journal est lancée une fois la date de fin passée.

Les administrateurs peuvent prédéfinir les chemins de workflow d'approbation pour les journaux ad hoc afin de permettre aux préparateurs de sélectionner facilement un chemin d'approbation lors de la création ou de la modification de journaux ad hoc. Des utilisateurs individuels, des équipes ou des groupes peuvent être définis comme approbateurs, et le chemin d'approbation peut être affecté à des préparateurs de journaux ad hoc.

Remarque :

L'administrateur peut éventuellement définir l'option Remplacements de niveau d'approbateur ad hoc dans Paramètres système pour permettre au préparateur de sélectionner un niveau d'approbateur, ou l'en empêcher, lors de la création de journaux ad hoc.

Pour définir le workflow de journal, procédez comme suit :

  1. Sur la page d'accueil, cliquez sur Application, puis sur Journaux Enterprise.
  2. Cliquez sur l'onglet Modèles de journal à gauche.
  3. Cliquez sur une ligne de journal, puis sur l'icône Modifier afin d'ouvrir le journal en mode de modification.
  4. Cliquez sur l'onglet Journaux.
  5. Dans Quand commencer, sélectionnez des valeurs dans les listes déroulantes :

    • Début de l'échéancier :

      • Date de début : date de début de la période.
      • Date de fin : date de fin de la période.
      • Date de clôture : date de clôture spécifiée pour la période.

    • Décalage du jour de début : nombre de jours précédant ou suivant la date de début, la date de fin ou la date de clôture à partir duquel la collecte des données peut commencer. Il peut s'agir d'un nombre positif ou négatif. Par exemple, vous pouvez préparer les données quelques jours avant le jour de début et définir la valeur -3 pour que la collecte débute 3 jours après cette date.

  6. Dans Workflow, sélectionnez des valeurs pour les options suivantes :

    • Option de workflow : sélectionnez une option :

      • Préparer
      • Préparer et approuver
      • Préparer, approuver et imputer
      • Préparer et imputer
      • Imputer

    • Niveau d'approbation : sélectionnez jusqu'à 10 niveaux d'approbateurs.

    • Accès en consultation de l'approbateur : sélectionnez une option :

      • Toujours : permet aux approbateurs de visualiser les données de journal même avant leur soumission par le préparateur.

      • Workflow : permet aux approbateurs de visualiser les données de journal uniquement lorsqu'ils en sont responsables conformément au workflow. Il s'agit de l'option par défaut.

        Si le workflow fait que les données ne sont pas consultables par l'approbateur, le système affiche un message d'erreur indiquant qu'il ne peut pas visualiser le contenu du journal car il n'a pas été promu à son niveau dans le workflow.

    • Verrouiller les données lors de l'imputation (facultatif) : sélectionnez cette option pour que le système n'autorise la fonctionnalité de réouverture et de redéploiement qu'après la fermeture du journal dans son workflow et l'imputation du journal au système ERP. Vous vous assurez ainsi de l'absence d'impact sur les données.

      Cette option est disponible uniquement avec les options de workflow suivantes : Imputer, Préparer - Imputer et Préparer - Approuver - Imputer.

    • Durée pour : nombre maximal de jours autorisé pour une action spécifique par utilisateur.

      Ces données déterminent la date de fin programmée pour la soumission, l'approbation et l'imputation en fonction de l'option de workflow.

    • Imputer après la préparation : si cette option est sélectionnée, les journaux créés en fonction de ce modèle peuvent être imputés dès que la préparation est terminée. Cette option est uniquement disponible lorsque vous sélectionnez Préparer et approuver dans Option de workflow.
  7. Dans la section Utilisateurs, les options suivantes sont disponibles : Journaux et Ad hoc. Vous pouvez définir des affectations utilisateur de type Workflow et Visualiseur pour les journaux ou les éléments ad hoc. Vous pouvez ajouter des utilisateurs dans les champs activés.

    • Cliquez sur Nouveau.

    • Pour ajouter un utilisateur, procédez comme suit :

      • Dans Journaux, sélectionnez un workflow, puis sélectionnez des utilisateurs ou des groupes pour le préparateur et l'approbateur. Le sélecteur de membres de workflow s'adapte de manière dynamique en fonction de la dimension de workflow sélectionnée.
      • Dans Ad hoc, définissez les chemins d'approbateur, ainsi que les préparateurs et les approbateurs pour chaque chemin. Cliquez sur Nouveau pour ajouter des chemins d'approbateur supplémentaires. Un utilisateur individuel, une équipe ou un groupe peut être défini comme préparateur ou approbateur.
      • Cliquez sur Rechercher pour afficher les résultats de la recherche. Vous pouvez utiliser cette option pour ajouter ou enlever des utilisateurs.

      Remarque :

      L'option Autoriser ad hoc apparaît sous l'onglet Workflow et n'est pas affichée par défaut. Elle est renseignée uniquement si le nombre d'utilisateurs dans la liste des utilisateurs ad hoc est supérieur à 0. Si la liste est vide, cette option est désactivée.

    • Pour importer des utilisateurs à partir d'un fichier CSV, cliquez sur Importer :

      • Cliquez sur Parcourir pour sélectionner le fichier.
      • Pour Séparateur de fichier, sélectionnez Virgule, Tabulation, ou Autre pour indiquer votre séparateur.
      • Cliquez sur Importer.

      Remarque :

      Le format de fichier d'export/import permet d'inclure l'option Autoriser ad hoc dans une transaction.

    • Pour réinitialiser tous les remplacements de paramètre sur les paramètres par défaut, cliquez sur Réinitialiser.

    • Pour enlever un utilisateur, sélectionnez-le et cliquez sur Supprimer (X) dans la barre de menus.