Saisie de données dans des journaux

Vous pouvez saisir des données dans des journaux à l'aide des méthodes suivantes :

Saisie manuelle
Import à partir d'un fichier
Saisie à l'aide de Microsoft Excel et de Smart View (Reportez-vous à la section Utilisation des journaux dans Smart View.)

Si vous importez des données, vous pouvez utiliser l'option Remplacer ou l'option Mettre à jour.

Remplacer : efface les données des lignes concernées dans le journal et les remplace par les valeurs du fichier source. Après le processus d'import, tous les champs absents du fichier source resteront vides dans le journal.
Mettre à jour : met à jour uniquement les valeurs incluses dans le fichier source. Les autres valeurs ne sont pas modifiées.

Pour saisir des données dans des journaux, procédez comme suit :

Sur la page d'accueil, cliquez sur Tâches.
Sélectionnez un journal dans la liste de travail.
Cliquez sur l'icône Tâches pour passer de l'affichage Toutes les tâches à Mes tâches, et inversement.
- Pour rechercher un journal spécifique, entrez son nom complet ou partiel dans le champ Rechercher.
- Cliquez sur l'icône Filtrer afin de sélectionner des filtres pour la liste de travail.
Lorsque vous ouvrez un journal, le système affiche l'année du journal, la période, l'ID du journal, le préparateur, le statut de validation et le statut d'imputation en haut.
Entrez les données de journal :
- Le journal comporte une section d'en-tête, vous pouvez donc entrer des données dans les champs de l'en-tête.
- Le journal comporte une section de détails, cliquez sur Ajouter (+) pour ajouter des lignes de détails et saisir des données.
  Note:
  Les valeurs suivantes ne peuvent pas être utilisées comme données dans les attributs clés :
  - #Workflow
  - #Collection
  - #SubCollection
Facultatif : cliquez sur Actualiser pour actualiser les données du journal.
Une fois que vous avez terminé avec le journal, dans le menu Actions, sélectionnez une action disponible :
- Valider : validez les données du journal.
- Soumettre : soumettez le journal.
Note:
Les actions proposées dépendent du statut du journal.
Facultatif : dans la liste déroulante Actions (...) de la section de détails, sélectionnez Imprimer pour imprimer le formulaire.
Facultatif : dans la liste déroulante Actions (...) de la section d'en-tête, sélectionnez Importer pour importer les données de formulaire.
1. Cliquez sur Parcourir, puis accédez au fichier à importer.
2. Sélectionnez l'une des options suivantes :
  - Remplacer : efface les données des lignes concernées dans le journal et les remplace par les valeurs du fichier source. Après le processus d'import, tous les champs absents du fichier source resteront vides dans le journal.
  - Mettre à jour : met à jour uniquement les données incluses dans le fichier source.
3. Sélectionnez un format de date autorisé dans la liste déroulante Format de date.
4. Sélectionnez un séparateur de fichier pour le fichier d'import : Virgule, Onglet, ou Autre. Si vous sélectionnez Autre, indiquez le séparateur dans la zone de texte.
5. Cliquez sur Importer, puis, dans l'écran des résultats, cliquez sur OK. Pour effacer les informations et sélectionner un autre fichier à importer, cliquez sur Réinitialiser.
Pour exporter les données de journal, dans la liste déroulante Actions (...) de la section de détails, sélectionnez Exporter vers Excel et suivez les invites.

Note:

Lors de la migration de journaux Enterprise, l'en-tête de journal et les détails libres ne sont pas visibles dans les trois scénarios suivants :

Le journal est déployé vers une période qui n'est pas encore ouverte.
La date de début du journal est une date future, et le journal est donc actuellement en attente.
L'utilisateur connecté n'est pas un préparateur du journal et aucune donnée n'a été saisie.

Exemple

Dans le modèle de journal, les numéros de ligne sont les suivants :

Line Number, Account, Debit, Credit, Description
1,A1,2000,,Description Value
2,A2,20000,,Description Value
3,A3,20000,,Description Value

Dans le fichier source :

Line Number, Account, Debit, Credit
1,A1,2000,
2,A5,20000,

L'action Remplacer remplace la valeur par une valeur vide.

Résultat final après l'import :

Line Number, Account, Debit, Credit, Description
1,A1,2000,, 
2,A5,20000,, 
3,A3,20000,,Description Value

où :

la valeur Description de la ligne numéro 1 est remplacée par une valeur vide ;
la valeur Description de la ligne numéro 2 est remplacée par une valeur vide et le compte A2 est remplacé par A5 ;
aucune modification n'est apportée à la ligne numéro 3.

L'action Mettre à jour met à jour uniquement les valeurs incluses dans le fichier source et n'a aucune incidence sur les autres valeurs.

La mise à jour ne tient pas compte des attributs qui ne font pas partie du fichier source.

Résultat final après l'import :

Line Number, Account, Debit, Credit, Description
1,A1,2000,,Description Value 
2,A5,20000,,Description Value 
3,A3,20000,,Description Value

où :

la valeur Description de la ligne numéro 1 n'est pas modifiée ;
la valeur Description de la ligne numéro 2 n'est pas modifiée et le compte A2 est remplacé par A5 ;
aucune modification n'est apportée à la ligne numéro 3.