Termes de Task Manager

Les tâches sont les activités effectuées au cours d'un processus métier, par exemple Entrer les données de formulaire ou Examiner les nouveaux comptes.

Les administrateurs de service et les super utilisateurs définissent les tâches pour le processus et incluent les détails relatifs à chaque tâche, comme les dates de début et de fin, les personnes affectées et les approbateurs. Les utilisateurs ouvrent les tâches affectées, lisent les instructions, répondent aux questions et, une fois les tâches effectuées, les soumettent.

Les modèles définissent un ensemble pouvant être répété de tâches requises pour un processus métier. Les administrateurs peuvent enregistrer un ensemble de tâches définies en tant que modèle à utiliser pour les périodes futures, par exemple tous les mois ou tous les trimestres, plutôt que de recréer les tâches à chaque fois.

Par exemple, un administrateur peut enregistrer un ensemble de tâches requises pour un processus mensuel et utiliser le même modèle pour ce processus chaque mois.

Un échéancier est un ensemble ordonné de tâches pour un processus métier. Les échéanciers peuvent être créés manuellement ou à partir d'un modèle de tâches prédéfinies. Lorsque les administrateurs créent un échéancier, ils mappent les dates relatives définies pour les tâches, comme Jour 1 et Jour 2 du processus métier, avec des dates du calendrier, comme 1er mars et 2 mars. Lorsqu'ils définissent le statut de l'échéancier sur Ouvert, les tâches sont exécutées en fonction de leurs date et heure de début planifiées.

Par exemple, un administrateur crée un échéancier de processus mensuel pour le mois de mars, avec la tâche Examiner les nouveaux comptes affectée au 1er mars. Si l'administrateur fait passer l'échéancier du statut En attente au statut Ouvert, le 1er mars, la tâche Vérifier les nouveaux comptes démarre et une notification par courriel est envoyée à la personne affectée à la tâche.

Les types de tâche permettent de standardiser les détails de toutes les tâches du même type. Toutes les tâches créées à partir d'un type de tâche héritent des détails définis pour ce type de tâche. Par exemple, lorsqu'un administrateur définit des paramètres de type de tâche tels que des instructions ou des règles pour le type de tâche Approuver les données, ces paramètres sont partagés par toutes les tâches créées avec ce type.

• Tâche de base : type de tâche par défaut, qui ne contient aucun détail de tâche.
• Tâche parent : type de tâche permettant de créer des tâches parent pour les hiérarchies de tâches. Par exemple, la tâche parent Charger les données peut présenter les tâches enfant Charger les données de ventes EMEA et Charger les données de ventes NA.
• type de tâche qui définit une action et inclut le composant d'application, comme un formulaire, ou les paramètres nécessaires pour établir un lien vers une application externe. Les intégrations et les types de tâche prédéfinis sont chargés automatiquement pour votre service. Une fois que vous avez configuré une connexion à un autre service, vous pouvez inclure les types de tâche d'intégration de ce service dans vos tâches.

  Par exemple, un administrateur utilisant Task Manager dans un service peut activer et synchroniser les connexions à un autre service, comme Account Reconciliation, ce qui charge les intégrations et les types de tâche Account Reconciliation prédéfinis.

Les intégrations servent à automatiser les tâches dans les applications externes et les processus métier EPM Cloud. Vous pouvez définir des tâches incluant des intégrations à d'autres applications. Les services EPM Cloud sont configurés automatiquement avec les intégrations prédéfinies locales pour le processus métier.

Si vous disposez d'abonnements à d'autres services EPM Cloud, vous pouvez créer des connexions entre les services et activer les intégrations à l'aide de Task Manager. Les intégrations prédéfinies permettent d'effectuer des tâches Task Manager qui ont accès à d'autres fonctionnalités EPM Cloud. Vous pouvez également créer des intégrations personnalisées, par exemple, des tâches de surveillance d'événements personnalisées.

Les tâches d'intégration sont exécutées en fonction du type d'exécution défini dans la tâche parmi les suivants :

• Utilisateur final : tâche dont l'exécution nécessite que l'utilisateur interagisse avec une interface. Lorsqu'un utilisateur lance une tâche d'utilisateur final, celle-ci ouvre automatiquement le composant d'interface utilisateur nécessaire à son exécution. Par exemple, la tâche Entrer les données de formulaire demande à l'utilisateur d'entrer des données. Lorsque la tâche Entrer les données de formulaire est lancée, l'interface utilisateur du formulaire est ouverte.
• Automatisation de processus : tâche exécutée en arrière-plan sans qu'aucune interaction avec l'utilisateur ne soit requise. Ces intégrations sont exécutées automatiquement dans les applications externes lorsque leurs date et heure de début sont atteintes, et que les tâches prédécesseurs sont terminées. Par exemple, la tâche Charger les données peut être définie de façon à être exécutée automatiquement dans la nuit selon ses date et heure de début.
• Surveillance d'événements : tâche permettant de surveiller un événement spécifique survenu sur un système externe. Lorsque l'action est effectuée ou le statut apparaît dans l'application externe, la tâche passe au statut Fermé. Par exemple, si vous utilisez Task Manager dans une application, vous pouvez surveiller le statut de la tâche Copier les données dans une application externe. Une fois que la tâche Copier les données est terminée et que son statut est Fermé, vous pouvez démarrer la tâche suivante dans votre application, par exemple, Approuver les données.

Les alertes sont des notifications émises par les utilisateurs concernant des problèmes rencontrés lors du processus, qui se rapportent par exemple au matériel ou au logiciel. Lorsque les utilisateurs rencontrent un problème et créent une alerte correspondante, ils sélectionnent son type parmi la liste des types d'alerte prédéfinis pour identifier le problème. Ensuite, l'alerte est envoyée à la personne affectée définie dans le type d'alerte pour résolution.

Par exemple, un utilisateur a une tâche à traiter mais il ne peut pas accéder à ses tâches affectées. L'utilisateur sélectionne un type d'alerte, comme Problème d'accès, qui envoie l'alerte à la personne affectée prédéfinie, par exemple, l'administrateur système. Celui-ci résout le problème d'accès, puis ferme l'alerte.

Les types d'alerte sont les catégories de problèmes potentiels qui peuvent survenir au cours du processus métier. Les administrateurs peuvent créer des types d'alerte tels que Données manquantes ou Problème d'accès. Chaque type d'alerte définit une procédure appliquée pour capturer les informations critiques sur le problème et affecte du personnel clé à sa résolution.

Par exemple, un administrateur peut créer un type d'alerte appelé Problème d'accès, qui contient les questions posées aux utilisateurs pour obtenir des informations plus détaillées. L'administrateur définit un workflow pour le type d'alerte avec une personne affectée pour résoudre le problème, par exemple, l'administrateur système, et une personne affectée secondaire si nécessaire.

Les paramètres système permettent aux administrateurs de service d'indiquer des valeurs par défaut pour les paramètres Task Manager.

Les administrateurs peuvent définir des jetons d'intégration globale afin de gérer les paramètres pour les URL, par exemple, dans les instructions de tâche. Ils peuvent établir des règles de jour férié pour lesquelles les dates de jour férié s'appliquent aux échéanciers, et créer des unités organisationnelles géographiques ou d'unité métier à associer aux paramètres de tâche tels que les jours fériés et les fuseaux horaires. Ils peuvent également configurer des paramètres tels que les suppressions de commentaire et de tâche, les notifications par courriel, les gestionnaires de tâche pour les valeurs maximales de taille de liste et de fichier, les approbations de demande de réaffectation et les autorisations de réouverture des tâches, et indiquer le mode d'affichage des tâches dans Smart View, dans la liste de travail et dans le panneau Bienvenue.

L'écran Liste de travail est l'écran utilisateur final principal dans lequel les utilisateurs peuvent travailler facilement sur leurs tâches affectées.

La page Tâches de l'échéancier affiche la liste des échéanciers et les tâches qu'ils contiennent. Les utilisateurs peuvent ainsi visualiser toutes les tâches d'un échéancier. Les options Filtrage et Vues enregistrées permettent aux utilisateurs d'examiner rapidement leurs tâches.

Le tableau de bord Présentation fournit une vue récapitulative de toutes les tâches d'un PDV. Vous pouvez filtrer les tâches par année, période et échéancier. Vous pouvez afficher les tâches par échéancier, priorité, type de tâche ou unité organisationnelle, et explorer les détails de tâche.

Le tableau de bord Conformité fournit des métriques sur la progression de la société vers ses objectifs de conformité, en distinguant les tâches terminées dans les délais de celles en retard, et en indiquant le nombre de tâches approuvées ou rejetées. Vous pouvez filtrer les tâches par année, période et échéancier, afficher les métriques de performances utilisateur en fonction de l'utilisateur et de l'unité organisationnelle, et explorer les détails de tâche.

Le tableau de bord opérationnel fournit un récapitulatif global des données pour un processus Task Manager avec toute une variété d'affichages. Les tableaux de bord opérationnels peuvent combiner graphiques, listes et vues de pivot.

Par exemple, vous pouvez créer un tableau de bord opérationnel appelé Performances des tâches qui contient un graphique à barres pour Performances de ponctualité, un graphique à secteurs pour Statut des tâches et une vue de pivot pour Statut par utilisateur.

Le rapport Task Manager est un rapport fourni par défaut concernant l'exécution des tâches. Par exemple, il présente les tâches à risque, en avance, en retard ou rejetées par un approbateur. Il rapporte également la conformité des tâches, les performances par unité organisationnelle et les utilisateurs avec des tâches en retard, et comporte une piste d'audit des modifications de tâche.

Les administrateurs peuvent définir leurs propres rapports personnalisés si nécessaire.