Présentation de Task Manager

Task Manager permet de définir, d'exécuter, de surveiller et de créer des rapports sur les activités interdépendantes d'un processus métier. Il assure la surveillance centralisée de toutes les tâches, et offre un système d'enregistrement visible, automatisé et pouvant être répété pour exécuter un processus métier. La tâche représente l'unité d'action effectuée dans l'application. Les administrateurs ou les super utilisateurs peuvent définir des flux de tâches intégrés avec des hiérarchies et des relations interdépendantes dans leurs processus métier. Ils peuvent suivre la progression, identifier les goulets d'étranglement, et corriger les erreurs ou les retards susceptibles de survenir dans l'ensemble du processus métier.

Avec un abonnement EPM Enterprise, le service est préchargé avec les tâches intégrées d'utilisateur final et d'automatisation de processus à employer dans le processus métier. Les administrateurs peuvent ajouter des tâches intégrées supplémentaires avec d'autres processus métier en établissant des connexions avec d'autres services EPM Cloud. Le service peut être étendu davantage de façon à inclure des intégrations à des applications autres qu'EPM Cloud. L'abonnement EPM Standard n'inclut aucune tâche intégrée locale et ne peut pas être étendu de façon à inclure d'autres tâches intégrées.

Remarque :

Lors de la création de l'application, vous aviez le choix entre deux options de type de flux de tâches : Liste des tâches et EPM Task Manager. EPM Task Manager est l'option par défaut pour les nouvelles applications. Pour plus d'informations sur l'administration des listes de tâches, reportez-vous à Administration des listes de tâches.

Task Manager, vous permet d'effectuer les opérations suivantes :

  • Définir les tâches et l'échéancier afin d'obtenir un flux efficace
  • Automatiser le processus métier, suivre son statut, et envoyer des notifications et des alertes
  • Surveiller un processus métier et prendre des mesures rapidement par rapport aux erreurs potentielles pour éviter les retards
  • Envoyer des notifications par courriel sur les défauts de paiement, les dates d'échéance et les changements de statut
  • Analyser l'efficacité du processus métier

Fonctionnement de Task Manager

Task Manager fournit une structure dans laquelle les composants clés suivants d'un processus métier peuvent être définis :

  • Les unités organisationnelles permettent de modéliser des régions, des entités, des unités métier, des divisions, et d'autres divisions organisationnelles ou géographiques associées à la tâche. Modélisez ces unités organisationnelles sous forme de hiérarchies pour créer la structure effective et faciliter le reporting.
  • Les règles de jour férié sont des ensembles de dates de jour férié. Elles sont utilisées lors de la planification de la tâche.
  • Les types de tâche sont configurés par l'administrateur pour assurer la cohérence entre les tâches et tirer parti des intégrations de produit prédéfinies. Si les types de tâche prédéfinis ne répondent pas à leurs exigences, les administrateurs peuvent en créer un. Les types de tâche peuvent être automatisés ou manuels avec une personne affectée définie.
  • Les modèles de tâche sont créés pour utiliser un ensemble pouvant être répété de tâches sur plusieurs périodes. Ces échéanciers représentent la séquence chronologique de tâches créée en sélectionnant un modèle et en affectant des dates du calendrier.
  • Les tâches peuvent être affectées à un utilisateur ou à un groupe.

Le processus métier démarre lorsque l'échéancier passe du statut En attente au statut Ouvert. Lors du processus métier, l'utilisateur reçoit des notifications par courriel l'avertissant des tâches qui lui sont affectées, et peut cliquer sur les liens dans le courriel afin d'accéder directement à ces tâches. Les administrateurs doivent pour cela activer les notifications par courriel. Les utilisateurs peuvent également créer des alertes pour les problèmes susceptibles de survenir, qui sont transmises aux personnes affectées et aux approbateurs pour résolution.

Rôles dans Task Manager

Task Manager inclut trois rôles clés :

  • Administrateur de service ou Super utilisateur : configure les modèles et les tâches pour le processus métier, et surveille le statut des activités de tableau de bord.
  • Utilisateur final : examine et effectue les tâches affectées. Il peut afficher la liste des tâches affectées dans l'application ou à partir du courriel de tâche affectée.
  • Approbateur : examine les tâches et détermine si elles peuvent être approuvées.

Pour obtenir des exemples de flux de tâches, reportez-vous à la section Exemples de flux de tâches.

Tâches des administrateurs de service ou des super utilisateurs :

  1. Configuration d'utilisateurs. Reportez-vous à la section Gestion des utilisateurs et des rôles du guide Mise en route d'Oracle Enterprise Performance Management Cloud pour les administrateurs.
  2. Exécution des procédures de configuration requises :
  3. Révision des tâches requises pour un processus métier, et configuration des types de tâche afin d'assurer la cohérence entre les tâches et de tirer parti des intégrations de produit prédéfinies. Reportez-vous à la section Gestion des types de tâche.
  4. Définition et enregistrement d'un ensemble de tâches comme modèle à utiliser ultérieurement, la plupart des processus métier étant répétitifs. Reportez-vous à Gestion des modèles de tâche.

    Par exemple, un administrateur peut configurer un processus métier mensuel ou trimestriel une fois, puis répéter son utilisation chaque mois ou trimestre. Les tâches sont définies avec des tâches prédécesseurs, des personnes affectées et des approbateurs.

  5. Génération d'un échéancier (ensemble chronologique de tâches) en sélectionnant un modèle et en affectant des dates de calendrier pour lancer un processus métier. Les tâches génériques du modèle sont appliquées aux dates du calendrier. Reportez-vous à Gestion des échéanciers.
  6. Passage de l'échéancier du statut En attente au statut Ouvert pour démarrer le processus métier.
  7. Modification et surveillance de l'échéancier si nécessaire.

Tâches des utilisateurs finals et des approbateurs :

Une fois que l'administrateur a modifié le statut de l'échéancier (Ouvert) pour démarrer un processus métier, les utilisateurs peuvent lire les instructions de tâche, répondre aux questions, et soumettre, réaffecter, approuver et rejeter des tâches. Ils peuvent par ailleurs accéder à ces tâches à partir des notifications par courriel ou en se connectant à l'application.

Au cours du processus métier, les utilisateurs peuvent effectuer les opérations suivantes :

  1. Recevoir des notifications par courriel les avertissant des tâches qui leur sont affectées et cliquer sur des liens dans le courriel afin d'accéder directement à ces tâches.
  2. Autre possibilité : se connecter pour accéder aux tâches affectées dans différents types de vue ainsi que pour les passer en revue.
  3. Effectuer les tâches, qui sont ensuite envoyées aux approbateurs et peuvent être visualisées par d'autres utilisateurs.
  4. Créer des alertes pour les problèmes touchant, par exemple, le matériel ou le logiciel. Les alertes sont transmises aux personnes affectées et aux approbateurs pour résolution.

Regardez cette vidéo de présentation pour en savoir plus.

Icône VidéoVidéo de présentation

Navigation dans l'interface utilisateur pour Task Manager

  • Les administrateurs de serveur ou les super utilisateurs accèdent à Task Manager via Applications > Task Manager.
  • Les utilisateurs accèdent à l'ensemble des fonctionnalités Task Manager via Accueil > Tâches. Cela inclut tous les rapports, tableaux de bord et écrans de liste des tâches et des alertes.