Configuration des courriels pour les notifications

Vous pouvez indiquer les activités pour lesquelles vous souhaitez être informé par courriel en cas de modification dans les listes de tâches, les approbations et les jobs.

Des notifications Task Manager sont envoyées par lots aux utilisateurs le jour suivant la date à laquelle l'événement déclenche la notification. Reportez-vous également à la section Activation des notifications par courriel dans Task Manager dans Administration de Planning.

Un nouvel utilisateur hérite des paramètres de notification par courriel par défaut définis par l'administrateur de service. Cela inclut les paramètres des notifications de retard, de changement de statut et de rappel de la date d'échéance. Si l'administrateur de service a autorisé les utilisateurs à définir leurs propres paramètres de notification par courriel, tous les utilisateurs peuvent effectuer l'une des actions suivantes :

• Continuer à utiliser les paramètres par défaut définis par l'administrateur de service en sélectionnant Utiliser les paramètres de l'administrateur. Toute mise à jour des paramètres de notification par courriel effectuée ultérieurement par l'administrateur de service sera reflétée dans les paramètres de l'utilisateur.
• Personnaliser leurs paramètres de notification par courriel en sélectionnant M'avertir pour certains paramètres. Si l'utilisateur ne définit aucune valeur pour les paramètres, ceux-ci continueront à utiliser les valeurs par défaut définies par l'administrateur de service.

Remarque :

Si l'administrateur de service n'a pas autorisé les utilisateurs à personnaliser leurs paramètres de notification, l'option Utiliser les paramètres de l'administrateur est désactivée.

Des notifications sont envoyées dans les situations suivantes :

• Notification de retard : une notification de retard est envoyée aux utilisateurs le lendemain de la date d'échéance de la tâche.

• Notification de modification de statut : une notification indiquant que la tâche est prête à être exécutée est envoyée lorsque le statut de la tâche change.

• Notification de rappel de la date d'échéance : un rappel est envoyé aux utilisateurs un nombre de jours spécifié avant la date d'échéance de la tâche.

Pour désactiver une notification, décochez les cases Notifications, et sous M'avertir, sélectionnez Jamais.

Pour configurer et activer les notifications par courriel, procédez comme suit :

1. Sur la page d'accueil, cliquez sur Outils, puis sur Préférences utilisateur.
2. Cliquez sur Notifications.
   
3. Facultatif : si vous êtes un administrateur de service, sélectionnez Utiliser les paramètres de l'administrateur pour empêcher les utilisateurs de personnaliser les paramètres de notification par courriel. Si l'administrateur de service coche cette case, tous les paramètres relatifs aux préférences utilisateur seront remplacés par les paramètres de l'administrateur, c'est-à-dire que l'utilisateur héritera des préférences définies par l'administrateur.
4. Pour Adresse électronique, saisissez votre adresse électronique.
5. Sous Notifications, sélectionnez les mises à jour de l'application pour lesquelles vous souhaitez recevoir des notifications :
   • Listes des tâches
   • Approbations
   • Console de jobs
6. Renseignez les champs Heure de début du courriel et Heure de fin du courriel.
7. Comme Type de notification, sélectionnez une option pour M'avertir :
   • Immédiatement

     Remarque :

     Si vous définissez M'avertir sur Immédiatement, les notifications par courriel sont envoyées immédiatement, même en dehors de la plage définie par les heures de début/fin du courriel de l'utilisateur.

   • Une fois par jour
   • Toutes les 2 heures
   • Toutes les 3 heures
   • Toutes les 4 heures
   • Toutes les 6 heures
   • Mixte
   • Jamais : sélectionnez cette option pour désactiver une notification. Cette option n'est applicable que pour Notification de modification du statut et Notification de rappel de la date d'échéance. Pour Notification de retard, seuls les types de notification suivants bénéficient de cette option :

     • Vous êtes le propriétaire de la tâche et la personne affectée à la tâche est en retard

     • Vous êtes propriétaire de la tâche et l'approbateur de tâche est en retard

8. Cliquez sur Enregistrer.