Import de tâches dans des échéanciers

Vous pouvez importer des tâches, ou des données de tâche partielles, à partir de fichiers texte dans un échéancier ayant un statut En attente ou Ouvert. Par exemple, si vous disposez d'une feuille de calcul Microsoft Excel avec des définitions de tâche, vous pouvez enregistrer le fichier au format CSV, puis l'importer dans un échéancier. Il est également possible d'utiliser la fonctionnalité Importer pour ajouter rapidement de nombreuses tâches répétitives en modifiant les champs dans un fichier CSV et en l'important, plutôt que de créer des tâches individuelles.

Vous ne pouvez pas importer des tâches dans des échéanciers ayant le statut Fermé ou Verrouillé.

Remarque :

Avant d'importer un fichier vers un échéancier à l'aide de l'option Mettre à jour pour une tâche fermée, supprimez les valeurs des champs Propriétaire, Personne affectée, Approbateur et Date et heure de début du fichier d'import ou une erreur se produit.

Si vous importez des informations sur une tâche d'utilisateur final dont l'exécution a commencé, celle-ci est redéfinie sur le statut Ouvert avec personne affectée, et les réponses aux questions sont effacées.

Pour importer des tâches dans un échéancier :

  1. Sur la page d'accueil, cliquez sur Application, puis sur Task Manager.
  2. Cliquez sur l'onglet Echéanciers à gauche.
  3. Cliquez sur Importer les tâches.
  4. Entrez le nom du fichier à importer ou cliquez sur Choisir le fichier pour le rechercher.
  5. Sélectionnez une option d'import :

    • Remplacer : remplace la définition d'une tâche par celle figurant dans le fichier d'import. Cette option remplace les détails de la tâche par ceux du fichier que vous importez. Cela n'affecte pas les autres tâches de l'échéancier non spécifiées dans le fichier d'import.

      Remarque :

      Vous pouvez cocher la case Conserver les pièces jointes pour conserver les pièces jointes des tâches en cours de remplacement.

    • Mettre à jour : met à jour une partie des informations concernant les tâches. Par exemple, dans le fichier d'import, vous avez pu modifier certaines instructions de tâche, réaffecter des propriétaires, des personnes affectées et des approbateurs, ou supprimer certains attributs et en ajouter de nouveaux. Vous avez également pu effectuer la même modification sur un grand nombre de tâches ; par exemple, en ajoutant un nouvel attribut à 100 tâches sur 400. L'option de mise à jour ne constitue pas un remplacement intégral des détails des tâches. Seuls les détails des propriétés de tâche spécifiées dans le fichier sont mis à jour. Par exemple, si le fichier d'import ne contient qu'une colonne pour les instructions d'une tâche, le nom, la personne affectée, les attributs et les autres propriétés de cette tâche ne sont pas concernés.

      Remarque :

      Le système affiche un avertissement indiquant que les tâches de l'échéancier correspondant à l'ID de tâche du fichier d'import seront modifiées. Si vous ne souhaitez pas remplacer la tâche, cliquez sur Annuler.

    • Supprimer : supprime les tâches et les informations associées en fonction d'une liste d'ID de tâche fournie dans un fichier. Les informations requises pour effectuer une suppression se présentent dans un fichier avec une colonne d'ID de tâche.
  6. Facultatif : sélectionnez Conserver les pièces jointes pour conserver toutes les pièces jointes associées à une tâche en cours de remplacement.
  7. Sélectionnez un format de date.

    Sélectionnez un format autorisé dans la liste déroulante Format de date. Les formats de date ne sont pas convertis. Par défaut, le format de date est défini sur celui des paramètres régionaux de l'emplacement du fichier exporté.

  8. Dans Séparateur de fichier pour le fichier d'import, sélectionnez Virgule ou Tabulation. Sélectionnez Autre pour indiquer le caractère de votre choix à utiliser comme autre séparateur.
  9. Cliquez sur Importer.

    • Si l'import aboutit, la boîte de dialogue Import - Succès apparaît et précise le nom de l'échéancier, le nom du fichier contenant les tâches, ainsi que le nombre total de tâches importées. Cliquez sur OK.

    • En cas d'erreur, le processus d'import n'est pas exécuté et la boîte de dialogue Erreurs d'import affiche les erreurs. Consultez les erreurs, puis cliquez sur OK pour revenir à la page Echéanciers.

    Tableau 12-18 Dépannage des erreurs d'import

    Erreur Solution
    ID de tâche en double Vérifiez s'il y a des ID de tâche en double. Les ID de tâche doivent être uniques dans le modèle ou l'échéancier. Reportez-vous à la section Création de tâches.
    Le nom de la tâche est trop long Le nom de la tâche peut contenir 80 caractères au maximum. Reportez-vous à la section Définition des propriétés de tâche.
    Valeur organisationnelle - "Valeur non valide" La valeur organisationnelle ne peut pas être vide, ni contenir des puces ou plusieurs lignes.