Création et mise à jour de règles de validation des données

Pour implémenter des stratégies et des pratiques métier, vous pouvez générer des règles de validation des données qui sont vérifiées lorsque des conditions sont remplies dans les formulaires. Des messages de validation peuvent être générés si les données saisies violent les règles de validation. Vous pouvez également définir des limites sur les données des unités d'approbation soumises à l'aide des règles de validation, et désigner un réviseur, un propriétaire ou un notificateur chargé de réviser les données qui répondent à une condition spécifique.

Par exemple, la validation des données permet de s'assurer que les dépenses d'un service sont conformes à la stratégie d'entreprise, en empêchant les utilisateurs de soumettre des budgets comprenant des dépenses qui dépassent les directives de l'entreprise. Vous trouverez des exemples de scénarios pouvant être résolus grâce aux règles de validation des données comme décrit dans Scénarios de règle de validation des données.

La définition des règles de validation des données implique les tâches suivantes :

  • Identifier les cellules ou l'emplacement de données à afficher via des messages de validation ou dans une couleur différente lorsque les conditions sont remplies.

  • Identifier les cellules qui doivent prendre part à l'évaluation des règles et définir la règle en conséquence.

  • Créer la règle de validation des données à l'emplacement identifié, tel que décrit dans cette rubrique.

Pour créer et mettre à jour des règles de validation, procédez comme suit :

  1. Sur la page d'accueil, cliquez sur Navigateur Icône Navigateur, puis sous Créer et gérer, cliquez sur Formulaires.
  2. Créez ou modifiez un formulaire, puis sur la page Gestion des formulaires et des grilles ad hoc, cliquez sur Disposition.
  3. Dans Présentation, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la grille, le titre de la ligne/colonne ou sur la cellule pour laquelle vous voulez ajouter ou mettre à jour la règle de validation.

    Remarque :

    Lorsque vous placez le curseur sur des cellules dans Présentation, un menu contextuel s'affiche si la cellule contient une règle de validation. Pour voir le message de validation, sélectionnez Afficher les messages de validation de données. Le menu contextuel apparaît également lorsqu'une seule cellule est sélectionnée.

  4. Sélectionnez Ajouter/Modifier des règles de validation pour créer ou mettre à jour des règles.
  5. Pour ajouter une règle, cliquez sur Icône Ajouter une règle et attribuez un nom et une description à la règle.

    Si nécessaire, déplacez la règle en sélectionnant une option dans Emplacement. Pour créer une règle semblable à une règle existante, cliquez sur Icône Dupliquer, puis mettez à jour la règle. Pour afficher les règles, cliquez sur Afficher la règle. Reportez-vous à Affichage des règles de validation des données.

  6. Mettez à jour la règle.
    1. Pour Condition, sélectionnez une option pour commencer l'instruction de condition : If, Else If, Else, Then, Check Range ou Range.

      La première partie d'une règle doit inclure une condition If. Les règles doivent aussi contenir une forme quelconque de condition Then. Reportez-vous à Conditions prises en charges par le générateur de règles.

    2. Pour Type de source, sélectionnez une option pour l'évaluation par la règle.

      La liste Type de source affiche les options appropriées pour la condition. Par exemple, les conditions If peuvent inclure les types suivants : Valeur de la cellule actuelle, Valeur de cellule, Valeur de colonne, Valeur de ligne, Nom du membre, Membre, Membre interdimensionnel, Type de compte, Type de version, Type de rapport de variation, Attribut UDA ou Attribut. Pour obtenir des informations détaillées sur chaque type de condition, reportez-vous à Conditions prises en charges par le générateur de règles.

    3. Si applicable pour le type de source sélectionné, saisissez une valeur dans Valeur source en sélectionnant une option ou en saisissant une valeur en mode format libre.
    4. Sélectionnez un opérateur pour l'évaluation : =, !=, <, <=, >, >=, Est égal à, N'est pas égal à, Contient, Commence par ou Se termine par, Dans ou N'est pas dans.

      Pour obtenir des exemples, reportez-vous à la section Opérateurs conditionnels de validation des données.

    5. Sélectionnez une option pour le type de cible approprié à la règle.
    6. Mettez à jour des conditions en cliquant sur une icône dans la colonne Actions à droite du générateur de conditions :
      • Icône Ajouter une condition : ajoute une condition en regard de la ligne en cours.

      • Icône Supprimer une condition : supprime une condition dans la ligne en cours.

    7. Sélectionnez des conditions ou des blocs de conditions à mettre à jour.

      Pour mettre à jour les blocs de conditions, cliquez sur une icône dans la zone Condition en haut du générateur de conditions :

      • Icône Ajouter un bloc de condition : ajoute un bloc de condition dans la règle de validation commençant par If. Vous pouvez développer ou réduire la condition. Reportez-vous à Conditions prises en charges par le générateur de règles.

      • Icône Supprimer un bloc de condition : supprime le bloc de condition sélectionné.

      • Icône Couper les conditions : supprime les conditions sélectionnées, puis les copie en vue de les coller à un nouvel emplacement.

      • Icône Copier les conditions : copie les conditions sélectionnées.

      • Icône Coller les conditions : colle les conditions sélectionnées à un nouvel emplacement.

      • Icône Grouper les conditions : groupe la sélection dans une condition et ajoute une parenthèse de groupement. Outre les groupements que vous définissez, l'instruction If dans le bloc de groupement est groupée lorsqu'une condition est groupée et que l'option Groupement personnalisé est activée.

      • Icône Dissocier les conditions : dissocie les conditions sélectionnées. Les parenthèses de groupement sont supprimées de la condition sélectionnée. Un groupement est supprimé de la condition chaque fois qu'elle est dissociée.

        Vous pouvez également définir votre propre groupement pour des conditions. Pour ce faire, sélectionnez Groupement personnalisé, puis configurez le groupement dans la zone de définition de la règle.

        Les conditions sélectionnées apparaissent en grisé. Pour effacer les conditions sélectionnées, cliquez à nouveau à gauche de la colonne Condition.

  7. Cliquez sur Icône Traiter la cellule dans la colonne la plus à droite pour ajouter des instructions de traitement.

    Remarque :

    Si cette icône n'apparaît pas, vérifiez que la règle est valide et qu'elle autorise les instructions de traitement de cellule. Par exemple, les instructions de traitement des cellules sont incluses pour les conditions Else, Range et Then. L'icône n'apparaît pas tant que toutes les colonnes requises ne sont pas sélectionnées pour une règle.

    Reportez-vous à Formatage de cellules et définition du chemin de promotion.

  8. Lorsque vous êtes prêt à activer la règle pour la rendre disponible dans le formulaire, sélectionnez Activer la règle de validation.

    Conseil :

    Pendant la phase de définition d'une règle, vous pouvez l'enregistrer sans l'activer. Après avoir résolu les éventuelles erreurs et lorsque la règle est prête à être validée et utilisée, vous pouvez activer et enregistrer cette règle afin de la rendre disponible dans le formulaire. Vous pouvez désactiver une règle temporairement en désélectionnant la case à cocher Activer la règle de validation.

  9. Lorsque vous avez terminé la mise à jour de la règle, validez-la:
    1. Cliquez sur Valider.

      L'état de la validation apparaît en haut de la boîte de dialogue. Vous devez corriger les erreurs avant d'enregistrer les modifications. Si vous fermez la boîte de dialogue sans valider les règles ni corriger les erreurs consignées pendant la validation, les mises à jour ne sont pas enregistrées.

    2. Après avoir corrigé les erreurs consignées pendant la validation, vérifiez que l'option Activer la règle de validation est sélectionnée au-dessus de la zone de définition de la règle pour activer cette dernière pour l'application.
    3. Une fois que la règle a été validée, cliquez sur OK.
  10. Facultatif : sur la page Gestion des formulaires et des grilles ad hoc, affichez et mettez à jour les règles :
    • Dans le volet Règles de validation à droite de la page Gestion des formulaires et des grilles ad hoc, ajoutez, modifiez ou supprimez des règles en cliquant sur Icône Ajouter une règle de validation, Icône Modifier la règle de validation ou Icône Supprimer la ou les règle(s) de validation sélectionnée(s).

    • Si plusieurs règles sont définies au même emplacement, vous pouvez modifier l'ordre dans lequel les règles sont traitées si elles ont la même priorité. Pour déplacer une règle vers le haut, vers le bas ou la placer en haut ou au bas de la liste, sélectionnez-la et cliquez sur les flèches. Reportez-vous à la section Ordre d'évaluation et d'exécution des règles de validation des données.

    • Sélectionnez des options de règles de validation de formulaire :

      Tableau 16-1 Options de règles de validation de formulaire

      Option Description
      Valider uniquement pour les utilisateurs ayant accès à ce formulaire Si l'utilisateur actuellement connecté n'a pas accès au formulaire, n'exécutez pas les validations associées au formulaire lors de la validation de l'unité d'approbation.
      Valider uniquement pour les pages avec des blocs existants Lorsque cette option est activée, le système détermine les combinaisons de pages disposant de blocs potentiels et exécute les validations uniquement pour ces combinaisons de pages. Il existe cependant quelques rares exceptions. Si une combinaison de pages comporte un membre Calcul dynamique, Calcul dynamique et stockage, Information seule ou Stockage avec un membre enfant, cette page est toujours chargée.
      Valider uniquement pour les cellules et les pages auxquelles l'utilisateur a accès Lorsque cette option est activée, les validations sont exécutées sous le nom de l'utilisateur connecté et non sous le nom de l'administrateur de service, ce qui signifie que la sécurité de l'utilisateur est appliquée aux membres du formulaire.
  11. Sur la page Gestion des formulaires et des grilles ad hoc, prévisualisez et validez le formulaire, corrigez les éventuelles erreurs de validation, puis enregistrez les modifications.

    Dans les formulaires pour lesquels les règles de validation des données sont activées, les règles sont validées à chaque chargement ou enregistrement du formulaire. Les règles de validation des données sont enregistrées lors de l'enregistrement du formulaire. Reportez-vous à Création de formulaires.

    Lorsque les utilisateurs ouvrent le formulaire, ils peuvent afficher et résoudre les messages de validation à l'aide du volet Messages de validation des données. Reportez-vous au guide Utilisation de Planning .