Les administrateurs peuvent configurer un processus d'approbation pour transférer la propriété des données, fournir un contrôle de révision et assurer la confidentialité des données. Les administrateurs de service, les super utilisateurs et les utilisateurs ont automatiquement accès à la carte Approbations.
A des fins de validation, les données sont organisées en unités d'approbation. Une unité d'approbation est une combinaison de données pour un scénario, une année, une période et une entité spécifiques. Par exemple :
Actual/FY18/Jan/Massachusetts
Budget/FY19/Feb/New York
L'administrateur définit une hiérarchie d'unités d'approbation pour montrer le chemin promotionnel du processus de révision. Il affecte également des propriétaires et des réviseurs. Une fois que le processus d'approbation est démarré, l'unité d'approbation passe d'un réviseur à un autre jusqu'à ce que le processus de révision soit terminé. Une fois le processus de validation terminé, l'unité d'approbation passe au statut Approuvé. Une fois qu'une unité a le statut Approuvé, vous ne pouvez plus y apporter de modifications.
Votre accès aux données d'une unité d'approbation est tributaire de la combinaison des éléments suivants :
Le rôle de sécurité qui vous est attribué.
Le niveau de validation actuel de l'unité d'approbation
Vos droits d'accès et le rôle de réviseur pour l'unité d'approbation
A partir d'Approbations sur la page d'accueil, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :
Réviser et approuver des données
Suivre la progression des données
Afficher le chemin promotionnel des données
Afficher les remarques des réviseurs via les annotations
Identifier les problèmes dans le processus de révision