Les actions disponibles pour une unité d'approbation dépendent de la propriété et du statut définis, ainsi que des droits de sécurité affectés à l'utilisateur.
Promotion des entités
Vous ne pouvez promouvoir une entité parent que si vous promouvez ses enfants à son niveau. Une fois toutes les entités enfant promues de sorte à avoir le même propriétaire que le parent, vous pouvez promouvoir le parent, ce qui promouvra également tous ses enfants.
Lors de la promotion d'une entité parent et de ses enfants, toutes les entités doivent réussir la validation avant d'être promues au niveau suivant. Si la validation échoue pour l'une des entités, aucune n'est promue.
Prise de possession des entités
A moins que vous ne soyez le propriétaire de l'entité ou un réviseur au même niveau qu'elle dans le chemin promotionnel, vous ne pouvez pas effectuer d'action d'approbation (à l'exception de la prise de possession).
Si vous vous trouvez au-dessus de l'entité en cours dans le chemin promotionnel, vous pouvez en prendre possession pour l'amener à votre niveau et pouvoir ainsi effectuer une action d'approbation.
Si vous prenez possession d'une entité parent, vous pouvez également prendre possession de ses enfants, si tous sont au même niveau.
Utilisateurs d'approbation ne faisant pas partie du chemin promotionnel
Si vous ne faites pas partie du chemin promotionnel d'une unité d'approbation, vous pouvez, sur la page Approbations, afficher la liste des entités pour lesquelles vous disposez d'un accès en lecture ou en écriture, mais pas effectuer d'action d'approbation sur ces entités.
Absence de propriétaire
Si aucun propriétaire n'est affecté à l'entité, aucun utilisateur ne peut en prendre possession, même s'il se trouve au-dessus dans le chemin promotionnel. Seul l'administrateur est autorisé à prendre possession de l'unité d'approbation.
Rejet des entités
Si vous rejetez une entité parent, tous les enfants correspondants sont également rejetés et leur statut devient Non validé. Ils sont réaffectés au propriétaire précédent du chemin et ont le même propriétaire que l'entité parent.
Pour rejeter une entité parent, mais pas ses enfants, vous pouvez sélectionner Refuser un seul élément. L'entité parent est rejetée, son statut devient Non validé et la propriété est réaffectée au propriétaire précédent. Aucune action n'est effectuée sur les enfants. Les enfants conservent le statut En cours de révision et le même propriétaire.
Si vous rejetez une unité d'approbation, le propriétaire défini par défaut est Automatique. Autrement dit, l'unité est automatiquement réaffectée au propriétaire précédent. Vous pouvez toutefois en sélectionner un autre dans la liste des propriétaires disponibles, parmi ceux vous précédant dans le chemin promotionnel.
Réaffectation des entités au propriétaire d'origine
Si nécessaire, vous pouvez de nouveau définir la révision sur le propriétaire d'origine, tel qu'il était lors du démarrage initial. Lorsque vous effectuez l'action Provenir, la propriété est réaffectée au propriétaire d'origine et le statut est En cours de révision. Le système n'efface aucun élément de l'historique du processus de révision. L'action Provenir concerne uniquement l'entité de base, pas le parent. Si vous réaffectez l'entité parent au propriétaire d'origine dans le chemin promotionnel, les enfants correspondants sont également réaffectés.
Remarque :
L'action Provenir diffère des actions Exclure et Démarrer, qui ne peuvent être effectuées que par un administrateur. L'action Exclure efface l'ensemble de l'historique du processus de révision et l'action Démarrer définit le propriétaire sur le premier propriétaire du chemin promotionnel.
Approbation des entités
Vous ne pouvez approuver une entité que quand elle atteint la fin du chemin promotionnel. Lorsque vous approuvez une entité, son statut devient Approuvé, mais son propriétaire ne change pas.
Si vous approuvez uniquement une entité de base, le statut de l'entité parent ne change pas.
Si vous approuvez une entité parent, tous ses enfants sont inclus dans le processus de révision. Si la validation échoue pour l'un des éléments, aucun n'est approuvé.
Réouverture des entités
Une fois une entité approuvée, vous pouvez la verrouiller ou la rouvrir pour révision. Lorsque vous rouvrez une entité, le statut devient En cours de révision et la propriété est réaffectée au propriétaire précédent dans le chemin promotionnel.
Si vous rouvrez une unité d'approbation, le propriétaire défini par défaut est Automatique. Autrement dit, l'unité est automatiquement réaffectée au propriétaire précédent. Vous pouvez toutefois en sélectionner un autre dans la liste des propriétaires disponibles, parmi ceux vous précédant dans le chemin promotionnel.
Verrouillage des entités
Le dernier état du processus d'approbation est Verrouillé. Le système vérifie que toutes les périodes précédentes sont verrouillées avant de verrouiller la période en cours. Seul le dernier propriétaire du chemin promotionnel peut changer le statut Approuvé de l'entité en Verrouillé.
Déverrouillage des entités
Une fois une entité verrouillée, si vous devez de nouveau modifier des données ou la réviser, vous devez d'abord la déverrouiller. Avant de déverrouiller la période en cours, le système vérifie que les périodes postérieures ne sont pas verrouillées.
Si vous déverrouillez une entité parent, tous les enfants correspondants seront également déverrouillés. Pour ne déverrouiller que l'entité parent, vous pouvez sélectionner Déverrouiller un seul élément. Le système ne déverrouille alors que l'entité sélectionnée.
Validation des entités
Cette action vous permet de confirmer que vous avez révisé et validé les données de l'entité. Le statut devient Validé.