Partager les visualisations à l'aide des programmes d'envoi de courriels pour les classeurs

Utilisez des courriels programmés pour partager les visualisations de données d'un classeur et fournir aux destinataires les dernières données.

Rubriques :

À propos de la création de programmes d'envoi de courriels pour les classeurs

Vous pouvez partager une visualisation d'un classeur en créant un programme pour envoyer par courriel une version PDF ou PNG de la visualisation. Utilisez le programme de courriels d'un classeur pour configurer la diffusion à des destinataires sélectionnés.

Pour programmer la transmission des visualisations, vous devez configurer les paramètres de courriel dans Oracle Analytics pour votre organisation. Voir Configurer un serveur de courriel pour livrer des rapports et Limite de transmission des courriels.

Vous pouvez gérer des programmes pour un classeur si vous possédez le rôle d'application Administrateur de service BI (ou tout rôle disposant de l'autorisation Programmer des classeurs), ainsi qu'un accès en lecture-écriture pour ce classeur. Si vous n'êtes pas sûr de disposer des rôles d'application requis, vérifiez auprès de votre administrateur.
Les programmes de transmission de classeurs utilisent le nom de fichier et le chemin du classeur. Si un classeur est déplacé ou renommé, supprimez le programme existant et créez-en un nouveau. Voir Gérer les programmes et les travaux d'envoi de courriels pour les classeurs.
Vous pouvez créer des programmes pour les classeurs figurant dans Dossiers partagés. Les classeurs figurant dans Mes dossiers sont pas accessibles par les autres utilisateurs.
Vous pouvez configurer un programme qui doit s'exécuter toutes les heures, tous les jours, toutes les semaines, tous les mois ou tous les ans.
Vous pouvez utiliser les variables de système CURRENT_TIMESTAMP et USER dans l'objet et le message du courriel pour afficher les valeurs courantes lors de l'envoi du courriel.
Les extensions de plugiciel personnalisées, les objets de barre de filtres et les lignes de tendance ne sont pas pris en charge pour les programmes de courriels.
Le programme d'envoi de courriels pour un classeur utilise l'état initial du classeur tel qu'il a été enregistré par l'auteur du classeur. Si les courriels sont destinés à des utilisateurs consommateurs, il est important de noter que les personnalisations de filtre et les états de classeur personnalisés enregistrés sont ignorés.
Seule l'option Anglais (États-Unis) est prise en charge pour la sortie.

Programmes avec séparation

Créez un programme avec séparation pour transmettre les visualisations de données d'un classeur à des destinataires si les visualisations de données contiennent des données confidentielles accessibles par des rôles d'application et des groupes d'utilisateurs particuliers configurés dans Oracle Analytics. Chaque destinataire reçoit une visualisation de données personnalisée basée sur sa configuration d'accès aux données et non sur la configuration d'accès aux données de l'utilisateur administrateur qui a créé le programme. Voir Créer un programme d'envoi de courriels avec séparation pour un classeur

La fonction de séparation est disponible pour les programmes créés à partir des classeurs enregistrés dans Dossiers partagés.
Par défaut, la fonction de séparation est désactivée lorsque vous commencez à créer un nouveau programme.
Cette fonction ne vous permet pas d'envoyer des visualisations à des destinataires externes qui ne sont pas déjà configurés dans Oracle Analytics.
Lorsque vous utilisez cette fonction, vous pouvez ajouter jusqu'à 100 destinataires qui sont des utilisateurs individuels ou des rôles d'application configurés dans Oracle Analytics. Par exemple, si vous ajoutez un rôle d'application Consommateur BI en tant que destinataire et que ce rôle est affecté à plus de 100 utilisateurs, le programme ne parviendra pas à envoyer les visualisations à plus de 100 destinataires.

Gestion des programmes

Vous pouvez gérer les programmes d'envoi de courriels pour les classeurs et vérifier le statut des travaux programmés, voir, modifier ou supprimer des programmes. Voir Gérer les programmes et les travaux d'envoi de courriels pour les classeurs.

Un programme d'envoi de courriels pour un classeur peut être modifié par l'auteur du programme ou par n'importe quel utilisateur disposant des mêmes autorisations d'accès et de modification pour le classeur. Les visualisations de données partagées avec des destinataires sont basées sur la configuration d'accès aux données de l'utilisateur administrateur qui modifie et enregistre les modifications apportées au programme.
Lorsque les visualisations de données d'un classeur sont modifiées après la création d'un programme d'envoi de courriels pour un classeur à partir du classeur, les modifications enregistrées apportées aux visualisations de données du classeur sont prises en compte dans les courriels programmés en fonction de la configuration d'accès aux données de l'utilisateur administrateur qui a enregistré le programme.
Les programmes d'envoi de courriels avec séparation pour les classeurs qui comportent plus d'un destinataire déclenchent des travaux pour chaque destinataire du programme, qu'il s'agisse d'un utilisateur individuel ou d'un membre d'un rôle d'application. Chaque destinataire reçoit une version personnalisée d'une visualisation de données en fonction de sa configuration d'accès aux données dans Oracle Analytics.

Référencement de variables de système

Lors de la création d'un programme d'envoi de courriels pour un classeur, vous pouvez utiliser des variables de système dans l'objet et le message.

Utilisez les variables de système suivantes :

CURRENT_TIMESTAMP – Affiche la date et l'heure de la transmission de messages, selon le format.
USER – Pour les programmes sans séparation, affiche le nom d'utilisateur de l'utilisateur qui exécute le programme. Pour les programmes avec séparation, affiche le nom d'utilisateur du destinataire du courriel.

Pour la variable USER, Oracle Analytics prend en charge le format {{USER}}. Pour la variable CURRENT_TIMESTAMP, Oracle Analytics prend en charge les formats de date et d'heure Oracle Java.

Format pris en charge	Sortie
{{CURRENT_TIMESTAMP}}	2025-03-19
{{CURRENT_TIMESTAMP :yyyy-MM-dd HH:mm}}	2025-03-19 14:30
{{CURRENT_TIMESTAMP:EEEE, MMM dd, yyyy HH:mm:ss}}	Lundi, 5 mai, 2025 14:30:15

Par exemple, supposons que votre nom d'utilisateur est Tom B et que vous créez un programme d'envoi de courriels sans séparation :

Dans le champ Objet, entrez "Tableau de bord des ventes pour {{CURRENT_TIMESTAMP:yyyy-MM-dd HH:mm:ss}} exécuté par {{USER}}".

Voici ce que le destinataire voit :

Tableau de bord des ventes pour 2025-03-19 13:35:09 exécuté par Tom B

Dans le champ Message, entrez "Il s'agit de la mise à jour hebdomadaire du tableau de bord des ventes effectuée le {{CURRENT_TIMESTAMP: EEEE, MMM dd, yyyy}} par {{USER}}."

Voici ce que le destinataire voit :

Il s'agit de la mise à jour hebdomadaire du tableau de bord des ventes effectuée le mercredi 19 mars 2025 par Tom B.

Créer un programme d'envoi de courriels pour un classeur

Vous pouvez configurer un programme pour partager les visualisations de données des canevas sélectionnés dans le classeur avec les destinataires que vous avez indiqués. Vous pouvez envoyer les visualisations de données dans des fichiers PDF, des fichiers XLSX ou des fichiers d'image au format PNG joints aux courriels programmés.

Vous pouvez gérer des programmes pour un classeur si vous possédez le rôle d'application Administrateur de service BI ou tout rôle disposant de l'autorisation Programmer des classeurs, ainsi qu'un accès en lecture-écriture pour ce classeur. Si vous n'êtes pas sûr de disposer des rôles d'application requis, vérifiez auprès de votre administrateur.

Remarque : Lorsque vous effectuez un partage au format Excel, vous pouvez inclure une visualisation provenant de n'importe quel canevas contenant des visualisations sous forme de table ou de tableau croisé dynamique. Lorsque vous effectuez un partage au format PDF ou image, vous pouvez inclure un maximum de cinq canevas.

Dans la page d'accueil, passez le pointeur de la souris sur un classeur, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Programmation.
Dans l'onglet Programmation, cliquez sur Nouvelle.
Dans l'onglet Format, utilisez le champ Nom pour modifier le nom par défaut du programme si nécessaire.
Utilisez le champ Format pour sélectionner le format dans lequel partager le contenu :
- Acrobat (PDF) - Pour les fichiers Acrobat (PDF), utilisez le champ Canevas pour sélectionner jusqu'à cinq canevas à partager, et le champ Taille pour modifier la taille de page par défaut.
- Image (PNG) - Pour les fichiers d'image (PNG), utilisez le champ Canevas pour sélectionner jusqu'à cinq canevas à partager.
- Excel (XLSX) - Pour les fichiers Excel (XLSX), utilisez le champ Canevas pour sélectionner un canevas contenant des visualisations sous forme de table ou de tableau croisé dynamique, et le champ Visuel pour sélectionner la visualisation que vous souhaitez partager.
Dans l'onglet Programmation, sélectionnez une date et une heure de début.
Facultatif : Sélectionnez Répéter pour créer un programme récurrent.
Dans l'onglet Courriel, entrez les destinataires.
Vous pouvez ajouter des utilisateurs, rôles d'application et adresses de courriel Oracle Analytics pour des destinataires externes. Séparez plusieurs adresses de courriel par une virgule, par exemple, jane.white@abc.com,steve.brown@abc.com. Tous les destinataires reçoivent les visualisations en fonction de la configuration d'accès aux données de l'utilisateur administrateur qui crée le programme.
Facultatif : Activez l'option Séparation si vos visualisations de données sont configurées pour la séparation et contiennent des données confidentielles accessibles par des rôles d'application et des groupes d'utilisateurs particuliers.
Entrez un objet et un message. Dans le courriel, cliquez sur Lien et sélectionnez :
- Ajouter un lien d'URL au classeur
- Ajouter un lien d'URL pour télécharger la sortie
Note :

Si votre organisation configure une URL personnalisée pour Oracle Analytics Cloud, votre administrateur peut choisir d'utiliser cette URL personnalisée dans les liens vers vos visualisations (au lieu de l'URL standard) au moyen d'un paramètre de système. Voir Paramètres de système - Utiliser l'URL personnalisée pour partager du contenu dans des courriels.

Vous pouvez également ajouter une image au format PNG de vos visualisations de données au corps du courriel en cliquant sur Image de sortie.

Vous pouvez redimensionner l'image ajoutée pour un affichage optimal, en plaçant votre curseur sur l'image, puis en cliquant et en faisant glisser le coin droit pour augmenter ou réduire la taille.
Facultatif : Utilisez des variables de système pour afficher la date, l'heure et l'expéditeur courants dans l'objet ou le message. Passez le pointeur de la souris sur l'étiquette Objet ou Message pour prévisualiser le texte tel qu'il apparaîtra dans le courriel.
Cliquez sur Enregistrer.

Créer un programme d'envoi de courriels avec séparation pour un classeur

Créez un programme d'envoi de courriels avec séparation pour un classeur pour transmettre les visualisations de données à des destinataires si les visualisations de données contiennent des données confidentielles accessibles par des rôles d'application et des groupes d'utilisateurs particuliers configurés dans Oracle Analytics. Chaque destinataire reçoit une visualisation de données personnalisée basée sur sa configuration d'accès aux données et non sur la configuration d'accès aux données de l'utilisateur administrateur qui a créé le programme.

Vous pouvez créer des planifications avec séparation pour un classeur si vous possédez le rôle d'application Administrateur du service BI (ou tout autre rôle disposant de l'autorisation Programmer des classeurs avec séparation), ainsi qu'un accès en lecture-écriture à ce classeur. Si vous n'êtes pas sûr de disposer des rôles d'application requis, vérifiez auprès de votre administrateur.

Dans la page d'accueil, passez le pointeur de la souris sur un classeur contenant le canevas et les visualisations à partager, cliquez sur Actions et sélectionnez Programme.
Créez un programme ou modifiez un programme existant.
Dans l'onglet Courriel, activez l'option Séparation et entrez les destinataires.
Facultatif : Entrez un objet et un message.
Cliquez sur Enregistrer.

Gérer les programmes et les travaux d'envoi de courriels pour les classeurs

Vous pouvez vérifier le statut des travaux programmés et voir, modifier ou supprimer les programmes de courriels pour les classeurs.

Vous pouvez gérer des programmes pour un classeur si vous possédez le rôle d'application Administrateur de service BI (ou tout rôle disposant de l'autorisation Programmer des classeurs), ainsi qu'un accès en lecture-écriture pour ce classeur. Si vous n'êtes pas sûr de disposer des rôles d'application requis, vérifiez auprès de votre administrateur.

Dans la page d'accueil, passez le pointeur de la souris sur un classeur contenant le canevas et les visualisations à partager, cliquez sur Actions et sélectionnez Programme.
Cliquez sur le nom du programme à modifier.
Facultatif : Cliquez sur Actions et sélectionnez Exécuter pour exécuter manuellement un programme immédiatement.
Pour supprimer un programme, sélectionnez-le, cliquez sur Actions, puis sur Supprimer.
Facultatif : Cliquez sur l'onglet Historique pour vérifier le statut des travaux précédemment programmés.
Cliquez sur Enregistrer.
Facultatif : Pour inspecter la progression de vos travaux programmés, dans la page d'accueil, cliquez sur Navigateur, Travaux, Filtres, puis sélectionnez Classeur. Sélectionnez le travail d'un programme et cliquez sur Inspecter.