Automatizálhatja fájlok importálását és rögzítését a számítógépen lévő figyelt mappákból. Importálási feladat létrehozásakor tetszőleges mappát kijelölhet figyelt mappaként. Az importálási feldolgozó ezután figyelni fogja az adott mappát, és feldolgozza az összes fájlt. Létrehozhat olyan importálási feladatot is, amelyben arra utasítja az importálási feldolgozót, hogy a metaadataikkal együtt importálni kívánt fájlokat felsoroló (szöveges) listafájlokat olvasson.
Vegyünk például egy olyan forgatókönyvet, amelyben egy szervezet alkalmazottai költségelszámolásokat olvasnak be többfunkciós eszközön, és ezeket a vállalat hálózati mappájában tárolják. Ebben az esetben olyan importálási feladatra van szükség, amely mappát használ forrástípusként, valamint fájlimportálási ügynök szükséges azon a számítógépen, amelyen a költségelszámolásokat tartalmazó mappa található. Nagyszámú beolvasott dokumentumnál a fájlimportálási ügynök több olyan számítógépen is beállítható, amely hozzáféréssel rendelkezik az adott hálózati mappához. Így a beolvasott dokumentumok almappákban is elhelyezkedhetnek, és a fájlimportálási ügynök különböző gépeken futó több példánya egyidejűleg az almappákat is feldolgozhatja. Az importálási feldolgozó a mappaimportálási feladaton keresztül rendszeres időközönként figyeli ezt a mappát, míg a fájlimportálási ügynökön keresztül behívja az új fájlokat, és kötegekké alakítja át ezeket.
Mappaforrás típusú importálási feladat létrehozásakor megadhatja a figyelni kívánt fájltípusokat: TIFF, PDF vagy összes fájl. Megadhatja azt is, hogy minden fájlnak egyedi kötegnek kell-e lennie, illetve hogy egy kötegnek adott típushoz vagy több típushoz tartozó összes fájlt kell-e tartalmaznia. Minden köteg legfeljebb 500 fájlt tartalmazhat. Az importálási feldolgozó rugalmasságot biztosít annak a sorrendnek a megadásában is, amely szerint adott típusú fájlokat fel kell dolgozni. Beállíthatja a forrásfájlok feldolgozásuk utáni törlését. Mappaimportálási feladat konfigurálásához kövesse a következő szakasz lépéseit: Mappából való fájlimportálás konfigurálása.
Létrehozhat olyan importálási feladatot is, amelyben az importálási feldolgozó egy mappát figyel, és a Content Capture alkalmazásba importálni kívánt következő elemek azonosítására szolgáló rekordokat tartalmazó (szöveges) listafájlt olvas: fájlok, mellékletfájlok és választható módon a fájlokhoz rendelt metaadatértékek. Listafájl importálási feladatának konfigurálásához kövesse a következő szakasz lépéseit: Listafájl importálásának konfigurálása. Importálási feladat konfigurálása után be kell állítania a fájlimportálási ügynököt.
Megjegyzés:
Előfordulhat, hogy a fájlimportálási ügynök összeomlik vagy elveszíti a kapcsolatot listafájl típusú feladat feldolgozásakor. Ha az ügynök működése nem áll helyre az alapértelmezett 60 perces időtartam alatt, a rendszer kényszeríti a korábban feltöltött fájlok feloldását, és befejezettként jelöli a kiszolgálón. Az ügynök továbbra is új feltöltésként feldolgozza a listafájl hátralévő elemeit vagy a mappából a többi fájlt.