Metaadatok használata

A metaadatok segítségével fájlok és mappák gyors kategorizálása hajtható végre kiegészítő leírásokkal.

A szolgáltatásgazda már létrehozhatott a szervezetre vonatkozó metaadatokat. Előfordulhat például, hogy nyomon kell követni, ha valaki jóváhagyott egy elemet és azt is, hogy ki hagyta jóvá. Létrehozható a „Dokumentum jóváhagyása” nevű metaadat, amely például a következő mezőket sorolja fel: a fájl típusa, a fájl létrehozója, a fájl jóváhagyója és a jóváhagyás időpontja.

Ezután minden jóváhagyott fájlt áthelyezhetne egyetlen mappába, és érvényesíthetné a mappára a metaadatokat. A mappában lévő összes fájl jóváhagyottnak minősülne. A különböző fájlokhoz tartozó metaadatokat szerkesztheti, hogy megjelenítsék a jóváhagyás dátumát, a jóváhagyót és az egyéb kapcsolódó részleteket.

A Tulajdonos, a Kezelő vagy a Közreműködő erőforrás-szerepkör birtokában a felhasználók metaadatokat alkalmazhatnak fájlokra és mappákra. A Megtekintő vagy a Letöltő erőforrás-szerepkörrel rendelkezők megtekinthetik a beállított metaadatokat.

A metaadatokat automatikusan létrehozza a rendszer a digitális forrásanyagként tárolt elemek számára. További metaadatokat csak a szolgáltatásgazdák hozhatnak létre. A szükséges metaadatok kialakításához együtt kell működnie a rendszergazdával.

A metaadatok használatának megkezdése:

  1. Jelölje ki azt a fájlt vagy mappát, amelyhez metaadatokat szeretne hozzáadni, majd kattintson az Oldalsáv ikonra az oldalsáv megnyitásához.
  2. Az ablaktábla legördülő menüjében válassza ki a Címkék és metaadatok elemet.
  3. Kattintson a Tulajdonságok kezelése ikonra a rendelkezésre álló metaadatok listájának megnyitásához.
  4. Jelölje ki a használni kívánt metaadat nevét, majd kattintson a Mentés elemre.
  5. A metaadathoz létrehozott mezők megjelennek az oldalsó panelen. Szükség szerint adja meg az adatokat. Ne feledje, ha ez mappához tartozó metaadat, a beírt adatokat fogja használni a rendszer a mappában lévő összes fájlhoz.

    A felhasználók által megadható mezőértékekre a következő korlátozások vonatkoznak:

    • Szöveg: legfeljebb 1000 karakter. Nem tartalmazhatja a következőket: # * & | ? < > ^ ; { } ( ) ' = + \
    • Szám: legfeljebb 15 karakter. Egész számnak kell lennie tizedesjegyek nélkül.
  6. Amikor elkészült, kattintson a Mentés gombra.