A metaadatok segítségével fájlok és mappák gyors kategorizálása hajtható végre kiegészítő leírásokkal.
A szolgáltatásgazda már létrehozhatott a szervezetre vonatkozó metaadatokat. Előfordulhat például, hogy nyomon kell követni, ha valaki jóváhagyott egy elemet és azt is, hogy ki hagyta jóvá. Létrehozható a „Dokumentum jóváhagyása” nevű metaadat, amely például a következő mezőket sorolja fel: a fájl típusa, a fájl létrehozója, a fájl jóváhagyója és a jóváhagyás időpontja.
Ezután minden jóváhagyott fájlt áthelyezhetne egyetlen mappába, és érvényesíthetné a mappára a metaadatokat. A mappában lévő összes fájl jóváhagyottnak minősülne. A különböző fájlokhoz tartozó metaadatokat szerkesztheti, hogy megjelenítsék a jóváhagyás dátumát, a jóváhagyót és az egyéb kapcsolódó részleteket.
A Tulajdonos, a Kezelő vagy a Közreműködő erőforrás-szerepkör birtokában a felhasználók metaadatokat alkalmazhatnak fájlokra és mappákra. A Megtekintő vagy a Letöltő erőforrás-szerepkörrel rendelkezők megtekinthetik a beállított metaadatokat.
A metaadatokat automatikusan létrehozza a rendszer a digitális forrásanyagként tárolt elemek számára. További metaadatokat csak a szolgáltatásgazdák hozhatnak létre. A szükséges metaadatok kialakításához együtt kell működnie a rendszergazdával.
A metaadatok használatának megkezdése:
A felhasználók által megadható mezőértékekre a következő korlátozások vonatkoznak: