Gyakran előfordul, hogy az embernek együtt kell működnie másokkal, és információkat kell megosztania. Ilyenkor kiemelkedően fontos, hogy csak a megfelelő személyek kapják meg ezeket az információkat. A megosztás használandó típusa attól függ, hogy mit kell megosztania:
Ha megoszt mappát másokkal, és engedély ad, hogy a mappához tartalmat adjanak hozzá, ez a tartalom is az Ön tárolási kvótájába számítódik be. Például, ha a mappa 500 MB mennyiségű fájlt tartalmaz, és a megosztása után mások még hozzáadnak 300 MB mennyiségű fájlt, akkor az együttes 800 MB lesz beszámítva az Ön kvótája terhére.
Ha 100-nál több mappához rendelkezik hozzáféréssel (ezek lehetnek saját tulajdonúak vagy önnel megosztottak), a keresési eredmények hiányosak lesznek, mivel a keresések 100 mappára vannak korlátozva.
A szolgáltatásgazda felelős az Oracle Content Management kezeléséért a szervezetben. Ő állítja be az Ön által használható tárolási mennyiséget. Ha több tárolási helyre van szüksége, mint ami éppen van, forduljon a szolgáltatás rendszergazdájához.
Megjegyzés:
Ha a rendszergazda engedélyezte a Microsoft Office Online integrálását, a megtekintők csak a fájl előnézetét látják a webes ügyfélprogramban, a letöltők meg is tekinthetik a fájlt a Microsoft Office Online szolgáltatásban, míg a közreműködők és a kezelők szerkeszthetik is a fájlt a Microsoft Office Online szolgáltatásban.Létezik a mappa kezeléséhez, a mappa törlését is beleértve, minden engedéllyel rendelkező Tulajdonos szerepkör is.
Közreműködők és Vezetők törölhetnek tartalmat és törölhetnek almappákat. Megosztott elem törlésekor az elem megjelenik az elem tulajdonosának és az elemet törlő személynek a Törölt elemek mappájában is.
Amikor partnerekkel és külső szállítókkal dolgozik együtt, érdemes biztonságos nyilvános hivatkozást adni nekik a fájlokhoz, hogy mindenki a megfelelő szintű hivatkozással rendelkezzen. A hivatkozásokhoz hozzáférési kódot és lejárati dátumot is beállíthat, így még biztonságosabbá teheti őket. Ezenfelül figyelemmel követheti, hogy ki és mikor fért hozzá a megosztott fájlokhoz, így jobban rajta tarthatja a szemét a rendszeren.
Tekintse meg a megosztás rövid bemutatóját (Csak angolul)
Nyilvános hivatkozások
A nyilvános hivatkozás az adott fájlhoz vagy mappához biztosít hozzáférést, máshoz nem.
A szolgáltatásgazda letilthatja a nyilvános hivatkozások használatát, és beállíthatja, hogy kik érhetik el ezeket a hivatkozásokat (bárki vagy csak a regisztrált felhasználók).
Nyilvános hivatkozás létrehozásakor elnevezheti a hivatkozást, így nyomon követheti annak használatát. A hivatkozáshoz üzenetet is mellékelhet, és a hivatkozáshoz engedélyeket választhat. Ezek határozzák meg, hogy a címzett milyen műveletet hajthat végre a hivatkozással. A saját beállításainál megadhatja a legfeljebb megengedett szerepkört a webböngészőn keresztül elért nyilvános hivatkozások használatánál. A szolgáltatás rendszergazdája is korlátozhatja a nyilvános hivatkozásokhoz megengedett szerepköröket. A szerepkörök ugyanazok, mint amelyeket a tagok mappákhoz adásakor használnak (megtekintő, letöltő vagy közreműködő).
Ha a rendszergazda engedélyezte, a nyilvános hivatkozás létrehozásakor azt elküldheti Bárki részére, azaz olyan személyeknek is, akik nem rendelkeznek Oracle Content Management fiókkal, illetve elküldheti Minden regisztrált felhasználó részére, így a címzetteket a fiókkal rendelkezőkre korlátozza.
Emellett választható módon a nyilvános hivatkozás működésének leállítását jelentő lejárati dátumot, valamint hozzáférési kódot is megadhat. A hozzáférési kódok a nyilvános hivatkozás jelszavaként funkcionálnak. Beállíthatja úgy a hozzáférési kódot, hogy a hivatkozást megkapó személynek azt be kelljen írni a használat előtt. Ezzel elősegíti a küldött nyilvános hivatkozás további biztonságát. Ne feledje elküldeni a hozzáférési kódot a hivatkozást fogadó személy részére, mert az szükséges, hogy használni tudja a hivatkozást. Ennek elmaradásakor a címzett nem fér hozzá a hivatkozással társított tartalomhoz.
Tagi hivatkozások
Ehhez a hivatkozástípushoz az szükséges, hogy a címzett tagja legyen a mappának, és a hivatkozás használatához bejelentkezzen az Oracle Content Management rendszerben lévő fiókjába. Tagi hivatkozás használatakor választhatja az Online hozzáférés beállítást, amely lehetővé teszi a címzettnek a fájl vagy a mappa megtekintését. Fájl megosztásakor használhatja a Közvetlen letöltés hivatkozást is. Ez lehetővé teszi a fájl letöltését a megtekintése nélkül.