Aggiornamento delle riconciliazioni

• ID conto: l'identificatore per il profilo è un campo obbligatorio. La combinazione dei valori del segmento deve essere univoca in tutti i profili. Il numero di segmenti disponibili viene definito nelle impostazioni di sistema.

  Quando si fa clic su (Modifica) viene visualizzato il messaggio "Se si modifica l'ID del conto, si interrompe la relazione tra le regole di mapping dei saldi e le precedenti riconciliazioni create per questo profilo. Procedere?"

  Fare clic su Sì per continuare.

• Nome: il nome è un meccanismo secondario che agevola l'identificazione del profilo. I nomi non devono essere univoci. Come procedura consigliata, Oracle suggerisce di utilizzare il nome associato al segmento del conto naturale e un altro descrittore che identifichi la proprietà o la responsabilità del profilo.

• Descrizione: immettere una descrizione della riconciliazione, se necessario.

• Profilo di riepilogo: se questa casella è selezionata, il profilo è un profilo di riepilogo. La sezione di configurazione Riconciliazione automatica viene rimossa e i saldi non sono modificabili.

  Conti inclusi: questa sezione consente agli amministratori dei servizi e agli utenti avanzati di assegnare profili ai profili di riepilogo. È possibile selezionare per l'aggiunta a un profilo di riepilogo sia profili normali (non di riepilogo) che profili di riepilogo.

  Nota:

  La sezione Conti inclusi viene visualizzata solo quando si modifica una riconciliazione di riepilogo.

• Processo: associa il profilo a un processo di riconciliazione specifico. Ad esempio, al processo di riconciliazione del bilancio patrimoniale o di riconciliazione GAAP locale. I processi vengono definiti nelle impostazioni di sistema.

• Formato: associa il profilo a un formato creato da un amministratore dei servizi, determinando il metodo di riconciliazione e il tipo di informazioni che il preparatore è tenuto a fornire.

• Metodo: identifica il metodo di riconciliazione associato al formato assegnato al profilo.

• Valutazione rischio: associa il profilo a una valutazione del rischio. Le valutazioni del rischio sono definite nelle impostazioni di sistema, ad esempio Alto, Basso o Medio.

• Tipo conto: associa il profilo a un tipo di conto. La valutazione del rischio e il tipo di conto sono attributi che agevolano il reporting. I valori vengono definiti dagli amministratori dei servizi e possono essere utilizzati nei dashboard e nelle viste elenco per filtrare le riconciliazioni.

• Saldo normale: indica se è previsto il profilo che contenga un saldo a debito, un saldo a credito oppure un saldo a debito o un saldo a credito. Se il saldo è diverso dal saldo normale, verrà impostato un avviso per la riconciliazione.

• Nella sezione Metodi riconciliazione automatica, selezionare un metodo che descrive le condizioni che devono essere vere perché le riconciliazioni configurate con il metodo di riconciliazione automatica specificato siano idonee per la riconciliazione automatica. Se una qualsiasi condizione è falsa, la riconciliazione automatica non riesce e lo stato della riconciliazione viene impostato su Aperto, in modo che il preparatore possa preparare la riconciliazione manualmente.

  Nota:

  Se la casella di controllo "Immissione manuale saldi" per i saldi del sistema di origine o del sottosistema è stata selezionata, la riconciliazione non è idonea per la riconciliazione automatica.

  • Per Analisi conto

    • L'opzione Il saldo è zero richiede le condizioni riportate di seguito.

      • Se al profilo viene assegnato un formato di analisi conto, è possibile abilitare il profilo per il metodo di riconciliazione automatica "Conto con saldo pari a 0".

      • Se il saldo associato alla riconciliazione per un determinato periodo è pari a 0, la riconciliazione viene preparata e revisionata automaticamente per quel periodo.

      • Se il saldo associato alla riconciliazione è diverso da 0, la riconciliazione dovrà essere preparata e revisionata manualmente.

      Quando la riconciliazione automatica viene correttamente completata, il suo stato viene impostato su Chiusa.

    • Condizioni richieste per Il saldo è zero e non esiste alcuna attività:

      • Il saldo sistema di origine è zero.

      • Il saldo sistema di origine è uguale al saldo sistema di origine della riconciliazione precedente.

        Nota:

        Quest'ultima condizione significa inoltre che deve esistere il saldo del sistema di origine di una riconciliazione precedente.

      Quando la riconciliazione automatica viene correttamente completata, il suo stato viene impostato su Chiusa.

    • Condizioni richieste per Nessuna attività:

      • Se esiste una riconciliazione precedente, devono essere rispettate le condizioni indicate di seguito.

        • Lo stato della riconciliazione precedente deve essere Completo.

        • Il saldo del sistema di origine della riconciliazione precedente deve essere uguale a quello della riconciliazione corrente.

        • Il formato della riconciliazione precedente deve essere uguale al formato della riconciliazione corrente

          In particolare:

          1. l'ID di formato utilizzato per creare le istanze di formato sia corrente che precedente deve essere lo stesso;

          2. l'istanza di formato corrente non deve contenere attributi obbligatori non presenti nell'istanza di formato precedente.

      • Se non esiste una riconciliazione precedente, si presume che il saldo del sistema di origine della riconciliazione precedente sia zero.

        • Se anche il saldo sistema di origine del periodo corrente è zero, la riconciliazione verrà eseguita automaticamente.

        • Se il saldo del sistema di origine del periodo corrente è diverso da zero, la riconciliazione automatica non verrà eseguita.

      Al completamento della riconciliazione automatica si verifica quanto segue.

      • Lo stato della riconciliazione viene impostato su Chiusa.

      • Le transazioni Saldo spiegato e Adeguamento sistema di origine vengono copiate dalla riconciliazione precedente in quella corrente.

        • Vengono copiati gli allegati file e i commenti associati alla transazione.

        • L'età viene ricalcolata sottraendo il valore della data di apertura da quello della data di fine del nuovo periodo (il periodo nel quale si sta copiando la transazione).

        • Se l'età è maggiore dell'età autorizzata, per quella transazione viene impostata l'opzione Violazione scadenzario.

        • Se una o più transazioni di ciascun tipo presentano una violazione di scadenziario, per esse viene impostato il flag Violazione scadenzario.

      • Vengono copiati i commenti e gli allegati esistenti a livello di riconciliazione.

    • Condizioni richieste per Il saldo è compreso nell'intervallo:

      • Deve esistere una riconciliazione precedente e lo stato di questa deve essere Completo.

      • Il formato della riconciliazione precedente deve essere uguale al formato della riconciliazione corrente. Nello specifico, l'ID di formato usato per creare le istanze di formato precedente e corrente deve essere lo stesso e l'istanza di formato corrente non deve contenere attributi obbligatori non presenti nell'istanza di formato precedente.

      • Il valore di Saldo sistema di origine è maggiore o uguale a quello di Intervallo saldo (basso).

      • Il valore di Saldo sistema di origine è minore o uguale a Intervallo saldo (alto).

      Al completamento della riconciliazione automatica si verifica quanto segue.

      • Lo stato della riconciliazione viene impostato su Chiusa.

      • Le transazioni Saldo spiegato e Adeguamento sistema di origine vengono copiate dalla riconciliazione precedente in quella corrente.

        • Vengono copiati gli allegati file e i commenti associati alla transazione.

        • L'età viene ricalcolata sottraendo il valore della data di apertura da quello della data di fine del nuovo periodo (il periodo nel quale si sta copiando la transazione).

        • Se l'età è maggiore dell'età autorizzata, per quella transazione viene impostata l'opzione Violazione scadenzario.

        • Se una o più transazioni di ciascun tipo presentano una violazione di scadenziario, per esse viene impostato il flag Violazione scadenzario.

      • Vengono copiati i commenti e gli allegati esistenti a livello di riconciliazione.

    • Condizioni richieste per Il saldo è compreso nell'intervallo e non esiste alcuna attività:

      • Deve esistere una riconciliazione precedente e lo stato di questa deve essere Completo.

      • Il formato della riconciliazione precedente deve essere uguale al formato della riconciliazione corrente. Nello specifico, l'ID di formato usato per creare le istanze di formato precedente e corrente deve essere lo stesso e l'istanza di formato corrente non deve contenere attributi obbligatori non presenti nell'istanza di formato precedente.

      • Il valore di Saldo sistema di origine è maggiore di quello di Intervallo saldo (basso).

      • Il valore di Saldo sistema di origine è minore o uguale a quello di Intervallo saldo (alto).

      • Saldo sistema di origine - Saldo sistema di origine riconciliazione precedente = 0. L'intervallo può corrispondere a un numero negativo.

        Nota:

        Quest'ultima condizione significa inoltre che deve esistere un saldo sistema di origine di una riconciliazione precedente.

      Al completamento della riconciliazione automatica si verifica quanto segue.

      • Lo stato della riconciliazione viene impostato su Chiusa.

      • Le transazioni Saldo spiegato e Adeguamento sistema di origine vengono copiate dalla riconciliazione precedente in quella corrente.

        • Vengono copiati gli allegati file e i commenti associati alla transazione.

        • L'età viene ricalcolata sottraendo il valore della data di apertura da quello della data di fine del nuovo periodo (il periodo nel quale si sta copiando la transazione).

        • Se l'età è maggiore dell'età autorizzata, per la transazione viene impostata l'opzione Violazione scadenzario.

        • Se una o più transazioni di ciascun tipo presentano una violazione di scadenziario, per esse viene impostato il flag Violazione scadenzario.

      • Vengono copiati i commenti e gli allegati esistenti a livello di riconciliazione.

  • Condizioni per Confronto saldo.

    • L'opzione Il saldo è zero richiede le condizioni riportate di seguito.

      • Se al profilo viene assegnato un formato di confronto saldo, è possibile abilitare il profilo per il metodo di riconciliazione automatica "Conto con saldo pari a 0".

      • Se il saldo associato alla riconciliazione per un determinato periodo è pari a 0, la riconciliazione viene preparata e revisionata automaticamente per quel periodo.

      • Se il saldo associato alla riconciliazione è diverso da 0, la riconciliazione dovrà essere preparata e revisionata manualmente.

      Quando la riconciliazione automatica viene correttamente completata, il suo stato viene impostato su Chiusa.

    • Condizioni richieste per Il saldo è zero e non esiste alcuna attività:

      • Il saldo sistema di origine è zero.

      • Il saldo sistema di origine è uguale al saldo sistema di origine della riconciliazione precedente.

        Nota:

        Quest'ultima condizione significa inoltre che deve esistere il saldo del sistema di origine di una riconciliazione precedente.

      Quando la riconciliazione automatica viene correttamente completata, il suo stato viene impostato su Chiusa.

    • Condizioni richieste per Nessuna attività:

      • Se esiste una riconciliazione precedente, devono essere rispettate le condizioni indicate di seguito.

        • Lo stato della riconciliazione precedente deve essere Completo.

        • Il saldo del sistema di origine della riconciliazione precedente deve essere uguale a quello della riconciliazione corrente.

        • Il formato della riconciliazione precedente deve essere uguale al formato della riconciliazione corrente.

          In particolare:

          1. l'ID di formato utilizzato per creare le istanze di formato sia corrente che precedente deve essere lo stesso;

          2. l'istanza di formato corrente non deve contenere attributi obbligatori non presenti nell'istanza di formato precedente.

      • Se non esiste una riconciliazione precedente, si presume che il saldo del sistema di origine della riconciliazione precedente sia zero.

        • Se anche il saldo sistema di origine del periodo corrente è zero, la riconciliazione verrà eseguita automaticamente.

        • Se il saldo del sistema di origine del periodo corrente è diverso da zero, la riconciliazione automatica non verrà eseguita.

      Al completamento della riconciliazione automatica si verifica quanto segue.

      • Lo stato della riconciliazione viene impostato su Chiusa.

      • Le transazioni Saldo spiegato e Adeguamento sistema di origine vengono copiate dalla riconciliazione precedente in quella corrente.

        • Vengono copiati gli allegati file e i commenti associati alla transazione.

        • L'età viene ricalcolata sottraendo il valore della data di apertura da quello della data di fine del nuovo periodo (il periodo nel quale si sta copiando la transazione).

        • Se l'età è maggiore dell'età autorizzata, per quella transazione viene impostata l'opzione Violazione scadenzario.

        • Se una o più transazioni di ciascun tipo presentano una violazione di scadenziario, per esse viene impostato il flag Violazione scadenzario.

      • Vengono copiati i commenti e gli allegati esistenti a livello di riconciliazione.

    • Corrispondenza saldo (% tolleranza): se al profilo viene assegnato un formato di confronto saldo, è possibile abilitare il profilo per il metodo di riconciliazione automatica "Confronto saldo in caso di corrispondenza saldi (% tolleranza)".

      Se questo metodo è abilitato, è possibile applicare un valore soglia. La percentuale soglia viene moltiplicata per il saldo del sistema di origine per calcolare un valore di soglia.

      • Se la differenza tra il saldo del sistema di origine e il saldo del sottosistema è minore del valore soglia in un periodo, la riconciliazione viene preparata e rivista automaticamente per quel periodo.

      • Se la differenza è superiore al valore soglia, la riconciliazione dovrà essere preparata e revisionata manualmente.

      Immettere la Soglia saldo corrispondente (percentuale) come numero intero compreso tra 1 e 100.

      Quando la riconciliazione automatica viene correttamente completata, il suo stato viene impostato su Chiusa.

    • Corrispondenza saldo (n. tolleranza): la differenza tra saldo sistema di origine e saldo sottosistema è minore o uguale a un valore di tolleranza. Il valore relativo alla tolleranza è specificato nel profilo. Immettere l'importo di tolleranza per il valore Soglia saldo corrispondente (numero).

      Quando la riconciliazione automatica viene correttamente completata, il suo stato viene impostato su Chiusa.

• Limiti età massima: immettere il numero di giorni per l'età massima delle transazioni di riconciliazione:

  • Adeguamenti riconciliazione (si applica ai metodi Analisi conto e Confronto saldo)

  • Spiegazioni saldo (si applica al metodo Analisi conto)

  Nota:

  Violazione scadenzario: se viene fornito un valore e la riconciliazione include transazioni in cui lo scadenzario degli elementi (calcolato come la differenza tra Data fine periodo e Data apertura transazione) è superiore al valore fornito, le transazioni verranno contrassegnate dal flag di violazione scadenzario e per la riconciliazione è impostato un avviso di violazione scadenzario.

• Immissione manuale saldi: determina se è possibile immettere manualmente il sistema di origine o i saldi di sottosistema nella riconciliazione da parte del preparatore. Queste caselle sono selezionate solo se i saldi non vengono importati per il profilo. Selezionare una o entrambe le opzioni:

  • Immettere manualmente i saldi del sistema di origine (si applica a entrambi i metodi di riconciliazione)

  • Immettere manualmente i saldi del sottosistema (si applica al metodo Confronto saldo)

  Nota:

  Se la casella di controllo "Immissione manuale saldi" per i saldi del sistema di origine o del sottosistema è stata selezionata, la riconciliazione non è idonea per la riconciliazione automatica.

Ad esempio, se è stata configurata una regola per il revisore 1 in modo che sia attivata l'approvazione automatica quando la differenza non spiegata è pari a 0,00, la colonna denominata Approvazione automatica eseguita (Livello 1) indicherà che è stata usata una regola per completare automaticamente quel ruolo. A tal proposito, le riconciliazioni che sono state riconciliate automaticamente usando un metodo di riconciliazione automatica rimarranno presenti come colonne separate. Queste indicheranno se la riconciliazione è stata riconciliata automaticamente e il metodo di riconciliazione automatica usato.

La scheda Istruzione eredita le istruzioni configurate nel formato assegnato al profilo, eliminando così la necessità di fornire istruzioni specifiche per ogni profilo. Tuttavia, alcuni profili richiedono delle istruzioni aggiuntive. Aggiungere le istruzioni come paragrafo di testo, file allegati, URL o collegamenti ai file nei repository del documento.

La scheda Flusso di lavoro include le assegnazioni per il preparatore e il revisore. Queste funzioni possono essere assegnate a un profilo solo per gli utenti autorizzati ai ruoli di preparatore e revisore. Il sistema non consente di assegnare allo stesso utente i ruoli preparatore e revisore nello stesso profilo o di assegnare allo stesso utente a più ruoli revisore.

• Immettere queste informazioni per il preparatore:

  • Nome utente: i nomi utente disponibili per la selezione del preparatore corrispondono solo agli utenti autorizzati per tale ruolo. Per scegliere di assegnare un preparatore a un utente o a un team specifico, fare clic su (Seleziona utente backup).

  • Utente backup: se è stato assegnato un utente come preparatore principale, è possibile assegnare un utente di backup autorizzato come preparatore:

    Nota:

    Un preparatore di backup può preparare la riconciliazione solo se il preparatore principale ha impostato il relativo stato su Non disponibile.

    1. Fare clic su (Seleziona utente backup).

    2. Immettere un valore nei campi Nome e Cognome oppure fare clic su Cerca per selezionare un utente di backup.

  • Frequenza: se un profilo include una frequenza che corrisponde a una delle frequenze associate a un periodo, la riconciliazione viene copiata nel periodo quando l'amministratore dei servizi utilizza la funzione Copia in periodo. Esempio di frequenza: annuale, trimestrale, trimestrale USA, trimestrale Europa o mensile

  • Offset giorno inizio: determina la data di inizio della riconciliazione. Può corrispondere a un numero negativo o positivo e determina il numero di giorni precedenti (se configurata come numero negativo) o successivi (se configurata come numero positivo) la data di chiusura del periodo entro i quali si è autorizzati a iniziare la riconciliazione.

  • Inizio programmazione: determina il giorno (ad esempio il giorno di chiusura o il giorno di fine) a cui fa riferimento il valore di Offset giorno inizio.

  • Durata: aggiunto alla data di inizio per calcolare la data di scadenza del preparatore.

• Quando si assegnano i revisori, iniziare dal revisore con la frequenza più elevata. Immettere le informazioni sul revisore:

  • Livello: supporta un numero illimitato di livelli di revisione.

  • Nome utente: i nomi utente disponibili per la selezione dei revisori corrispondono solo agli utenti autorizzati per tale ruolo.

    Per assegnare un revisore o un team di backup, procedere come segue.

    1. Fare clic su (Seleziona un revisore).

    2. Se si è selezionato un utente come revisore, è possibile selezionare un revisore di backup: nella colonna Utente backup, fare clic su (Seleziona utente backup) e selezionare un utente di backup.

  • Frequenza revisore: determina la frequenza in base alla quale viene effettuata la revisione della riconciliazione. Le riconciliazioni posso essere preparate mensilmente e riviste trimestralmente.

  • Durata revisore: determina la data di scadenza del revisore. La data di scadenza viene calcolata in base alla formula: data inizio del preparatore + durata del preparatore + durata del revisore. Per i revisori non è presente un offset del giorno di inizio. La data di inizio per il revisore, infatti, viene determinata in base al momento in cui il preparatore rende disponibile la riconciliazione per la revisione. Non appena questa condizione si verifica, il revisore può avviare la revisione.

Se la configurazione del sistema prevede una solo valuta, la scheda della valuta è nascosta. Le riconciliazioni di riepilogo sono sempre preparate in un'unica valuta. Per consentire la configurazione per un gruppo valute, è necessario apportare modifiche alla scheda Valuta. Per le riconciliazioni di riepilogo, selezionare il tipo di tasso, quindi selezionare il singolo gruppo valute. L'impostazione predefinita corrisponde al gruppo valute di conto.

Determina il numero di gruppi valute abilitati per la riconciliazione e il comportamento della traduzione del cambio in divisa estera. Immettere le informazioni indicate di seguito.

• Tasso storico: selezionare Tasso storico per i profili che includono conti non soggetti a rivalutazione nel sistema di origine:

  • Se è selezionata l'opzione Tasso storico, quando il preparatore immette le transazioni nella riconciliazione deve specificare il valore in tutti i gruppi valute abilitati per la riconciliazione. Ad esempio, spiegazioni saldo o adeguamenti.

  • Se l'opzione Tasso storico è deselezionata, il preparatore deve immettere un valore nel gruppo valute di livello minimo, ad esempio il gruppo valute inserito, e il sistema calcola il valore equivalente negli altri gruppi valute utilizzando i tassi di cambio gestiti.

• Tipo di tasso

  La selezione del tipo di tasso si applica solo se il tasso storico non è selezionato. I tassi valuta estera (Tassi FX) caricati vengono associati a un tipo di tasso. L'impostazione del tipo di tasso nel profilo determina quale serie di tassi divisa estera viene utilizzata per effettuare calcoli di conversione valuta per transazioni di riconciliazioni appartenenti al profilo.

• Per ogni etichetta gruppo, ad esempio Inserito, Funzionale o Reporting, abilitare l'opzione e selezionare la valuta predefinita.

• La tabella del gruppo di valuta determina quali gruppi valute sono abilitati per il profilo. I gruppi valute vengono configurati nelle impostazioni di sistema ed è possibile abilitare per i singoli profili solo i gruppi abilitati a livello di sistema. Se un gruppo valute è abilitato, è possibile assegnare una valuta predefinita al profilo accettando il valore predefinito a livello di sistema per il gruppo oppure assegnando un valore predefinito specifico del profilo.

Determina quali utenti sono autorizzati a operare come commentatori o visualizzatori delle riconciliazioni correlate al profilo. Ai commentatori è consentito visualizzare le riconciliazioni e aggiungere commenti alla riconciliazione o alle relative transazioni. I visualizzatori dispongono di accesso di sola lettura.

Per selezionare un utente o un team come commentatori o visualizzatori, effettuare le operazioni riportate di seguito.

Consente agli amministratori dei servizi di assegnare attributi ai profili e specificare valori per gli attributi. Gli attributi vengono presentati in sola lettura nella sezione Proprietà aggiuntive della riconciliazione. Gli attributi devono essere già esistenti prima di poter essere assegnati al profilo.

Consente di monitorare quali ruoli sono stati completati automaticamente mediante le regole formato o profilo.

Sono disponibili le regole riconciliazione riportate di seguito.

• Sottomissione automatica riconciliazione indica che le riconciliazioni sono state riconciliate automaticamente usando un metodo di riconciliazione automatica. Per impostare le condizioni, è possibile creare un filtro o usarne uno salvato.

  Le riconciliazioni che usano un metodo di riconciliazione automatica sono indicate nella colonna Sottomissione automatica eseguita in Elenco riconciliazioni se la riconciliazione è stata eseguita in modo automatico. Inoltre, è specificato il metodo di riconciliazione automatica usato.

• Approvazione automatica riconciliazione indica che per completare automaticamente il ruolo è stata usata una regola. È necessario selezionare un livello revisore. Per impostare le condizioni, è possibile creare un filtro o usarne uno salvato.

  Ad esempio, se è stata configurata una regola per il revisore 1 in modo che sia attivata l'approvazione automatica quando la differenza non spiegata è pari a 0,00, la colonna Revisione automatica eseguita (livello x) in Elenco riconciliazioni indicherà che è stata usata una regola per completare automaticamente il ruolo.

Acquisisce in audit trail delle modifiche apportate al profilo, incluse modifiche alle assegnazioni dei flussi di lavoro, alla configurazione del formato, alla valutazione del rischio o agli attributi del profilo.

Per guardare un video sulla modifica delle riconciliazioni, fare clic su questo collegamento: