Aggiunta di allegati

La sezione Allegati contiene i file allegati alla riconciliazione in generale, ai commenti o alle transazioni della riconciliazione.

Il cassetto di navigazione Allegati è riservato al ruolo Preparatore. Solo il Preparatore può utilizzare il cassetto di navigazione degli allegati e il Preparatore corrente che sta lavorando alla riconciliazione con lo stato Aperta presso preparatore ha accesso completo al cassetto di navigazione con facoltà di aggiungere o eliminare allegati, anche se non sono stati aggiunti da tale preparatore.

I preparatori possono aggiungere allegati alla riconciliazione in generale, a commenti o transazioni di riconciliazione nella sezione Allegati del Riepilogo. Revisori e commentatori possono solo aggiungere allegati ai propri commenti.

È possibile effettuare quanto segue.

Visualizzare chi ha aggiunto gli allegati e la data e l'ora in cui sono stati aggiunti.
Riportare un allegato in una riconciliazione nel periodo successivo di creazione della riconciliazione.
Modificare la descrizione di un allegato fino al completamento del flusso di lavoro nella riconciliazione.
Espandere l'elenco degli allegati della transazione e impostare la vista espansa come predefinita.
Aggiungere un allegato a più riconciliazioni contemporaneamente.
Aggiungere uno o più allegati trascinandoli dalla finestra di dialogo Aggiungi allegati. È possibile inoltre trascinare più allegati e poi caricarli tutti insieme.

Autorizzazioni basate su ruolo e stato

Nella tabella seguente sono descritti i task che si possono eseguire in base allo stato della riconciliazione e al ruolo dell'utente:

Tabella 6-3 Allegati

Ruolo	Stato: Aperta presso preparatore	Stato: Aperta presso revisore	Stato: Chiusa
Preparatore	L'utente può aggiungere o eliminare allegati anche se non è stato lui ad aggiungerli	L'utente può visualizzare gli allegati	L'utente può visualizzare gli allegati
Revisore	L'utente può visualizzare gli allegati	L'utente può visualizzare gli allegati	L'utente può visualizzare gli allegati
Commentatore	L'utente può visualizzare gli allegati	L'utente può visualizzare gli allegati	L'utente può visualizzare gli allegati
Amministratore	L'utente può visualizzare gli allegati	L'utente può visualizzare gli allegati	L'utente può visualizzare gli allegati
Utente avanzato	L'utente può visualizzare gli allegati	L'utente può visualizzare gli allegati	L'utente può visualizzare gli allegati

Aggiunta di un documento esterno o di un collegamento a una pagina Web

Per aggiungere un documento esterno o il collegamento a una pagina web alle sezioni Allegati, effettuare le operazioni riportate di seguito.

Nella pagina Home, fare clic su Riconciliazioni e selezionare e aprire la riconciliazione da utilizzare.
Nella finestra di dialogo Riepilogo riconciliazione, fare clic sulla scheda Allegati (icona della graffetta) sulla destra. Viene visualizzato l'elenco Allegati.
Fare clic sull'icona Allegato o Collegamento del file.
- Per gli allegati, selezionare Scegli file per selezionare e allegare il file, quindi fare clic su OK.
  - A questo punto, immettere un Nome descrittivo.
  - Selezionare la casella di controllo Riporta se si desidera includere l'allegato in questa riconciliazione per il periodo successivo.
- Per i collegamenti, immettere l'URL (ad esempio: Oracle, http://www.oracle.com), quindi immettere il nome dell'URL e fare clic su OK
  - A questo punto, immettere un Nome descrittivo.
  - Selezionare la casella di controllo Riporta se si desidera includere l'allegato in questa riconciliazione per il periodo successivo.
Se è stato selezionato Riporta, verrà visualizzata l'icona Riporta accanto all'allegato o al collegamento Web del file.

Nota:
L'opzione per il caricamento di un file come allegato è visibile solo se l'opzione Impedisci caricamento file non è selezionata nel formato associato a questa riconciliazione.

Nota:

Dopo che un preparatore ha aggiunto un collegamento, un utente che seleziona il collegamento lo aprirà in base alle impostazioni del browser in uso.

Modifica o eliminazione degli allegati

È possibile modificare o eliminare gli allegati accedendo all'azione Modifica o Elimina sulla destra.

Nella finestra di dialogo Modifica allegato è possibile modificare il nome e la casella di controllo Riporta.

Nota:

È possibile modificare la descrizione del nome fino al momento del completamento del flusso di lavoro della riconciliazione.

Riporto di allegati

A volte potrebbe essere necessario riportare un allegato di una riconciliazione in un periodo futuro per la stessa riconciliazione. È possibile utilizzare la casella di controllo Riporta nella finestra di dialogo Aggiungi allegati o Modifica allegati per indicare che l'allegato in questione sarà incluso alla riconciliazione quando sarà creata per il periodo successivo.

Espansione di tutti gli allegati della transazione

È possibile fare clic sull'icona Espandi tutto accanto ad Allegati transazione per visualizzare un elenco completo degli allegati della transazione. L'icona potrà essere Espandi tutto o Comprimi tutto. L'impostazione predefinita corrisponde all'impostazione utilizzata nella sessione precedente.

Di seguito viene mostrato un esempio dell'elenco espanso.
Vista espansa dell'elenco completo degli allegati della transazione

Aggiunta di un file o URL di riferimento a più riconciliazioni o transazioni contemporaneamente

Per aggiungere un file o un URL di riferimento a più riconciliazioni o transazioni contemporaneamente, procedere come segue.

In Home fare clic su Riconciliazioni o Transazioni.
È possibile selezionare più riconciliazioni o transazioni (evidenziando più righe oppure selezionandone più di una con il tasto MAIUSC), quindi fare clic su Azioni, su Aggiungi riferimento e infine su File o URL.

Aggiunta di uno o più allegati tramite trascinamento

È possibile anche aggiungere uno o più allegati trascinandoli dalla finestra di dialogo Aggiungi allegati. È possibile rinominare l'allegato nel campo Nome, se necessario. Se si trascinano più allegati, è possibile caricarli tutti insieme.

Nota:

È necessario accedere alla finestra di dialogo Aggiungi allegati per trascinare gli allegati. Se si prova a trascinarli dal Riepilogo, potrebbero verificarsi dei problemi.

Nota:

L'opzione per il caricamento di un file come allegato è visibile solo se l'opzione Impedisci caricamento file non è selezionata nel formato associato a questa riconciliazione.

Considerazioni sulle dimensioni degli allegati per riconciliazioni e commenti

Tenere presente che la maggior parte dello spazio di memorizzazione dei clienti è occupata dagli allegati a riconciliazioni e commenti. Di seguito sono indicati alcuni suggerimenti utili per la gestione delle dimensioni degli allegati.

I clienti possono sottoscrivere la memorizzazione oggetti Oracle Cloud e dopo la creazione di un gruppo di memorizzazione, configurare Account reconciliation per memorizzare gli allegati in Memorizzazione oggetti. In questo modo si riducono notevolmente le dimensioni del database di Account Reconciliation . Fare riferimento alla sezione Utilizzo della memorizzazione oggetti di Oracle Cloud per conservare gli allegati nella guida Impostazione e configurazione di Account Reconciliation
I clienti possono archiviare i loro allegati nel loro repository di documenti, collegandoli nella riconciliazione. L'aggiunta di un collegamento, oltre a essere più semplice rispetto al caricamento di un file allegato, comporta un risparmio significativo di spazio di memorizzazione.
I clienti possono anche archiviare i periodi passati scaricando la memoria o aprire un servizio di archiviazione.
Il cliente deve esaminare i contenuti degli allegati di dimensioni maggiori per assicurarsi che gli utenti stiano caricando i dati in modo efficiente. Ad esempio, i documenti Word con screenshot di qualità elevata incollati al loro interno occupano molto spazio di memorizzazione.