Aggiunta manuale di transazioni

Le riconciliazioni includono schede per consentire ai preparatori di immettere transazioni.

Ad esempio, i preparatori possono immettere adeguamenti al sistema di origine per confrontarli e adattarli al sottosistema.

In tutte le transazioni i campi Codice transazione e Data apertura sono considerati obbligatori. Il campo Data apertura specifica la data in cui è stata o sarebbe dovuta essere aperta la transazione nel sistema di origine. In base al formato della riconciliazione, potrebbero essere necessari altri campi:

Nota:

È possibile caricare un file come allegato o commento solo se l'opzione Impedisci caricamento file non è selezionata nel formato associato alla riconciliazione. Tuttavia, anche se questa opzione è selezionata nel formato, è possibile allegare un file come collegamento.

Per aggiungere una transazione manualmente:

  1. Selezionare una riconciliazione con stato Aperta presso preparatore alla quale si è assegnati come preparatori.
  2. Selezionare Azioni, quindi Apri.
  3. Selezionare una scheda transazione.
  4. Fare clic su ( + (Nuovo)) e aggiungere quanto riportato di seguito.

    Gli attributi come Codice transazione, Data apertura, Data chiusura vengono visualizzati in base alla modalità di configurazione del formato. Gli attributi obbligatori sono contrassegnati da un asterisco.

    Le sezioni Dettaglio transazione e Piano di azione hanno un ruolo e diritti di accesso. Tutti i ruoli dispongono dell'accesso di visualizzazione, a meno che non venga specificato diversamente

    Diritti di accesso

    • Casella di testo

      • I ruoli per i quali è configurata l'opzione Non visualizzare non visualizzano questo attributo nella finestra di dialogo Riconciliazione o Azioni task né in alcun dashboard, vista elenco o report.

      • I ruoli per i quali è configurata l'opzione Consenti modifiche hanno la possibilità di aggiungere, modificare e rimuovere i valori per l'attributo, nel rispetto delle regole di modifica.

      • I ruoli per i quali è configurata l'opzione Obbligatorio richiedono un valore per l'attributo. L'opzione Obbligatorio è disponibile per preparatori e revisori. Fino a quando non viene fornito un valore, i preparatori non possono effettuare la sottomissione e gli approvatori non possono approvare.

    • Schede Casella di testo su più righe

      • Scheda Casella di testo

        • I ruoli per i quali è configurata l'opzione Non visualizzare non visualizzano questo attributo nella finestra di dialogo Riconciliazione o Azioni task né in alcun dashboard, vista elenco o report.

        • I ruoli per i quali è configurata l'opzione Consenti modifiche possono aggiungere, modificare e rimuovere i valori per l'attributo, nel rispetto delle regole di modifica.

        • I ruoli per i quali è configurata l'opzione Obbligatorio richiedono un valore per l'attributo. L'opzione Obbligatorio è disponibile per preparatori e revisori. Fino a quando non viene fornito un valore, i preparatori non possono effettuare la sottomissione e gli approvatori non possono approvare.

      • Scheda Allegati

        • I ruoli per i quali è configurata l'opzione Non visualizzare non visualizzano questo attributo nella finestra di dialogo Riconciliazione o Azioni task né in alcun dashboard, vista elenco o report.

        • I ruoli per i quali è configurata l'opzione Aggiungi e rimuovi possono aggiungere file e rimuovere i file che hanno aggiunto, nel rispetto delle regole di modifica.

        • I ruoli per i quali è configurata l'opzione Obbligatorio richiedono un allegato file. L'opzione Obbligatorio è disponibile solo per preparatori e revisori. Fino a quando non viene allegato un file, i preparatori non possono effettuare la sottomissione e gli approvatori non possono approvare.

        • I ruoli per i quali è configurata l'opzione Aggiungi e rimuovi tutto possono aggiungere e rimuovere i propri file e rimuovere i file aggiunti da altri.

  5. Dettaglio transazione: in questa sezione vengono elencati gli attributi per la transazione.

    • Facoltativo: per modificare la valuta per la transazione, nel gruppo valuto abilitato per l'immissione dati selezionare una valuta dall'elenco valute.

      Immettere un valore nel gruppo valute abilitato per l'immissione dei dati. Se è abilitata la traduzione della valuta, per i gruppi valute rimanenti verranno visualizzati i valori tradotti. Se la traduzione della valuta non è abilitata, immettere un valore in tutti i gruppi valute abilitati rimanenti.

    • Facoltativo: per indicare se è in corso l'ammortamento o l'accumulo di una transazione, selezionare Ammortamento/Accumulo.

    • Facoltativo: per modificare la valuta per un gruppo valute tradotto, selezionare una valuta dall'elenco di valute.

    • Facoltativo: per sostituire un valore di valuta tradotta, fare clic su Sostituisci per il gruppo valute e immettere il nuovo valore.

      Nota:

      Per rimuovere la sostituzione, fare clic su Reimposta valore.

  6. Piano di azione: consente di acquisire informazioni sulle azioni di follow-up della transazione. La distinzione chiave tra attributi di transazioni normali e attributi di piano di azione è nelle regole che determinano quando è possibile modificare un attributo:

    • Gli attributi delle transazioni possono essere modificate dagli utenti del flusso di lavoro (preparatori e revisori) solo se la riconciliazione è stata aperta da tali utenti.

    • Gli attributi di piano di azione consentono la modifica da parte degli utenti autorizzati in qualsiasi momento fino a quando il periodo viene bloccato.

    È possibile tenere traccia dei piani di azione relativi a transazioni di riconciliazione. Per gli attributi presenti in questa sezione il funzionamento della modifica varia in base ai privilegi di accesso.

    Funzionalità di commento che consentono a preparatori, revisori, commentatori, amministratori e utenti avanzati autorizzati di aggiungere commenti, che possono anche includere allegati. L'aggiunta di commenti è consentita se il periodo non è bloccato.

    1. Allegati piano di azione: include i file allegati al piano di azione per la riconciliazione. La sezione relativa agli allegati è modificabile in base a quanto segue:

      Tabella 6-1 Possibilità di modifica degli allegati

      Ruolo Possibilità di modifica degli allegati
      Preparatore Può aggiungere e rimuovere i propri allegati se la riconciliazione è aperta o chiusa e il periodo non è bloccato.
      Revisore Può aggiungere e rimuovere i propri allegati se la riconciliazione è aperta o chiusa e il periodo non è bloccato.
      Amministratore dei servizi Non può aggiungere o rimuovere allegati.
      Utente avanzato Non può aggiungere o rimuovere allegati.
      Visualizzatore Non può aggiungere o rimuovere allegati.
      Commentatore Non può aggiungere o rimuovere allegati.

      Per aggiungere allegati alla transazione, procedere come segue.

      1. In Dettaglio transazione espandere Allegati.

      2. Selezionare Azioni, quindi Nuovo.

      3. In Aggiungi allegato, in Tipo, selezionare File locale per allegare un file che si trova nel computer oppure selezionare URL.

      4, Nel campo Nome immettere un nome per descrivere l'allegato.

      5. Immettere un URL, oppure sfogliare per selezionare un file.

      6. Fare clic su OK.

    2. Commenti piano di azione: contiene i commenti sul piano di azione. La sezione relativa ai commenti è modificabile in base a quanto segue:

      Tabella 6-2 Possibilità di modifica degli allegati

      Ruolo Possibilità di modifica degli allegati
      Preparatore Può aggiungere e rimuovere i propri commenti se la riconciliazione è aperta o chiusa e il periodo non è bloccato.
      Revisore Può aggiungere e rimuovere i propri commenti se la riconciliazione è aperta o chiusa e il periodo non è bloccato.
      Amministratore dei servizi Può aggiungere e rimuovere commenti di qualsiasi utente, se la riconciliazione è aperta o chiusa e il periodo non è bloccato.
      Utente avanzato Può aggiungere e rimuovere commenti di qualsiasi utente, se la riconciliazione è aperta o chiusa e il periodo non è bloccato.
      Visualizzatore Non può aggiungere o rimuovere commenti.
      Commentatore Può aggiungere e rimuovere i propri commenti se la riconciliazione è aperta o chiusa e il periodo non è bloccato.

      Per aggiungere commenti alla transazione:

      1. In Dettaglio transazione espandere Commenti.

      2. Selezionare Azioni, quindi Nuovo.

      3. In Nuovo commento immettere un commento.

      4. Facoltativo: per fare riferimento a un documento esterno, nella sezione Riferimento selezionare Azioni, quindi Aggiungi. Selezionare un documento oppure immettere un URL e fare clic su OK.

      5. Per chiudere la finestra di dialogo Crea commento, fare clic su OK.

  7. Allegati: contiene gli allegati con il dettaglio della transazione.
  8. Commenti: contiene i commenti relativi al dettaglio della transazione.
  9. Fare clic su Salva per salvare la transazione o su Salva e crea altro per salvare la transazione corrente e crearne una nuova.
  10. Fare clic su Chiudi.