Introduzione alla struttura delle riconciliazioni figlio e di riepilogo
Le riconciliazioni di riepilogo sono progettate per essere completate dopo il completamento di tutte le riconciliazioni figlio e del caricamento di tutti i saldi e le transazioni figlio per il periodo. Pertanto, le riconciliazioni di riepilogo non possono essere sottomesse dal Preparatore fino al completamento di tutte le riconciliazioni figlio.
Quando si crea una riconciliazione di riepilogo, vengono inclusi solo i profili figlio attivi del profilo di riepilogo. Se un profilo figlio inattivo diventa attivo in qualsiasi momento dopo la creazione della riconciliazione di riepilogo, l'amministratore dei servizi deve creare la riconciliazione per tale profilo figlio. Per includere il profilo figlio appena diventato attivo nella riconciliazione di riepilogo per questo periodo, l'amministratore dei servizi deve eliminare la riconciliazione di riepilogo e ricrearla.
Le riconciliazioni di riepilogo hanno il loro flusso di lavoro ed è possibile aggiungervi transazioni direttamente. Le riconciliazioni di riepilogo originate in primo luogo dalle rispettive riconciliazioni figlio possono essere modificate, eliminate e così via. Per questo motivo, è consigliabile non modificare le riconciliazioni figlio dopo l'avvio della riconciliazione di riepilogo, ma anche e soprattutto dopo il relativo completamento.
Differenze: riconciliazioni di riepilogo in Conformità riconciliazione e Corrispondenza transazione
Per Conformità riconciliazione, in caso di caricamento accidentale di transazioni nel conto figlio dopo il completamento della riconciliazione di riepilogo, è necessario aggiornare le riconciliazioni figlio e completarle nuovamente. Se lo si desidera, è possibile richiedere di riaprire la riconciliazione di riepilogo e anche per essa ripetere la procedura di completamento. Poiché la riconciliazione di riepilogo è la riconciliazione di se stessa e il sistema non può presumere che le transazioni esistenti debbano essere sostituite con le transazioni di riconciliazione figlio, i dati non vengono riaperti e sostituiti automaticamente.
Per le riconciliazioni di riepilogo basate su riconciliazioni figlio di Corrispondenza transazione, i valori di Meno non corrispondenti, Meno non corrispondenti supportati e Meno corrispondenti in transito vengono aggiornati automaticamente quando vengono modificati i valori corrispondenti in una o più riconciliazioni figlio. Quando si esegue un'azione che riapre una riconciliazione figlio, viene riaperta anche la riconciliazione di riepilogo contenente tale riconciliazione figlio.
I saldi sono trattati diversamente, in quanto non sono aggiunti manualmente dall'utente alla riconciliazione figlio o di riepilogo. In questo caso, quindi, la riconciliazione di riepilogo viene riaperta, in quando non si tratta di sostituire elementi caricati dall'utente.
Differenze chiave tra riconciliazioni di riepilogo e individuali
Il processo di preparazione di una riconciliazione di riepilogo è simile al processo di preparazione di una riconciliazione individuale, a parte alcune differenze chiave descritte di seguito.
Opzioni Genera tutto e Genera aggiornati
Le riconciliazioni di riepilogo consentono di riepilogare il contenuto di una o più riconciliazioni figlio. Tuttavia, il preparatore della riconciliazione di riepilogo deve controllare quando si verifica l'aggiornamento per evitare i casi di modifica imprevista del contenuto della riconciliazione, ad esempio dopo la revisione della riconciliazione o dopo la sottomissione della riconciliazione per la revisione. Per fornire questo tipo di controllo al preparatore della riconciliazione di riepilogo, nella sezione Riepilogo saldo della riconciliazione sono disponibili le opzioni indicate di seguito.
Genera tutto: consente di importare i dettagli della transazione figlio e i saldi nella riconciliazione di riepilogo.
Genera aggiornati: consente di importare solo i dettagli transazione figlio e i saldi dai figli aggiornati rispetto all'ultimo aggiornamento della riconciliazione di riepilogo.
Nota:
Non viene copiato nessun commento o allegato dalla riconciliazione. I commenti o gli allegati vengono copiati sulle transazioni.
I saldi, inoltre, saranno importati in automatico durante il caricamento del saldo. Di solito, quindi, i saldi più recenti sono già importati nella riconciliazione di riepilogo, a meno che non sia consentita l'aggiunta o la modifica manuale dei saldi sulle riconciliazioni figlio.
Configurazione del riepilogo saldo
In una riconciliazione individuale, le colonne della tabella Riepilogo saldo vengono utilizzate per la visualizzazione dei saldi in varie valute e vari gruppi di valute.
Le riconciliazioni di riepilogo:
Vengono preparate in un'unica valuta e in un unico gruppo di valute. Le colonne vengono pertanto utilizzate per visualizzare i saldi di ogni riconciliazione figlio inclusa nella riconciliazione di riepilogo.
È disponibile una colonna totale, in cui vengono sommati i valori di tutte le riconciliazioni figlio.
Nell'intestazione della colonna viene visualizzato l'ID conto della riconciliazione figlio sotto forma di collegamento ipertestuale. Quando si fa clic sul collegamento ipertestuale, viene visualizzata una finestra di dialogo contenente la riconciliazione figlio. Dal momento che la riconciliazione di riepilogo viene creata in base al contenuto derivante dalla riconciliazione figlio, viene assegnato un ruolo di revisione implicito al preparatore della riconciliazione di riepilogo. Tale ruolo consente all'utente di rifiutare la riconciliazione figlio (in modo da poterla correggere) solo nel caso in cui la riconciliazione figlio sia stata chiusa.
In altre parole, il processo di revisione normale della riconciliazione figlio deve essere completato prima che il preparatore di una riconciliazione di riepilogo possa avviare una fase di rifiuto.
In caso di modifica dei conti figlio inclusi in una riconciliazione di riepilogo, è necessario caricare di nuovo i dati affinché i saldi del sistema di origine e del sottosistema vengano aggiornati correttamente nelle colonne del saldo delle viste.
Nota:
I vecchi saldi del sistema di origine e del sottosistema vengono visualizzati nelle colonne del saldo nelle viste finché non viene rieseguito il caricamento dati.
Nella tabella Riepilogo saldo sono incluse le seguenti righe aggiuntive per le riconciliazioni di riepilogo.
ID conto riconciliazione figlio: l'ID conto della riconciliazione figlio viene visualizzato sotto forma di collegamento ipertestuale nell'intestazione di colonna.
Stato: identifica lo stato della riconciliazione figlio (In sospeso, Aperto, Chiuso o Mancante).
Nota:
I preparatori della riconciliazione di riepilogo saranno in grado di sottomettere la riconciliazione alla fase di revisione solo dopo la chiusura di tutte le riconciliazioni figlio. La colonna Totale non include un valore di stato.
Aggiornato: se il preparatore della riconciliazione figlio ha apportato modifiche alla riconciliazione figlio dall'ultima volta che un preparatore ha generato la riconciliazione di riepilogo, verrà visualizzata la parola Aggiornato. La colonna Totale include inoltre la parola Aggiornato se una o più riconciliazioni figlio sono state aggiornate.
Attributo Aggiornato nelle transazioni
I preparatori della riconciliazione i riepilogo possono modificare le relative transazioni originate dalle riconciliazioni figlio. Tuttavia, se viene implementata una modifica, la transazione verrà contrassegnata con la dicitura Modificato nella riconciliazione di riepilogo. Il flag Modificato è visibile nel riquadro Dettaglio transazione e in una colonna nella vista Elenco transazioni.
Tenere presente che questo è diverso dal flag Modificato nella scheda Riepilogo, il quale indica che una o più transazioni del figlio sono state modificate rispetto all'ultima generazione della riconciliazione di riepilogo.
Attributo Profilo di riepilogo
Per distinguere i profili e le riconciliazioni di riepilogo dai profili e dalle riconciliazioni individuali, è disponibile un filtro nonché un attributo di colonna denominato Profilo di riepilogo. Se il valore è Yes, il profilo o la riconciliazione è un profilo o una riconciliazione di riepilogo.
Copia di transazioni dal mese precedente
In una riconciliazione di riepilogo, non è possibile utilizzare una regola di formato Copia transazioni per copiare le transazioni di una riconciliazione precedente in una corrente.