Suddivisione delle transazioni senza corrispondenza

La suddivisione delle transazioni consente di gestire le differenze a livello di tempificazione per le corrispondenze di tipo 1 a molti, Molti a 1 o Molti a molti grazie all'abbinamento di parte di una transazione, non considerando solo l'importo rimanente suddiviso senza corrispondenza. Ciò consente di ridurre al massimo il numero di transazioni senza corrispondenza al termine di ogni giornata lavorativa, permettendo in questo modo a un revisore di avere una riconciliazione contenente un numero inferiore di transazioni senza corrispondenza. Un amministratore deve abilitare questa funzionalità affinché gli utenti possano suddividere le transazioni.

Quando viene eseguita la corrispondenza delle transazioni in base al criterio 1 a molti, Molti a 1 o Molti a molti, le riconciliazioni risultano più difficoltose in quanto è necessario un maggior numero di transazioni per controbilanciare il set di corrispondenze. Le differenze a livello di tempificazione con corrispondenze di tipo 1 a molti, Molti a 1 o Molti a molti sono difficilmente gestibili a causa della presenza di numerose transazioni senza corrispondenza in attesa del caricamento delle restanti transazioni in grado di controbilanciare il set di corrispondenze.

Di seguito è illustrato un esempio di corrispondenza standard di tipo Origine (GL)-Filiale (Banca), ovvero una corrispondenza di tipo 1 GL-5 Banca (1 a molti):

Giorno 1: $10.000,00 GL
Giorno 2: $2.000,00 Banca
Giorno 2: $2.000,00 Banca
Giorno 2: $2.000,00 Banca
Giorno 2: $2.000,00 Banca
Giorno 2: $1.990,00 Banca
Giorno 15: $10,00 Banca

Il giorno 2, l'utente nota che l'importo totale in banca è pari a $9.990,00, mentre dovrebbe essere pari a $10,000.00. Ciò significa che la banca ha fatto un errore pari a $10,00. La banca avrà bisogno di almeno due settimane per correggere l'importo di $10,00 e pertanto l'utente dovrà attendere con sei transazioni senza corrispondenza fino alla correzione. Dal momento che questo è un intervallo lungo in presenza di un deposito senza corrispondenza pari a $10.000,00, l'utente può suddividere la voce $10.000,00 GL in due transazioni. Dopo la suddivisione, l'utente può abbinare la voce $9,990.00 GL al totale $9.990,00 Banca lasciando la voce $10,00 GL senza corrispondenza fino al giorno 15, ovvero fino a quando la banca invia la transazione $10,00 Banca. Questa suddivisione consente all'utente di non avere dati indesiderati nella riconciliazione, soprattutto in presenza di conteggi elevati di corrispondenze richieste.

La corrispondenza sarà come segue:

Corrispondenza 1 (probabilmente al giorno 3)
- Giorno 1: $9.990,00 GL (una transazione GL viene suddivisa in due transazioni)
- Giorno 2: $2.000,00 Banca
- Giorno 2: $2.000,00 Banca
- Giorno 2: $2.000,00 Banca
- Giorno 2: $2.000,00 Banca
- Giorno 2: $1.990,00 Banca
Corrispondenza 2 (probabilmente al giorno 16)
- Giorno 1: $10,00 (una transazione GL viene suddivisa in due transazioni)
- Giorno 15: $10,00 Banca
Dopo la correzione di $10,00 da parte della banca, l'esecuzione di una corrispondenza automatica o manuale eseguirà l'abbinamento della transazione.

Abilitazione della suddivisione delle transazioni

Per abilitare la suddivisione nella schermata Transazioni senza corrispondenza, l'amministratore deve abilitare l'opzione Consenti suddivisione delle transazioni nella scheda Origini dati. Per abilitare l'opzione di suddivisione, procedere come segue.

In Applicazioni, fare clic su Tipi di corrispondenza , quindi selezionare il tipo di corrispondenza desiderato, ad esempio Cancellazione.
In Modifica tipo di corrispondenza, selezionare la scheda Origini dati.
Nella schermata Origini dati selezionare la casella di controllo Consenti suddivisione delle transazioni.
Fare clic su Salva.
Nota:
- Se un attributo chiave è già definito, non è possibile abilitare la suddivisione delle transazioni. Quando si procede al salvataggio viene visualizzato un messaggio indicante che per l'origine dei dati è definito un ulteriore attributo chiave e che pertanto la suddivisione della transazione non è consentita.
- Dopo aver abilitato la suddivisione della transazione, non è possibile aggiungere un attributo chiave. Verrà visualizzato un messaggio indicante che l'attributo chiave non può essere aggiunto quando è abilitata la suddivisione della transazione.

Suddivisione delle transazioni

Per suddividere le transazioni, procedere come segue.

In Corrispondenza selezionare il tipo di corrispondenza per il quale è stata creata una suddivisione.
Selezionare la scheda Transazioni senza corrispondenza.

Viene visualizzata l'icona Suddividi transazione.
Nota:
- È possibile suddividere solo una transazione alla volta.
- La transazione può essere suddivisa solo in due transazioni alla volta.
- È possibile suddividere solo l'importo di quadratura. Se esistono altri importi attributo, essi rimarranno invariati.
Selezionare la transazione che si desidera suddividere, ad esempio ID transazione 22864, quindi fare clic su Dividi.
Nel campo Importo suddiviso immettere l'importo suddiviso, ad esempio $2,50.

Nel campo Importo restante viene automaticamente inserito il relativo valore durante l'immissione dell'importo suddiviso.

Nota:
Nel campo Importo suddiviso è inoltre possibile immettere un importo negativo.
Fare clic su Salva.

Viene visualizzato un messaggio di avvertenza indicante che l'importo della transazione corrente verrà suddiviso e che l'operazione è irreversibile. Viene inoltre richiesto se si desidera continuare. Vengono mostrati anche i dettagli dell'importo originale, dell'importo suddiviso e dell'importo rimanente.
Fare clic su Sì.

Viene visualizzato un messaggio di conferma indicante che la suddivisione della transazione è andata a buon fine.
Fare clic su Chiudi.

La nuova transazione suddivisa (ID transazione 23781) verrà visualizzata assieme alla transazione originale (ID transazione 22864). Per la transazione suddivisa vengono copiati tutti i dettagli della transazione originale, eccetto l'importo di quadratura e l'ID della transazione.

Audit trail

Di seguito è illustrato un esempio di audit trail di una (ID transazione 1047) con un importo dell'attributo di quadratura pari a $98,00 suddiviso negli importi $68,00 e $30,00. Nel campo ID transazione viene visualizzato Suddividi, mentre nel campo Nuovo valore viene visualizzato l'ID della nuova transazione, ovvero 4028.

Di seguito è illustrato un esempio di audit trail della nuova transazione suddivisa creata, ovvero ID transazione 4028. Nel campo ID transazione viene visualizzato Creato, mentre nel campo Valore precedente viene visualizzato l'ID padre, ovvero 1047.