3 Informazioni sulle procedure di impostazione consigliate

Metodologie di implementazione

Le metodologie di implementazione sono le opzioni adottate per implementare Account Reconciliation nella propria organizzazione. Per ottenere risultati positivi misurabili in breve tempo, Oracle suggerisce una gestione del proprio ambito molto attenta. Per la maggior parte delle società, questo significa che ogni conto che necessita della riconciliazione venga effettivamente riconciliato. Questo obiettivo può essere raggiunto rapidamente e con tempi minimi di sospensione dell'attività adottando l'implementazione di "solo tracciamento".

Implementazione di solo tracciamento

Le implementazioni di solo tracciamento non richiedono alcuna modifica del modo in cui le persone eseguono le riconciliazioni. Viene semplicemente tenuta traccia della loro esecuzione. L'impatto principale riguarda la progettazione del formato. In queste implementazioni sono disponibili solo uno o due formati per il rollout iniziale. Questi semplici formati prevedono che gli utenti alleghino le riconciliazioni completate, in genere eseguite in Excel. Viene fornito un formato di "tracciamento" campione con i formati Oracle standard. L'implementazione di un approccio di solo tracciamento garantisce una visibilità completa dello stato del processo di riconciliazione e l'accesso centralizzato alle riconciliazioni stesse.

Progettazione del formato

Una volta che gli utenti hanno acquisito familiarità con questo processo, si può iniziare a lavorare sugli obiettivi secondari, ad esempio assicurare che ogni riconciliazione eseguita presenti i requisiti di validità richiesti. A questo scopo è necessario progettare il formato in modo efficace. Per ottenere formati di riconciliazione ottimali è necessario progettarli a livello di tipo di conto. I conti supportati a livello di sezionale, come il conto fornitori, il conto clienti e i cespiti, sono i conti più semplici da sottoporre a migrazione dai formati di solo tracciamento ai formati customizzati. È opportuno definire la tempistica di migrazione di questi tipi di conti in modo che coincida con l'automazione dei caricamenti dei saldi del sezionale. In questo modo gli utenti potranno apprezzare immediatamente i vantaggi della riconciliazione automatica vedendo la corrispondenza tra i saldi di origine e i saldi del sottosistema.

I conti che non sono supportati dai sezionali e che richiedono la riconciliazione con il metodo di analisi del conto, come anticipi, accantonamenti, fondi imposte e tasse e riserve presentano maggiori criticità. La procedura consigliata per questi tipi di conti prevede la progettazione di formati che garantiscano una riconciliazione di elevata qualità guidando l'utente nell'analisi che dovrà eseguire. La progettazione del formato consente di personalizzare con precisione le informazioni che devono essere fornite durante la riconciliazione degli elementi o le spiegazioni del saldo da immettere.

È possibile inoltre aggiungere regole che convalidano i dati o richiedono allegati. Ad esempio, in caso di attività immateriali, invece di chiedere una descrizione generale degli elementi inclusi nel saldo, è possibile porre domande per valutare la qualità degli elementi per verificare che appartengano al saldo del conto. L'implementazione di formati customizzati a livello di tipo di conto consente di affrontare per primi i conti a maggior rischio, riducendo al minimo la sospensione dell'attività dove le esigenze sono meno pressanti.

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