18 Importare documenti elettronici

È possibile importare documenti immagine, ad esempio file TIFF a più pagine, e documenti non di immagine, ad esempio file di Microsoft Word, se consentito dal profilo client.

Quando si esegue l'importazione di documenti non di immagine, Content Capture utilizza l'impostazione del profilo client, adottando uno degli scenari riportati di seguito.
  • Converte il file in un documento immagine a più pagine, come se fosse stato sottoposto a scansione. Nel riquadro dei documenti viene visualizzata un'anteprima per ogni immagine. È possibile selezionare e modificare le singole pagine (ad esempio, spostare e ruotare le pagine).
  • Importa il file e ne mantiene il formato nativo. Nel riquadro dei documenti viene visualizzata un'anteprima per ogni pagina senza immagini, fino a un numero massimo impostato nel profilo client. È possibile indicizzare il documento, ma non è consentito modificarne le pagine.
  • Impedisce l'importazione del file e visualizza un messaggio di errore. Se si selezionano più file non di immagine per l'importazione e si specifica di creare un solo documento per tutti i file di importazione, il client di Content Capture visualizzerà un messaggio di errore per indicare all'utente che la selezione non è valida.

Ogni volta che si esegue l'importazione, specificare le modalità di creazione dei documenti nel batch se sono selezionati più file. È possibile scegliere di creare un solo documento per tutti i file di importazione oppure un documento per ogni file di importazione. Non è possibile importare più file non di immagine nello stesso documento.

Nota:

È inoltre possibile impostare l'acquisizione automatica dei documenti elettronici da cartelle di file o da account di posta elettronica monitorati. Per ulteriori informazioni, vedere Impostare l'agente di importazione file.

Di seguito sono riportati i task principali da eseguire quando si importano i documenti nel client di Content Capture.

  1. Impostare l'origine dell'importazione e configurare le impostazioni di importazione

  2. Importare documenti

Impostare l'origine dell'importazione e configurare le impostazioni di importazione

Per specificare l'importazione come origine dell'acquisizione, effettuare le operazioni riportate di seguito.

  1. Nel riquadro dei batch fare clic sul lato destro di Impostazioni/Origine acquisizione, selezionare Origine importazione, quindi fare clic su Acquisisci per avviare l'importazione dei file.
  2. Nel campo Directory di importazione specificare la posizione dalla quale selezionare i file per l'importazione.
  3. Per importare file di un tipo specifico, selezionare il tipo nel campo Tipo di file.
  4. Nel campo Impostazioni rotazione selezionare un angolo di rotazione (0, 90, 180 o 270). Capture ruota le immagini durante l'importazione come specificato.
  5. Selezionare il campo Elimina file di origine dopo importazione per eliminare le immagini dalla directory di importazione al termine dell'importazione riuscita.
  6. Fare clic su OK per salvare le impostazioni.

Importare documenti

È possibile importare in Content Capture file immagine, ad esempio file TIFF con più pagine, o file non di immagine, ad esempio file Microsoft Word o PDF. Quando si importano file non di immagine, il profilo client selezionato determina se i file devono essere convertiti in un formato immagine o importati nel formato nativo oppure se è necessario impedirne l'importazione.

Assicurarsi che il profilo client desiderato sia selezionato nel client di Content Capture.
Per importare i documenti
  1. Effettuare una delle operazioni riportate di seguito in base alle esigenze.
    1. Se necessario, nel client di Content Capture fare clic sul lato destro di Impostazioni acquisizione/Origine acquisizione e selezionare Origine importazione per specificare l'importazione anziché la scansione e fare clic su Acquisisci.
    2. In un'applicazione business fare clic su Importa nella pagina di un record business.
  2. Nella finestra di dialogo Importa specificare le modalità di creazione dei documenti (un solo documento da più file o un solo documento per ) e fare clic su OK.
  3. Nella finestra di dialogo Seleziona file da importare selezionare uno o più file da importare e fare clic su OK.

    Nel riquadro dei batch viene selezionato un nuovo batch contenente i file importati.

  4. Rivedere, modificare e indicizzare i documenti a seconda delle esigenze. I campi di metadati potrebbero già contenere valori.
  5. Per acquisire più batch, fare clic su Acquisisci nel riquadro dei batch.
  6. Rilasciare i batch selezionandone uno o più nel riquadro dei batch e facendo clic su Rilascia batch.