Quando si condivide una cartella, il ruolo di condivisione si applica anche alle sottocartelle, a meno che non si modifichino in modo specifico tali diritti.
L'amministratore del servizio può autorizzare o impedire l'uso dei collegamenti pubblici per il servizio e impostare chi può ricevere i collegamenti (chiunque o solo gli utenti registrati).
Quando si condivide una cartella definita per la condivisione da un altro utente, si diventa assegnatari di un ruolo. Alcune operazioni, quali ad esempio il caricamento e l'eliminazione, potrebbero risultare impossibili perché il ruolo non le consente. Se non è possibile effettuare un'operazione, la voce di menu corrispondente non sarà disponibile. Ad esempio, se si dispone del ruolo Visualizzatore in una cartella, l'opzione Download non sarà disponibile quando si utilizza un browser Web e la cartella non sarà disponibile per la sincronizzazione quando si utilizza un client di sincronizzazione.
Per controllare il ruolo di cui si dispone, visualizzare la lista di membri in una cartella. Il ruolo è elencato accanto al proprio nome.
Non è necessario condividere una cartella padre per condividere le sottocartelle. Ad esempio, è possibile disporre di una cartella padre denominata Progetti correnti che contiene le sottocartelle denominate Programma sconti, Newsletter mensile e così via. È possibile condividere con altre persone la cartella Programma sconti o Newsletter mensile senza condividere la cartella padre Progetti correnti.
La stessa persona può avere un ruolo diverso per ogni sottocartella di una cartella padre non condivisa. Ad esempio, è possibile condividere la cartella Programma sconti con Leo e assegnare a questa persona il ruolo Redattore per la cartella. Analogamente, è possibile condividere la cartella Newsletter mensile con Leo e assegnare a questa persona il ruolo Visualizzatore per la cartella.
Quando si condivide una cartella padre di cui si è proprietari, è possibile aumentare i diritti per le sottocartelle, ma non diminuirli. Ciò significa che:
verrà usato il ruolo più elevato per tutte le sottocartelle se il ruolo assegnato a livello di cartella padre è superiore al ruolo assegnato a livello di sottocartella;
il ruolo della sottocartella non verrà modificato, se il ruolo assegnato a livello di cartella padre è inferiore al ruolo assegnato a livello di sottocartella.
Se si dispone dell'accesso a più di 100 cartelle (di cui si è proprietari o impostate per la condivisione da altri utenti), i risultati della ricerca saranno incompleti, in quanto le ricerche sono limitate a 100 cartelle.