Termini di Task Manager

I task sono attività eseguite durante un processo aziendale, ad esempio L'immissione di dati nei form o la revisione di nuovi account.

Gli amministratori di sistema e gli utenti avanzati definiscono i task per un processo, includendo i dettagli per ciascun task, come la data di inizio e quella di fine, gli assegnatari e gli approvatori. Gli utenti aprono i task assegnati, leggono le istruzioni, rispondono alle domande e sottomettono i task dopo averli completati.

I template definiscono un set ripetibile di task necessari per un processo aziendale. Gli amministratori possono salvare un set di task definiti sotto forma di template e utilizzarli per periodi futuri, ad esempio mesi o trimestri, anziché ricreare i task ogni volta.

Ad esempio, un amministratore può salvare un set di task necessari per un processo mensile e utilizzare lo stesso template per quel processo ogni mese.

Una programmazione è un set ordinato di task per un processo aziendale. È possibile creare programmazioni da un template di task predefiniti oppure manualmente. Quando gli amministratori creano una programmazione, mappano le date relative definite per i task, ad esempio Giorno 1 e Giorno 2, del processo aziendale a date di calendario, ad esempio 1° marzo e 2 marzo. Quando modificano lo stato della programmazione in Aperta, i task vengono eseguiti in base alle date e alle ore corrispondenti di ciascuno.

Ad esempio, si supponga che un amministratore creai la programmazione di un processo mensile per marzo, con il task Rivedi nuovi account assegnato al 1° marzo. Quando l'amministratore modifica la programmazione da In sospeso ad Aperta, il 1° marzo 1, il task Rivedi nuovi account si avvia e all'assegnatario del task viene inviata una notifica tramite e-mail.

I tipi di task consentono la standardizzazione dei dettagli per tutti i task dello stesso tipo. I dettagli definiti nel tipo di task vengono ereditati da tutti i task creati da questo tipo. Ad esempio, se un amministratore definisce impostazioni quali istruzioni o regole per il tipo di task Approva dati, queste impostazioni vengono condivise da tutti i task creati utilizzando il tipo di task Approva dati.

• Task di base: tipo di task predefinito che non contiene dettagli task
• Task padre: tipo di task che consente di creare task padre per gerarchie di task. Ad esempio, il task padre Carica dati può avere i task figlio Carica dati vendite EMEA e Carica dati vendite NA.
• Task di integrazione: tipo di task che definisce un'azione e include il componente applicazione, come un form, o i parametri necessari al collegamento a un'applicazione esterna. Le integrazioni predefinite e i tipi di task vengono caricati automaticamente per il servizio. Dopo aver impostato una connessione a un servizio diverso, è possibile includere tipi di task integrazione di tale servizio nei propri task.

  Ad esempio, un amministratore che utilizza Task Manager in un servizio può abilitare e sincronizzare connessioni a un altro servizio, come Account Reconciliation, che carica le integrazioni e i tipi di task di Account Reconciliation.

Le integrazioni sono utilizzate per automatizzare i task nei processi aziendali di EPM Cloud e nelle applicazioni esterne. È possibile definire task che includono integrazioni con altre applicazioni. Per i servizi EPM Cloud, ciascun servizio viene configurato automaticamente con integrazioni predefinite locali per il processo aziendale.

Se si dispone di sottoscrizioni ad altri servizi EPM Cloud, è possibile creare connessioni tra i servizi e abilitare le integrazioni utilizzando Task Manager. Le integrazioni predefinite consentono di eseguire task di Task Manager che accedono ad altre funzionalità EPM Cloud. È anche possibile creare integrazioni customizzate, ad esempio task di Monitoraggio eventi.

I task di integrazione vengono eseguiti in base a uno dei tipi di esecuzione, definiti nel task, riportati di seguito.

• Utente finale: task per il cui completamento è necessaria l'interazione dell'utente con un'interfaccia utente. Quando un utente avvia un task utente finale, viene aperto automaticamente il componente interfaccia utente necessario per l'esecuzione del task. Ad esempio, il task Immetti dati form richiede l'immissione di dati da parte dell'utente. Quando viene avviato, il task Immetti dati form apre l'interfaccia utente dei form.
• Automazione processo: task eseguito in background senza alcuna interazione con l'utente. Queste integrazioni vengono eseguite automaticamente nelle applicazioni esterne alla data e all'ora prestabilite, dopo il completamento di eventuali task predecessori. Ad esempio, un task Carica dati task può essere definito per l'esecuzione automatica notturna in base alla data e all'ora di avvio.
• Monitoraggio eventi: task utilizzato per monitorare un evento specifico che si verifica in un sistema esterno. Quando nell'applicazione esterna l'azione o lo stato monitorato si verifica, il task viene modificato in Chiuso. Ad esempio, se si utilizza Task Manager in un'applicazione, è possibile monitorare lo stato di un task Copia dati in un'applicazione esterna. Quando il task Copia dati viene completato e si vede che il task è Chiuso, è possibile avviare il task successivo nell'applicazione, ad esempio Approva dati.

Gli avvisi sono notifiche da parte di utenti relative a problemi rilevati durante il processo, ad esempio problemi hardware o software. Quando gli utenti rilevano un problema e creano il relativo avviso, identificano il problema effettuando una selezione da un elenco di tipi di avviso. L'avviso viene quindi inviato per la risoluzione all'assegnatario definito nel tipo di avviso.

Ad esempio, si supponga che un utente abbia un task in scadenza e non riesca ad accedere ai task assegnati. L'utente seleziona un tipo di avviso, ad esempio Problema di accesso, che invia l'avviso all'assegnatario predefinito, ad esempio l'amministratore di sistema. L'amministratore risolve il problema di accesso, quindi chiude l'avviso.

I tipi di avviso sono categorie di possibili problemi che potrebbero verificarsi durante il processo aziendale. Gli amministratori possono creare tipi di avviso come Dati mancanti o Problema di accesso. Per ciascun tipo di avviso è definita una procedura da utilizzare per acquisire informazioni critiche sul problema e assegnarne la risoluzione a personale chiave.

Ad esempio, un amministratore può creare un tipo di avviso denominato Problema di accesso e contenente domande per gli utenti per ottenere informazioni più dettagliate. Per il tipo di avviso l'amministratore definisce un flusso di lavoro con un assegnatario per la risoluzione del problema, ad esempio un amministratore di sistema, e un assegnatario di backup, se lo desidera.

Impostazioni di sistema consente agli amministratori di sistema di specificare valori predefiniti per le impostazioni di Task Manager.

Gli amministratori possono definire token integrazione globale per gestire i parametri per gli URL, ad esempio, nelle istruzioni dei task. Possono determinare regole festività per le date delle festività da applicare alle programmazioni e creare unità organizzative, geografiche o basate su unità operative, da associare a impostazioni dei task, quali festività e fusi orari. Possono inoltre configurare impostazioni quali eliminazioni di commenti e di task, notifiche via e-mail, governor di task per i valori massimi delle dimensioni di elenchi e file, approvazioni delle richieste di riassegnazione, autorizzazioni per la riapertura di task, nonché specificare la modalità di visualizzazione dei task in Smart View, nell'elenco lavori e nel pannello di benvenuto.

Un elenco lavori è la schermata principale degli utenti finali, che qui possono facilmente lavorare sui task loro assegnati.

La pagina Programmazione task visualizza un elenco di programmazioni e i task in esse contenuti. In questo modo per gli utenti è possibile visualizzare tutti i task all'interno di una programmazione. Le opzioni relative ai filtri e alle visualizzazioni salvate consentono di esaminare rapidamente i propri task.

Il dashboard Panoramica offre una visualizzazione riepilogativa di tutti i task all'interno di un POV. È possibile filtrare i task per anno, periodo e programmazione. È possibile visualizzare i task per programmazione, priorità, tipo di task e unità organizzativa ed espandere i dettagli dei task.

Il dashboard Conformità fornisce metriche sul raggiungimento degli obiettivi di conformità da parte della società, distinguendo i task completati in tempo da quelli in ritardo e fornendo un conteggio dei task approvati o rifiutati. È possibile filtrare i task per anno, periodo e programmazione, visualizzare le metriche di performance degli utenti in base all'utente e all'unità organizzativa ed espandere i dettagli dei task.

Il dashboard Organizzazione offre un riepilogo complessivo dei dati per un processo di Task Manager utilizzando svariate visualizzazioni. I dashboard operativi possono contenere una combinazione di grafici, elenchi e viste pivot.

Ad esempio, è possibile creare un dashboard operativo denominato Performance task che contenga un grafico a barre per le performance puntuali, un grafico a torta per lo stato dei task e una vista pivot per lo stato per utente.

Il report Task Manager è un report fornito per impostazione predefinita relativo all'esecuzione dei task. Ad esempio, visualizza i task a rischio, in anticipo, in ritardo o rifiutati da un approvatore. Visualizza inoltre conformità task, performance per unità organizzativa, utenti con task in ritardo e un audit trail di modifiche ai task.

Gli amministratori possono definire report customizzati in base alle esigenze.