Definizione del charter e delle responsabilità
A questo stadio, è consigliabile definire il charter e le responsabilità per il centro di eccellenza EPM.
Quando si definisce un charter, è consigliabile valutare l'opportunità di procedere come indicato di seguito.
- Collaborare con altre aree ed entità e con altri team
- Creare i casi di valore per promuovere un miglioramento costante
In termini di responsabilità, il lead del centro di eccellenza deve svolgere i compiti descritti di seguito.
- Definire l'orientamento strategico del centro di eccellenza comunicando continuamente con i dirigenti e i diversi settori di attività.
- Misurare le performance del centro di eccellenza.
- Realizzare gli obiettivi e i vantaggi per l'azienda definiti dal centro di eccellenza.
- Comunicare milestone, go-live and lesson learned al management e ai dirigenti, nonché agli altri team. Gartner indica come potenziale aspetto negativo di un centro di eccellenza cloud l'assenza di un sistema di comunicazioni adeguato e suggerisce di focalizzare l'attenzione sui vantaggi a livello aziendale.
- Incentivare l'innovazione mediante un'attività continua di analisi e di ricerca di un abbinamento tra i miglioramenti offerti da Cloud EPM e l'elenco delle richieste di miglioramento interne.
- Supportare l'organizzazione nel processo di allineamento tra i reparti organizzativo, finanze e IT.
- Fungere da comitato direttivo per le procedure consigliate.
- Guidare le iniziative di gestione delle modifiche correlate a EPM.
Oltre a definire il ruolo di un lead del centro di eccellenza, è importante individuare i rappresentati dei reparti finanze, IT e organizzativo.
- Il lead del reparto finanze si allinea con gli utenti del reparto e ne promuove le richieste di miglioramento. Verranno inclusi in genere i rappresentanti del gruppo di pianificazione e analisi finanziaria, nonché i responsabili del controllo di gestione, il Chief Revenue Officer e il Chief Financial Officer.
- Il lead IT è responsabile dell'architettura della soluzione. La soluzione deve essere standardizzata in modo da poter essere utilizzata in altri reparti, in altre unità operative o in altre entità nell'organizzazione. È anche possibile includere un manager del centro di eccellenza cloud o un manager della trasformazione. Alcune società includono anche un architetto del cloud, un amministratore della sicurezza, uno sviluppatore di servizi cloud, un analista di sistemi e un amministratore dati.
- Il rappresentante a livello organizzativo verifica che la soluzione implementata soddisfi le esigenze degli utenti aziendali e che gli utenti ricevano una formazione sull'uso di tale soluzione. Individuare un punto di contatto unico (SPOC, single point of contact) di un'unità operativa o di un processo aziendale.
A volte, a seconda delle competenze disponibili, è possibile assegnare alcuni ruoli alla stessa persona.
