Identificazione di doclet
Una volta completata la creazione guidata del package di report, il passo successivo consiste nell'identificare le parti del report che diventeranno doclet. I doclet sono singole parti di un report che vengono assegnate agli autori per fornire contenuti. Esistono strategie diverse per suddividere un report in doclet. Di seguito vengono presentati i componenti del report per i quali si desidera creare un package, quindi vengono esaminate le varie strategie per suddividere tali componenti in doclet. Verrà utilizzato il package di report di esempio basato su Word fornito in dotazione con Narrative Reporting. Vedere Utilizzo del package di report di esempio.
Il report di esempio è costituito dai componenti seguenti:
Di seguito vengono esaminate le diverse strategie per suddividere il report in doclet.
Suddivisione in base al sommario
Il modo più semplice per suddividere il report consiste nel creare un doclet per ciascun elemento del sommario:
Questo metodo è semplice e facile da monitorare, inoltre consente agli autori di utilizzare ciascun elemento distinto e sottometterlo separatamente. Però potrebbe non essere il metodo di suddivisione del report più efficiente.
Suddivisione in base ai ruoli
È inoltre possibile suddividere il report in base ai ruoli. Se un'area del report viene creata o approvata da una persona, è possibile creare un singolo doclet per tale area. Nella figura riportata sopra, tre autori sono responsabili di sette doclet.
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Adam è responsabile della pagina copertina e del sommario
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Annie è responsabile di tutti i rendiconti finanziari
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Peter è responsabile di tutti rendiconti delle metriche
Vale a dire che sebbene sia responsabile di tutti i rendiconti finanziari, poiché si tratta di doclet distinti, Annie deve utilizzare e sottomettere ogni rendiconto finanziario separatamente. Ad esempio, Annie completa e sottomette il report Ricavi, il bilancio patrimoniale e infine le note. Se per tali rendiconti esiste un approvatore comune (ad esempio il capo della divisione finanziaria), questo deve anche aprire e approvare tre doclet separati. In questo caso, per suddividere il report in modo più efficiente ci può basare sull'autore comune. Nella figura sotto, Adam utilizza un doclet per la pagina copertina e il sommario, Annie utilizza un doclet che contiene tutti i rendiconti finanziari e Peter ne utilizza uno per le metriche.
È inoltre possibile suddividere i doclet in base al revisore. Ad esempio, se Annie crea tutti i rendiconti finanziari, ma il conto economico verrà rivisto da un gruppo e il bilancio patrimoniale da un altro, è possibile creare un doclet per il conto economico e un secondo doclet per il bilancio patrimoniale in modo che ciascun gruppo di revisori possa essere assegnato all'area appropriata.
Suddivisione in base al controllo temporale
È inoltre possibile suddividere un report in doclet in base alla disponibilità dei doclet a essere utilizzati. Un report può contenere informazioni provenienti da diversi reparti e questi ultimi possono fornire informazioni su varie pianificazioni. Vale a dire che è possibile utilizzare ciascun'area del report in momenti diversi. Ad esempio:
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la pagina copertina può essere utilizzata in qualsiasi momento;
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il conto economico e il bilancio patrimoniale saranno pronti il 6 marzo;
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le note e le metriche verranno completate il 10 marzo;
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il rendiconto di backlog sarà pronto il 13 marzo;
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non è possibile preparare il sommario fino a quando non vengono sottomesse tutte le altre sezioni.
Se si crea un singolo doclet per Annie, che è responsabile dei rendiconti finanziari e delle note, questa non sarà in grado di sottomettere alcun lavoro fino a quando non completa la sezione delle note il 10 marzo, anche se il 6 marzo ha terminato il lavoro sul conto economico e sul bilancio patrimoniale. In questo caso, per suddividere il report in un modo migliore ci può basare sul controllo temporale.
Questo metodo consente agli autori di lavorare sui contenuti dei doclet nel momento in cui diventano disponibili, invece di attendere che tutti i contenuti di cui sono responsabili siano pronti.