Definizione dei gruppi di approvazione

Gli amministratori definiscono i gruppi di approvazione per i processi aziendali nella scheda Gruppi approvazione all'interno del cluster Applicazione.

Per creare o modificare la definizione di un gruppo di approvazione, è necessario disporre del ruolo Amministratore servizi. Gli utenti avanzati dispongono dell'accesso in sola visualizzazione alla definizione del gruppo di approvazione.

Membri della dimensione Gruppi approvazione

Un gruppo di approvazione può essere definito come combinazione di membri delle seguenti dimensioni:

• Conto

• Trasferimento

• Interaziendale

• Origine dati

• Multi-GAAP

• Custom1

• Custom2

• Custom...X

• Consolidamento: applicabile solo per conti di sostituzione importi e tassi

Le seguenti dimensioni non fanno parte della definizione del gruppo di approvazione:

• Scenario - Assegnazione gerarchia unità di approvazione

• Anno - Assegnazione gerarchia unità di approvazione

• Periodo - Assegnazione gerarchia unità di approvazione

• Entità - Definizione gerarchia unità di approvazione

• Visualizza - Periodico

• Consolidamento - Non applicabile perché si riferisce a tutti i membri nella dimensione

• Valuta - Valuta entità

Un gruppo di approvazione è definito dalle seguenti informazioni:

• Nome

• Descrizione

• Una o più regole che definiscono le celle multidimensionali (definizione di sezione)

Se per la regola non viene selezionata una dimensione, ciò implica che nella regola vengano inclusi tutti i membri di tale dimensione. Le funzioni e le esclusioni sono disponibili per la selezione dei membri da includere nella regola.

Un gruppo di approvazione può includere una o più sezioni. È consigliabile definire il numero di gruppi ritenuti necessari per l'applicazione. Non vi sono limiti al numero di gruppi di approvazione che è possibile definire. Tuttavia, un gruppo di approvazione verrà utilizzato solo per l'approvazione per fasi quando viene assegnato alla gerarchia di unità di approvazione.

Regole per celle sovrapposte tra fasi diverse

È possibile che la stessa sezione di un punto di vista venga inclusa in uno o più gruppi di approvazione utilizzati in fasi diverse all'interno della stessa gerarchia di unità di approvazione.

Si supponga di disporre di 100 celle di dati definite in vari gruppi:

• Gruppo A: celle da 1 a 10 e da 21 a 30

• Gruppo B: celle da 11 a 20 e da 31 a 50

• Gruppo D: celle da 91 a 100

• Gruppo E: celle da 1 a 50

Poiché alcune celle includono più gruppi, il sistema utilizzerà la prima istanza e ignorerà i gruppi successivi in cui la cella potrebbe essere inclusa.

Ad esempio, se la cella 50 del conto è inclusa sia nel Gruppo A che nel Gruppo E assegnati alla stessa gerarchia di unità di approvazione, tale cella verrà inclusa nel Gruppo A, in quanto il Gruppo A è il primo gruppo assegnato all'interno della gerarchia di unità di approvazione.

Se un utente si trova nel Gruppo A, potrà inserire o modificare i dati nella cella 50 del conto. Se un utente si trova nel Gruppo E, anche se la cella 50 è inclusa nella definizione del Gruppo E, dato che la cella 50 è già stata inclusa nel Gruppo A, essa non verrà considerata appartenente ai dati del Gruppo E. In sintesi, attenendosi alla regola relativa all'ordine di precedenza dell'inclusione della prima istanza, la cella 50 viene inclusa solo nel Gruppo A e non nel Gruppo E.

Gruppo di approvazione di sistema

Per assicurarsi che tutte le celle vengano incluse nel processo di revisione quando vengono bloccate tutte le fasi, i dati dell'entità vengono bloccati. Viene pertanto fornito un gruppo creato dal sistema, denominato FCCS_DefaultGroup, per includere tutti i membri di ogni dimensione applicabile.

Quando il gruppo di approvazione viene assegnato alla gerarchia dell'unità di approvazione, il gruppo di sistema FCCS_DefaultGroup sarà sempre l'ultima fase della gerarchia delle unità di approvazione. Saranno incluse tutte le celle non definite nelle fasi precedenti.

Per definire i gruppi di approvazione, procedere nel seguente modo.

1. Nella pagina Home fare clic su Applicazione, quindi su Gruppi approvazione.
2. Creare il gruppo di approvazione:
   1. Fare clic su Crea.
   2. Immettere un nome e una descrizione facoltativa per il nuovo gruppo di approvazione.
   3. Per selezionare la dimensione di ancoraggio per il gruppo di approvazione, fare clic su Aggiungi dimensione o su accanto a Seleziona dimensione ancoraggio, quindi selezionare una dimensione nell'elenco.
   4. Per una spiegazione relativa alle dimensioni di ancoraggio, fare riferimento alla sezione Dimensioni ancora e non ancora.
   5. Facoltativo: per impostazione predefinita, i membri della dimensione di ancoraggio non specificati nella regola del gruppo di approvazione sono contrassegnati come validi. Per deselezionare questa opzione, fare clic su accanto alla dimensione ancora e fare clic su I membri non selezionati sono validi.
   6. Facoltativo: per impostazione predefinita, le dimensioni non ancora non sono obbligatorie. Per rendere obbligatoria una dimensione non ancora, fare clic su accanto alla dimensione non ancora, quindi fare clic su Obbligatorio.
3. Definire la regola del gruppo di approvazione:
   1. Fare clic su Aggiungi regola.
   2. Per selezionare un intervallo di membri da includere, escludere o rimuovere nel gruppo applicazioni, fare clic su accanto alla dimensione nella nuova regola:

   • Fare clic su Modifica per aprire la pagina Seleziona membri, quindi selezionare i membri, le variabili di sostituzione e gli attributi da includere nella regola del gruppo applicazioni.

   • Fare clic su Aggiungi esclusione per definire un'esclusione nella regola. È possibile escludere un subset degli elementi inclusi nella dimensione.

   • Fare clic su Cancella per cancellare la selezione.

     Per eliminare una regola, fare clic su . .

4. Fare clic su Salva e Chiudi.

Il nuovo gruppo di approvazione viene aggiunto alla fine dell'elenco dei gruppi di approvazione. Per riordinare le regole in un gruppo, fare clic su accanto al gruppo applicazioni, quindi selezionare Sposta su o Sposta giù.