Le azioni disponibili per un'unità di approvazione dipendono dalla proprietà e dallo stato dell'unità stessa, nonché dai diritti di sicurezza assegnati all'utente.
Promozione di entità
È possibile promuovere un'entità padre solo se si promuovono al livello di questa le entità figlio corrispondenti. Quando si promuovono tutte le entità figlio in modo che abbiano lo stesso proprietario dell'entità padre, è possibile promuovere quest'ultima e questa operazione promuove anche tutte le entità figlio.
Quando si promuove un'entità padre insieme alle entità figlio corrispondenti, perché siamo promosse al livello successivo devono superare tutte la convalida. Se una qualsiasi entità non supera la convalida, nessuna entità verrà promossa.
Acquisizione della proprietà di entità
Se non si dispone del ruolo di proprietario o revisore allo stesso livello di un'entità all'interno del percorso di promozione, l'unica azione di approvazione che è possibile eseguire è l'acquisizione della proprietà.
Se nel percorso di promozione ci si trova al di sopra dell'entità corrente, è possibile acquisire la proprietà di questa per portarla al proprio livello per poter eseguire un'azione di approvazione su di essa.
Se si acquisisce la proprietà di un'entità padre, è possibile acquisire la proprietà anche delle entità figlio corrispondenti, se si trovano tutte allo stesso livello.
Utenti di approvazione non nel percorso di promozione
Se non ci si trova nel percorso di promozione per un'unità di approvazione, è possibile visualizzare nella pagina Approvazioni l'elenco delle entità per le quali si dispone dell'accesso in lettura o scrittura, ma non è possibile eseguire alcuna azione di approvazione per alcuna delle entità.
Nessun proprietario
Se a un'entità non è assegnato alcun proprietario, nessun utente può acquisirne la proprietà, neanche gli utenti che si trovano al di sopra dell'entità nel percorso di promozione. Solo l'amministratore può acquisire la proprietà dell'unità di approvazione.
Rifiuto di entità
Se si rifiuta un'entità padre, vengono rifiutate anche tutte le entità figlio corrispondenti e lo stato di queste passa a "Non ratificato". Le entità torneranno al proprietario precedente nel percorso e avranno lo stesso proprietario dell'entità padre.
Se si desidera rifiutare un'entità padre ma non le relative entità figlio, è possibile selezionare Rifiuta singolo. L'entità padre verrà rifiutata, il suo stato verrà modificato in "Non ratificato" e la sua proprietà tornerà al proprietario precedente. Per le entità figlio, tuttavia, non verrà eseguita alcuna azione. Le entità figlio manterranno lo stato "In revisione" e rimarranno allo stesso proprietario.
Quando si rifiuta un'unità di approvazione, il proprietario predefinito corrisponde ad "Automatico". Ciò significa che l'unità torna automaticamente al proprietario precedente. Quando si rifiuta un'unità di approvazione, è possibile selezionare un altro proprietario dall'elenco dei proprietari disponibili in una posizione precedente nel percorso di promozione.
Rinvio di entità all'origine
Se necessario, è possibile scegliere di far tornare la revisione al proprietario originario assegnato all'inizio della revisione stessa. Quando si esegue l'azione Origina, la proprietà torna al proprietario originario e lo stato corrisponde a "In revisione". Il sistema non cancella alcuna parte della cronologia del processo di revisione. L'azione Origina interessa solo l'entità di base, non l'entità padre. Se si rinvia all'origine l'entità padre, la stessa azione viene eseguita su tutte le entità figlio corrispondenti, che tornano al proprietario originario nel percorso di promozione.
Nota:
L'azione Origina è diversa dalle azioni Escludi e Avvia, che possono essere eseguite solo da un amministratore. L'azione Escludi cancella tutta la cronologia del processo di revisione e l'azione Avvia imposta il proprietario sul primo proprietario del percorso di promozione.
Approvazione di entità
È possibile approvare un'entità solo quando questa raggiunge la fine del percorso di promozione. Quando si approva un'entità, lo stato di questa passa ad "Approvato" ma la proprietà non cambia.
Se si approva solo un'entità di base, lo stato dell'entità padre rimane invariato.
Se si approva un'entità padre, tutte le entità figlio sono coinvolte nel processo di revisione. Se una qualsiasi non supera la convalida, nessuna verrà approvata.
Riapertura di entità
Dopo che un'entità è stata approvata, è possibile bloccarla o riaprirla per la revisione. Quando si riapre un'entità, lo stato cambia in "In revisione" e la proprietà torna al proprietario precedente nel percorso di promozione.
Quando si riapre un'unità di approvazione, il proprietario predefinito corrisponde ad "Automatico". Ciò significa che l'unità torna automaticamente al proprietario precedente. Quando si riapre un'unità di approvazione, è possibile selezionare un altro proprietario dall'elenco dei proprietari disponibili in una posizione precedente nel percorso di promozione.
Blocco delle entità
Lo stato finale nel percorso di approvazione corrisponde a "Bloccato". Prima di bloccare il periodo corrente, il sistema si assicura che tutti i periodi precedenti siano bloccati. Solo l'ultimo proprietario nel percorso di promozione è in grado di cambiare lo stato dell'entità da "Approvato" a "Bloccato".
Sblocco delle entità
Dopo che un'entità è stata bloccata, se è necessario modificare altri dati o eseguire una revisione, è innanzitutto necessario sbloccarla. Prima di sbloccare il periodo corrente, il sistema controlla che nessuno dei periodi futuri sia bloccato.
Se si sblocca un'entità padre, il processo sblocca anche tutte le entità figlio. Se si desidera sbloccare solo un'entità padre, è possibile selezionare Sblocca singolo. Il sistema sbloccherà solo l'entità selezionata.
Ratifica di entità
L'azione di ratifica consente di confermare di aver rivisto e autorizzato i dati dell'entità. Dopo tale azione, lo stato cambia in "Ratificato".
È consentito ratificare e quindi mantenere il possesso dell'unità di approvazione oppure è possibile ratificare e quindi promuovere tale unità. Se si promuove un'entità senza la ratifica, il sistema ne esegue una implicita.