In Task Manager è possibile prendere in carico o rilasciare simultaneamente uno o più task. Gli utenti associati a task mediante un'assegnazione di gruppo o di team possono prendere in carico o rilasciare i task in questione.
Dopo la presa in carico di un task, gli altri membri del team continueranno ad avere la possibilità di prendere in carico il task, ma ciò comporterà la chiusura della presa in carico dell'utente iniziale e conseguentemente la revoca della capacità di tale utente di eseguire le funzioni del ruolo, assegnando tale capacità all'utente con la presa in carico più recente.
La capacità di prendere in carico un task sottraendola a un altro utente è necessaria per poter risolvere i casi in cui si è verificata una presa in carico da parte di un utente che non può espletare le funzioni del ruolo (ad esempio, a causa di un'assenza).
Quando un task viene preso in carico, l'assegnatario non è più il team o il gruppo, bensì la persona che ha eseguito la presa in carico.
Quando un task viene rilasciato, l'assegnatario non è più la persona che ha eseguito il rilascio, bensì il team o il gruppo.
Prima che un membro del team prenda in carico il task, l'intero team riceve le e-mail di notifica. Quando un membro del team ha preso in carico il task, le e-mail arrivano solo a lui/lei invece che a tutti i membri del team.
Note:
Se l'amministratore servizi ha abilitato la funzionalità per aggiornamenti di massa, è possibile prendere in carico o rilasciare contemporaneamente più task.Presa in carico o rilascio di un task mediante l'uso del relativo menu Azioni
Per prendere in carico o rilasciare un task dal relativo menu Azioni, procedere come segue.
Viene visualizzato un messaggio popup in cui viene chiesto di confermare l'operazione.
Viene visualizzato un messaggio di conferma che indica che il task è stato preso in carico o rilasciato correttamente.
Presa in carico o rilascio di un task da Elenco task
Per prendere in carico o rilasciare i task da Elenco task, procedere come segue.
Per eseguire una selezione multipla, tenere premuto Ctrl per una selezione casuale oppure Maiusc e fare clic sulla prima e sull'ultima riga di un intervallo. I task selezionati vengono evidenziati.
Viene visualizzato un messaggio popup in cui viene chiesto di confermare l'operazione.
Nella finestra di dialogo Risultati azione task è possibile trovare informazioni sullo stato, il numero dei task selezionati, nonché di quelli considerati, elaborati correttamente o per cui l'operazione ha avuto esito negativo. Gli stati possibili sono i seguenti.
Un indicatore visivo mostra la percentuale di completamento. Per i task di cui non è riuscita l'elaborazione,nella finestra di dialogo vengono visualizzati gli errori. È possibile fare clic sull'icona Esporta in Excel ed esportare gli errori visualizzati in un file Excel.