Termini di Task Manager

I task sono attività eseguite durante un processo aziendale, ad esempio Immetti dati form o Rivedi nuovi conti.

Gli amministratori servizi e gli utenti avanzati definiscono i task per il processo e includono dettagli per ciascuno di essi, ad esempio le date di inizio e fine, gli assegnatari e gli approvatori. Gli utenti aprono i task assegnati, leggono le istruzioni, rispondono alle domande e sottomettono i task dopo averli completati.

I template definiscono un set ripetibile di task necessari per un processo aziendale. Gli amministratori possono salvare un set di task definiti come template da utilizzare per periodi futuri, ad esempio a intervalli mensili o trimestrali, anziché ricrearli ogni volta.

Ad esempio, un amministratore può salvare un set di task necessari per un processo mensile e utilizzare lo stesso template per il processo ogni mese.

Una programmazione è un set ordinato di task per un processo aziendale. Le programmazioni possono essere create a partire da un template di task predefiniti oppure possono essere create manualmente. Quando creano una programmazione, gli amministratori mappano le date relative definite per i task, ad esempio Giorno 1 e 2 del processo aziendale, sulle date di calendario, ad esempio 1 e 2 marzo. Quando lo stato della programmazione viene cambiato in Aperto, i task vengono eseguiti in base alla rispettiva data/ora di inizio programmata.

Si supponga ad esempio che un amministratore crei una programmazione di un processo mensile per marzo, con il task Rivedi nuovi conti assegnato al 1° marzo. Quando l'amministratore modifica la programmazione passando dallo stato In sospeso allo stato Aperto, il 1° marzo si avvia il task Rivedi nuovi conti e viene inviata una notifica e-mail all'assegnatario del task.

I tipi di task consentono di standardizzare i dettagli dei task per tutti i task dello stesso tipo. I dettagli definiti nel tipo di task vengono ereditati da tutti i task creati a partire dal tipo di task. Ad esempio, quando un amministratore definisce impostazioni di tipi di task quali istruzioni o regole per il tipo di task di approvazione dati, queste impostazioni vengono condivise da tutti i task creati utilizzando il tipo di task di approvazione dati.

• Task di base: tipo di task predefinito che non contiene dettagli di task.
• Task padre: tipo di task che consente di creare task padre per le gerarchie di task. Ad esempio, il task padre Carica dati può disporre di task figlio Carica dati vendite EMEA e Carica dati vendite NA.
• Task di integrazione: tipo di task che definisce un'azione e include il componente dell'applicazione, ad esempio un form, o i parametri necessari per il collegamento a un'applicazione esterna. Le integrazioni predefinite e i tipi di task vengono caricati automaticamente per il servizio. Dopo aver impostato una connessione a un altro servizio, è possibile includere nei propri task i tipi di task di integrazione a partire da tale servizio.

  Ad esempio, un amministratore che utilizza Task Manager in un servizio può abilitare e sincronizzare le connessioni a un altro servizio, ad esempio Account Reconciliation, che carica le integrazioni di Account Reconciliation e i tipi di task predefiniti.

Le integrazioni vengono utilizzate per automatizzare i task nei processi aziendali di EPM Cloud e nelle applicazioni esterne. È possibile definire task che includono integrazioni con altre applicazioni. Per i servizi EPM Cloud, il servizio viene configurato automaticamente con integrazioni predefinite locali per il processo aziendale.

Se si dispone di sottoscrizioni ad altri servizi EPM Cloud, è possibile creare connessioni tra i servizi e abilitare le integrazioni utilizzando Task Manager. Le integrazioni predefinite consentono di eseguire task di Task Manager che accedono ad altre funzionalità EPM Cloud. È anche possibile creare integrazioni customizzate, ad esempio task Controllo eventi customizzati.

I task di integrazione vengono eseguiti in base a uno dei tipi di esecuzione definiti nel task elencati di seguito.

• Utente finale: task che, per essere completato, richiede che l'utente interagisca con un'interfaccia utente. Quando un utente avvia un task utente finale, il task apre automaticamente il componente dell'interfaccia utente necessario per la sua esecuzione. Ad esempio, il task Immetti dati form richiede l'immissione di dati da parte di un utente. Quando viene avviato, il task Immetti dati form apre l'interfaccia utente per i form.
• Automazione processo: task che viene eseguito in background senza alcuna interazione da parte dell'utente. Queste integrazioni vengono eseguite automaticamente nelle applicazioni esterne alla data e all'ora di inizio prestabilite, dopo il completamento dei task predecessore. Ad esempio, un task Carica dati può essere definito perché venga eseguito automaticamente durante la notte in base alla data e all'ora di inizio.
• Controllo eventi: task utilizzato per controllare un evento specifico verificatosi in un sistema esterno. Quando si verifica l'azione o lo stato nell'applicazione esterna, il task viene impostato su Chiuso. Se ad esempio si sta utilizzando Task Manager in un'applicazione, è possibile controllare in un'applicazione esterna lo stato di un task Copia dati. Quando il task Copia dati viene completato e il relativo stato risulta impostato su Chiuso, è possibile avviare il task successivo nell'applicazione, ad esempio Approva dati.

Gli avvisi sono notifiche di utenti relative a problemi rilevati durante il processo, ad esempio problemi hardware o software. Quando gli utenti riscontrano un problema e creano un avviso, effettuano una selezione da un elenco di tipi di avviso predefiniti per identificare il problema. L'avviso viene quindi inviato all'assegnatario definito nel tipo di avviso da risolvere.

Si supponga ad esempio che un utente abbia un task in scadenza e non possa accedere ai task assegnati. L'utente seleziona un tipo di avviso, ad esempio Problema di accesso, e l'avviso viene inviato all'assegnatario predefinito, ad esempio l'amministratore di sistema. L'amministratore di sistema risolve il problema di accesso e quindi chiude l'avviso.

I tipi di avviso sono categorie di possibili problemi che possono verificarsi durante il processo aziendale. Gli amministratori possono creare tipi di avviso quali Dati mancanti o Problema di accesso. Ogni tipo di avviso definisce una procedura utilizzata per acquisire informazioni critiche sul problema e assegna il personale chiave per risolverlo.

Ad esempio, un amministratore può creare un tipo di avviso denominato Problema di accesso, contenente domande per gli utenti in modo da ottenere informazioni dettagliate. L'amministratore definisce un flusso di lavoro per il tipo di avviso con un assegnatario per la risoluzione del problema, ad esempio l'amministratore di sistema e, se lo si desidera, un eventuale assegnatario di backup.

Le impostazioni di sistema consentono agli amministratori servizi di specificare i valori predefiniti per le impostazioni di Task Manager.

Gli amministratori possono definire token integrazione globale per la gestione ad esempio di parametri per gli URL nelle istruzioni dei task. Possono determinare regole festività per indicare quali date di festività applicare alle programmazioni e creare unità organizzative geografiche o di unità operative da associare a impostazioni di task quali le festività e i fusi orari. Possono inoltre configurare impostazioni quali commenti ed eliminazioni di task, notifiche e-mail, governor di task per i valori massimi delle dimensioni di elenchi e file, approvazioni di richieste di riassegnazione e autorizzazioni per la riapertura di task, nonché specificare come visualizzare i task in Smart View, nell'elenco lavori e nel pannello di benvenuto.

Un elenco lavori è la schermata principale degli utenti finali che consente loro di lavorare in modo semplice ai task assegnati.

Nella pagina Programmazione task viene visualizzato un elenco di programmazioni con i task in esse contenuti. In questo modo gli utenti possono visualizzare tutti i task di una programmazione. Le opzioni Filtro e Viste salvate consentono agli utenti di rivedere rapidamente i propri task.

Il dashboard Panoramica fornisce una vista di riepilogo di tutti i task contenuti in un POV. È possibile filtrare i task per anno, periodo e programmazione. È possibile visualizzare i task in base alla programmazione, alla priorità, al tipo di task o all'unità organizzativa ed eseguire il drilling nei dettagli dei task.

Il dashboard Conformità fornisce metriche sul raggiungimento degli obiettivi di conformità da parte della società, distinguendo i task completati nei tempi da quelli in ritardo e fornendo un conteggio dei task approvati o rifiutati. È possibile filtrare i task per anno, periodo e programmazione e visualizzare le metriche di performance utente in base all'utente e all'unità organizzativa, eseguendo il drilling nei dettagli dei task.

Il dashboard operativo fornisce un riepilogo globale dei dati per un processo di Task Manager tramite una vasta gamma di visualizzazioni. I dashboard operativi combinano grafici, elenchi o viste pivot.

Ad esempio, è possibile creare un dashboard operativo denominato Performance task contenente un grafico a barre per le performance puntuali, un grafico a torta per lo stato dei task e una vista pivot per lo stato in base all'utente.

Report Task Manager è un report fornito per impostazione predefinita per il reporting sull'esecuzione dei task. Visualizza ad esempio i task a rischio, in anticipo, in ritardo o rifiutati da un approvatore. Visualizza inoltre la conformità dei task, le performance per unità organizzativa, gli utenti con task in ritardo e un audit trail delle modifiche dei task.

Gli amministratori possono definire report customizzati in base alle esigenze.