共有の概要

他のユーザーとコラボレートして情報を共有する必要がある一方で、適切なユーザーにのみその情報にアクセスさせたいことがあります。使用する共有のタイプは、次のように共有する必要がある内容によって決まります。

ファイル: リンクを作成してリンクを誰かに電子メールで送信することも、インスタント・メッセージ、ドキュメントまたは別のアプリケーションで使用することも可能です。特定のファイルに対するアクセス権を必要に応じてユーザーに付与する場合は、リンクの送信が便利です。受信者はそのリンクを使用しなければ、ファイルにアクセスできません。後で説明するとおり、パブリック・リンクとメンバー・リンクがあります。
フォルダ: フォルダへのリンクを送信するか、ユーザーやグループをメンバーとしてフォルダに追加できます。フォルダにメンバーを追加すると、追加されたユーザーやグループは、フォルダ内のすべてのコンテンツにアクセスできます。これは、複数のユーザーが継続的に情報にアクセスする必要があるような、大規模なプロジェクトに携わっている場合に便利です。

他のユーザーとフォルダを共有し、フォルダにコンテンツを追加する権限をユーザーに付与した場合、そのコンテンツはストレージ割当て制限に対してカウントされます。たとえば、フォルダに500 MBのファイルが含まれ、共有後に他のユーザーが別の300 MBのファイルを追加した場合、合計の800 MBが割当て制限に対してカウントされます。

検索は100フォルダに制限されるため、100を超えるフォルダ(自分が所有しているか自分と共有されているもの)へのアクセス権がある場合は、検索結果が不完全になります。

サービス管理者が、組織のOracle Content Managementの管理を担当しています。自分が使用できるストレージの大きさは、その管理者によって設定されます。現在持っているストレージ領域を拡大する必要がある場合は、サービス管理者に問い合せてください。

ロールを割り当てることで、共有コンテンツを操作できるユーザーを決定します。フォルダにメンバーを追加する場合、そのフォルダでのメンバーのロールを決定します。ドキュメントの参照のみを許可することも、それらの編集と新規バージョンのアップロードを許可することもできます。次のロールを使用できます。

参照者: 参照者はファイルおよびフォルダを参照できますが、内容の変更はできません。
ダウンロード実行者: ダウンロード実行者は、ファイルをダウンロードして自分のコンピュータに保存することもできます。
コントリビュータ: コントリビュータは、ファイルの変更、ファイルの更新、新規ファイルのアップロード、およびファイルの削除を行うこともできます。
マネージャ: マネージャは他のロールのすべての権限を持ち、他のユーザーをメンバーとして追加したり削除できます。

注:

システム管理者がMicrosoft Office Online統合を有効にしている場合、参照者はWebクライアントでファイルのプレビューのみを表示できます。また、ダウンロード実行者はMicrosoft Office Onlineでもファイルを表示でき、コントリビュータとマネージャはMicrosoft Office Onlineでファイルを編集することもできます。

フォルダの削除を含む、フォルダの管理権限がすべてある所有者ロールもあります。

コントリビュータとマネージャはコンテンツおよびサブフォルダを削除できます。共有アイテムが削除されると、それらはアイテムの所有者およびアイテムを削除したユーザーのごみ箱フォルダに表示されます。

パートナや外部ベンダーとコラボレートする場合、ファイルへのセキュアなパブリック・リンクを提供できるため、すべてのユーザーが適切なレベルのアクセス権を持ちます。セキュリティを向上するために、リンクにアクセス・コードと有効期限を設定することもできます。また、誰がいつどの共有ファイルにアクセスしたかをモニタリングすることで、監視を維持できます。

共有についてのクイック・ツアーを見る(英語のみ)。

パブリック・リンク

パブリック・リンクを使用すると、特定のファイルまたはフォルダへのアクセスが可能になり、それ以外にはアクセスできなくなります。

サービス管理者は、パブリック・リンクの使用を無効にでき、これらのリンクにアクセスできるユーザー(すべてのユーザーまたは登録されたユーザーのみ)を設定できます。

パブリック・リンクを作成するときは、リンクが使用されたかどうかを追跡できるように、リンクに名前を追加します。また、リンクを含むメッセージを追加して、そのリンクに対する権限を選択することも可能です。これによって、受信者がリンクに対して実行できる操作が決まります。Webブラウザでアクセスするプリファレンスで、パブリック・リンクに使用される最大ロールを調整できます。サービス管理者がパブリック・リンクを許可するロールを制限する場合もあります。ロールは、フォルダにメンバーを追加する際に使用されるものと同じです(参照者、ダウンロード実行者またはコントリビュータ)。

パブリック・リンクを作成する際、管理者が許可していれば、リンクをすべてのユーザーに送信する(つまり、Oracle Content Managementアカウントを持たないユーザーに送信できるようにする)か、受信者をすべての登録済ユーザー(アカウントを持っているユーザー)に制限するかを選択できます。

パブリック・リンクとアクセス・コードが機能を停止する有効期限をオプションで設定することもできます。アクセス・コードは、パブリック・リンクのパスワードのようなものです。アクセス・コードを設定すると、リンクを受け取ったユーザーは、リンクを使用する前にそのコードを入力する必要があります。こうすることで、送信するパブリック・リンクに追加のセキュリティ対策を加えることができます。受信するユーザーがリンクを使用できるよう、そのユーザーにアクセス・コードを送信する必要があります。そうしないと、ユーザーは、そのリンクに関連付けられたコンテンツにアクセスできません。

メンバー・リンク

このタイプのリンクでは、ユーザーがフォルダのメンバーであることが必要で、リンクを使用するには、そのユーザーがOracle Content Managementのアカウントにサインインする必要があります。メンバー・リンクを使用する場合は、受信者がファイルやフォルダを表示できる「オンライン・アクセス」を選択できます。また、ファイルを共有する場合は、「ダイレクト・ダウンロード」リンクを使用できます。これを使用すると、受信者はファイルを表示せずにダウンロードできます。