文書作成フェーズ

文書作成フェーズでは、文書作成者および承認者がドックレットで作業して、レポート・パッケージにコンテンツを追加します。文書作成者がコンテンツを提供し、承認者がコンテンツをレビューおよび編集します。

文書作成フェーズの利点には次のようなものがあります。

コンテンツ管理

コンテンツ管理では、ユーザーが中央リポジトリに対してドックレットをチェック・インおよびチェック・アウトできようにして、ある時点でドックレットを更新するユーザーが1人のみになるようにしています。また、バージョン管理も行っています。ユーザーがドックレットの更新済バージョンをチェック・インすると、前のバージョンが自動的に保存されます。前のバージョンには、簡単にアクセスして比較できます。ユーザーは作業中のバージョンを保存して、他のユーザーがアクセできる状態になればバージョンをチェック・インできます。

注:

ドックレットのバージョニングは、複数の自動チェックインの影響を最小限にするために最適化されています。変数または埋込みコンテンツの変更のためにドックレットで複数の自動チェックインが実行されるとき、システムによってドックレット・コンテンツが更新されますが、新しいバージョンは生成されません。

柔軟なワークフロー

ワークフローでは、ドックレットのコンテンツ開発のコラボレーションが可能です。文書作成者はドックレットを更新でき、承認者はコンテンツをレビューおよび編集できます。複数の承認レベルを設定して、ドックレットごとに承認レベルの数を変えることができます。たとえば、紹介文を含むドックレットに承認が必要なくても、収益情報を含むドックレットには複数レベルの承認が必要な場合があります。

ワークフローを使用すると、レビュー・プロセスの後の時点にスケジュールされているユーザーが早い時点でドックレットの制御を獲得できます。たとえば、ドックレットが文書作成者に割り当てられている場合に、承認者またはレポート・パッケージの所有者が、ドックレットの文書作成者を待たずにドックレットを処理できます。このように柔軟性があるため、ボトルネックをなくして、コンテンツ開発をスピード・アップできます。

プロセス・レポート

プロセス・レポートでは、次の2つのレベルで文書作成フェーズのステータスを表示できます。

サマリー・レベル: 文書作成フェーズ全体の完了率、すべてのドックレットのステータスのサマリー、文書作成フェーズの期日および残り時間など、文書作成フェーズ全体のステータスが表示されます。
ドックレット・レベル: 個別のドックレットごとのステータス、現在の責任およびドックレットがチェック・インまたはチェック・アウトされているかどうかが表示されます。ユーザーの割当てやユーザー別の期日を含む、ドックレットのワークフロー・レベルを概観することもできます。