管理者は、承認プロセスを設定して、データの所有権を移動したり、確認制御を実現したり、データ・プライバシを保証したりできます。サービス管理者、パワー・ユーザーおよびユーザーには、承認カードへのアクセス権が自動的に割り当てられています。
確認の目的のため、データは承認ユニットに編成されます。承認ユニットは、特定のシナリオ、年、期間およびエンティティを持つデータを組み合せたものです。例:
Actual/FY18/Jan/Massachusetts
Budget/FY19/Feb/New York
管理者は、確認プロセス用の移動パスを表示するための承認ユニット階層を定義し、所有者および確認者を割り当てます。承認プロセスが開始されると、承認ユニットは、プロセスが完了するまである確認者から別の確認者へ移動します。確認プロセスの最後に、承認ユニットは「承認済」ステータスに変更されます。承認ユニットが「承認済」になった後は、変更を加えることはできません。
承認ユニットのデータにアクセスできるかどうかは、次のアイテムの組合せに基づいて決まります。
割り当てられたセキュリティ役割
承認ユニットの現在の確認レベル
承認ユニットのアクセス権および確認者の役割
ホーム・ページの「承認」で実行できる操作は次のとおりです:
データの確認および承認
データの進行状況の追跡
データの移動パスの表示
注釈を使用した確認者によるコメントの表示
確認プロセスでの問題の識別