Visualisaties delen via geplande e-mails voor werkmappen

Gebruik e-mailschema's om gegevensvisualisaties te delen vanuit een werkmap en ontvangers op de hoogte te houden van de laatste gegevens.

Onderwerpen:

Over het maken van e-mailschema's voor werkmappen

U kunt een visualisatie van een werkmap delen door een schema te maken voor het mailen van de visualisatie als PDF- of PNG-bestand. Gebruik het e-mailschema voor de werkmap om het verzenden in te stellen voor geselecteerde ontvangers.

De e-mailinstellingen voor uw organisatie moeten zijn geconfigureerd in Oracle Analytics om een schema voor de bezorging van visualisaties te kunnen maken. Zie Een e-mailserver instellen om rapporten te bezorgen en Bezorgingslimieten e-mail.

U kunt planningen voor een werkmap maken als u de applicatierol BI-servicebeheerder hebt (of een andere rol met de rechten Werkmappen plannen), en Lees-/Schrijftoegang voor die werkmap. Als u niet zeker weet of u de vereist applicatierollen hebt, raadpleeg dan uw beheerder.
Door bezorgingsschema's voor werkmappen wordt gebruikgemaakt van de bestandsnaam en het werkmappad. Als u een werkmap verplaatst of een nieuwe naam geeft, verwijder dan het bestaande schema en maak een nieuw schema. Zie voor meer informatie: E-mailschema's voor werkmappen en taken beheren.
U kunt schema's maken voor werkmappen die in 'Gedeelde mappen' zijn opgeslagen. Werkmappen in 'Mijn mappen' zijn niet toegankelijk voor anderen.
U kunt een schema elk uur, dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks uitvoeren.
U kunt de systeemvariabelen CURRENT_TIMESTAMP en USER in het onderwerp en het bericht van de e-mail gebruiken om de huidige waarden weer te geven wanneer de e-mail wordt verzonden.
Extensies voor aangepaste invoegapplicaties, filterbalkobjecten en trendlijnen worden niet ondersteund voor e-mailschema's voor werkmappen.
In het e-mailschema van de werkmap wordt de oorspronkelijke werkmapstatus gebruikt zoals opgeslagen door de auteur van het werkmap. Als de e-mails naar gebruikers gaan, is het belangrijk op te merken dat hun filterpersonalisaties en opgeslagen statuswaarden van aangepaste werkmappen worden genegeerd.
Alleen Engels (VS) wordt voor uitvoer ondersteund.

Rapportdistributieschema's

Maak een rapportdistributieschema om visualisaties van werkmapgegevens naar ontvangers te sturen als de gegevensvisualisaties vertrouwelijke gegevens bevatten waar alleen specifieke in Oracle Analytics geconfigureerde applicatierollen en gebruikersgroepen toegang tot mogen hebben. Elke ontvanger krijgt een aangepaste gegevensvisualisatie op basis van hun specifieke gegevenstoegangsconfiguratie in plaats van de gegevenstoegangsconfiguratie van de beheerder die het schema maakt. Zie voor meer informatie: Een e-mailschema maken voor rapportdistributies van werkmappen.

Rapportdistributie is beschikbaar voor schema's gemaakt op basis van werkmappen die in 'Gedeelde mappen' zijn opgeslagen.
Rapportdistributie is standaard uitgeschakeld als u een nieuw schema maakt.
Met rapportdistributie kunt u geen visualisaties sturen naar externe ontvangers die niet in Oracle Analytics zijn geconfigureerd.
Wanneer u rapportdistributie gebruikt, kunt u tot 100 ontvangers toevoegen die als afzonderlijke gebruikers of applicatierollen in Oracle Analytics zijn geconfigureerd. Als u bijvoorbeeld een applicatierol BI-gebruiker toevoegt als ontvanger en er meer dan 100 gebruikers aan deze rol zijn toegewezen, zal het schema de visualisaties alleen naar de eerste 100 ontvangers sturen.

Schema's beheren

U kunt bestaande e-mailschema's voor werkmappen beheren, de status van schemataken controleren en schema's bekijken, bewerken en verwijderen. Zie voor meer informatie: E-mailschema's voor werkmappen en taken beheren.

Een e-mailschema voor werkmappen wordt bewerkt door de auteur van het schema en door gebruikers met dezelfde toegangs- en bewerkingsrechten voor de werkmap. De visualisatie van gegevens die met de ontvangers worden gedeeld, zijn gebaseerd op de gegevenstoegangsconfiguratie van de beheerder die wijzigingen doorvoert in het schema.
Wanneer de visualisatie van gegevens in een werkmap worden bewerkt nadat een e-mailschema voor de werkmap is gemaakt, worden de wijzigingen in de visualisatie van gegevens van de werkmap doorgevoerd in het e-mailschema op basis van de gegevenstoegangsconfiguratie van de beheerder die het schema heeft gewijzigd.
Door e-mailschema's voor de rapportdistributie van werkmappen met meer dan één ontvanger worden taken getriggerd voor elke ontvanger in het schema, ongeacht of de ontvanger een afzonderlijke gebruiker is of een bepaalde applicatierol heeft. Elke ontvanger krijgt een aangepaste visualisatie van gegevens op basis van hun specifieke gegevenstoegangsconfiguratie in Oracle Analytics.

Systeemvariabelen waarnaar wordt verwezen

Wanneer u een e-mailschema voor werkmappen maakt, kunt u systeemvariabelen gebruiken in het onderwerp en het bericht.

Gebruik de volgende systeemvariabelen:

CURRENT_TIMESTAMP: hiermee worden de datum en tijd van de e-mailbezorging weergegeven, afhankelijk van de indeling.
USER: voor niet-rapportdistributieschema's wordt de gebruikersnaam weergegeven van de gebruiker die het schema uitvoert. Voor rapportdistributieschema's wordt de gebruikersnaam van de e-mailontvanger weergegeven.

Voor de variabele USER wordt in Oracle Analytics de indeling {{USER}} ondersteund. Voor de variabele CURRENT_TIMESTAMP worden in Oracle Analytics de datum- en tijdnotaties van Oracle Java ondersteund.

Ondersteunde indeling	Uitvoer
`{{CURRENT_TIMESTAMP}}`	`2025-03-19`
`{{CURRENT_TIMESTAMP:yyyy-MM-dd HH:mm}}`	`2025-03-19 14:30`
`{{CURRENT_TIMESTAMP:EEEE, dd MMM, yyyy HH:mm:ss}}`	`Maandag 5 mei 2025 14:30:15`

Stel dat uw gebruikersnaam Tom B is en u een e-mailschema voor niet-rapportdistributie maakt:

Voer in het veld "Onderwerp" de waarde "Verkoopdashboard voor {{CURRENT_TIMESTAMP:yyyy-MM-dd HH:mm:ss}} uit {{USER}}" in.

De ontvanger ziet:

Verkoopdashboard voor 2025-03-19 13:35:09 van Tom B

Voer in het veld "Bericht" de optie "Dit is de wekelijkse update voor het verkoopdashboard op {{CURRENT_TIMESTAMP: EEEE, MMM dd, yyyy}} van {{USER}}" in.

De ontvanger ziet:

Dit is de wekelijkse update voor het Verkoopdashboard op woensdag 19 maart 2025 van Tom B.

Een e-mailplanning maken voor werkmappen

U kunt een schema opstellen voor het delen van gegevensvisualisaties van geselecteerd canvassen in de werkmap met uw beoogde ontvangers. U kunt visualisaties van gegevens versturen als pdf-bestanden, xlsx-bestanden of afbeeldingsbestanden in de png-indeling in de bijlage van geplande e-mails.

U kunt planningen voor een werkmap maken als u de applicatierol 'BI-servicebeheerder' hebt of een andere rol met de rechten 'Werkmappen plannen', en met lees-/schrijftoegang voor die werkmap. Als u niet zeker weet of u de vereist applicatierollen hebt, raadpleeg dan uw beheerder.

Opmerking: wanneer u deelt in een Excel-indeling, kunt u één visualisatie opnemen uit elk canvas dat visualisaties van tabellen of draaitabellen bevat. Als u deelt in een pdf- of afbeeldingsindeling, kunt u maximaal vijf canvassen toevoegen.

Ga op de beginpagina met uw muis op een werkmap staan, klik op Acties en selecteer Schema.
Klik in het tabblad 'Schema' op Nieuw.
Gebruik op het tabblad 'Indeling' het veld Naam om de standaardnaam van de planning te wijzigen.
Gebruik het veld Indeling om een indeling te selecteren waarin de inhoud moet worden gedeeld:
- Acrobat (pdf): gebruik bij Acrobat-bestanden (pdf) het veld Canvas om maximaal vijf canvassen te selecteren die u wilt delen. Gebruik het veld Grootte om de standaardpaginagrootte te wijzigen.
- Afbeelding (png): gebruik bij afbeeldingsbestanden (png) het veld Canvas om maximaal vijf canvassen te selecteren die u wilt delen.
- Excel (xlsx): gebruik bij Excel-bestanden (xlsx) het veld Canvas om een canvas met visualisaties van tabellen of draaitabellen te selecteren. Gebruik het veld Visueel om de visualisatie te selecteren die u wilt delen.
Selecteer in het tabblad Schema een begindatum en -tijd.
Optioneel: Selecteer Herhalen om een herhalend schema te maken.
Voer in het tabblad 'E-mail' de ontvangers in.
U kunt Oracle Analytics gebruikers, applicatierollen en e-mailadressen van externe ontvangers toevoegen. Scheid meerdere e-mailadressen door een komma. Bijvoorbeeld: elske.dewit@abc.com, stefan.debruijn@abc.com. Alle ontvangers krijgen de visualisaties op basis van de gegevenstoegangsconfiguratie van de beheerder die het schema maakt.
Optioneel: Schakel Rapportdistributie in als uw visualisaties van gegevens zijn geconfigureerd voor rapportdistributie en de visualisaties vertrouwelijke gegevens bevatten waar alleen specifieke applicatierollen en gebruikersgroepen toegang tot mogen hebben.
Voer een onderwerp en bericht in. Klik in het e-mailbericht op Koppeling en selecteer:
- Een URL-koppeling aan de werkmap toevoegen
- Een URL-koppeling toevoegen om uitvoer te downloaden
Opmerking:

Als uw organisatie een vanity-URL instelt voor Oracle Analytics Cloud, kan uw beheerder via een systeeminstelling ervoor kiezen om de vanity-URL te gebruiken in de koppelingen naar uw visualisaties (in plaats van de standaard URL). Zie voor meer informatie: Systeeminstellingen: vanity-URL gebruiken om inhoud in e-mail te delen.

U kunt ook een png-afbeelding van uw gegevensvisualisaties toevoegen aan de hoofdtekst van het e-mailbericht door te klikken op Uitvoerafbeelding.

Voor een optimale weergave kunt u de grootte van de toegevoegde afbeelding aanpassen door de cursor boven de afbeelding te houden, vervolgens op de rechterhoek te klikken en deze te slepen om de afbeelding te vergroten of verkleinen.
Optioneel: Gebruik systeemvariabelen om de huidige datum, tijd en afzender in het onderwerp of bericht weer te geven. Beweeg met de muis over het label Onderwerp of Bericht om een voorbeeld van de tekst te bekijken zoals deze in de e-mail wordt weergegeven.
Klik op Opslaan.

Een e-mailschema maken voor rapportdistributies van werkmappen

Maak een e-mailschema voor rapportdistributies om visualisaties van werkmapgegevens naar ontvangers te sturen als de gegevensvisualisaties vertrouwelijke gegevens bevatten waar alleen specifieke in Oracle Analytics geconfigureerde applicatierollen en gebruikersgroepen toegang tot mogen hebben. Elke ontvanger krijgt een aangepaste gegevensvisualisatie op basis van hun specifieke gegevenstoegangsconfiguratie in plaats van de gegevenstoegangsconfiguratie van de beheerder die het schema maakt.

U kunt planningen met splitsing voor een werkmap maken als u de applicatierol 'BI-servicebeheerder' hebt (of een andere rol met de rechten 'Werkmappen plannen met splitsing'), en lees-/schrijftoegang voor die werkmap. Als u niet zeker weet of u de vereist applicatierollen hebt, raadpleeg dan uw beheerder.

Ga op de beginpagina met uw muis op een werkmap staan met het canvas en de visualisaties die u wilt delen, klik op Acties en selecteer vervolgens Schema.
Maak een schema of bewerk een bestaand schema.
Schakel in het tabblad 'E-mail' de functie Rapportdistributie in en voer de ontvangers in.
Optioneel: Voer een onderwerp en bericht in.
Klik op Opslaan.

E-mailschema's voor werkmappen en taken beheren

U kunt de status van schemataken controleren en schema's van werkmap-e-mails bekijken, bewerken of verwijderen.

U kunt planningen voor een werkmap beheren als u de applicatierol 'BI-servicebeheerder' hebt (of een andere rol met het toegangsrecht 'Werkmappen plannen'), plus het toegangsrecht 'Lezen/Schrijven' voor die werkmap. Als u niet zeker weet of u de vereist applicatierollen hebt, raadpleeg dan uw beheerder.

Ga op de beginpagina met uw muis op een werkmap staan met het canvas en de visualisaties die u wilt delen, klik op Acties en selecteer Schema.
Klik op de naam om een schema te bewerken.
Optioneel: Klik op Acties en selecteer Uitvoeren om een schema direct uit te voeren.
Als u een schema wilt verwijderen, klikt u op Acties en klikt u daarna op Verwijderen.
Optioneel: Klik op het tabblad Geschiedenis om de status van eerdere schemataken te controleren.
Klik op Opslaan.
Optioneel: U kunt de voortgang van uw schemataken volgen door op de beginpagina te klikken op Navigator en vervolgens op Taken en Filters en daarna Werkmap te selecteren. Selecteer een schemataak en klik op Inspecteren.